Искане за информация (RFI)

Искане за информация (RFI) е официален документ, който възложителят използва за събиране на информация от пазара преди стартиране на процедура за възлагане. За разлика от Искане за предложение (RFP) или Искане за оферта (RFQ), RFI не води пряко до възлагане на договор. Вместо това той помага на възложителя да разбере какво е налично на пазара, какво могат да доставят доставчиците и при какви ориентировъчни разходи. Събраната информация се използва за проектиране на по-ефективен търг.

Защо възложителите издават RFI

Публични и частни възложители издават RFI, когато все още определят своите изисквания. Те могат да изследват нови технологии, нови сектори или непознати доставчици. Чрез покана за принос от пазара в ранна фаза възложителят може да избегне формулиране на спецификации, които никой доставчик не може да изпълни, или такива, които всички доставчици биха изпълнили тривиално без реална конкуренция. Следователно RFI е инструмент за проектиране на по-добра процедура за възлагане.

В публичния сектор RFI са част и от по-широката концепция за предварителна пазарна консултация. Съвременните закони за възлагане на обществени поръчки в Европейския съюз и Обединеното кралство изрично позволяват и насърчават възложителите да се консултират с пазара преди публикуване на търг, при условие че консултацията не изкривява конкуренцията. Доставчиците, които се ангажират активно в пазарните консултации, могат да формират бъдещия търг така, че да отразява техните силни страни, което е една от дейностите с най-голям ефект в комерсиалната стратегия за подаване на оферти.

Какво обикновено се иска в едно RFI

Стандартно RFI поиска от доставчиците да опишат своята компания, съответните си възможности, подобни договори, които са изпълнили, и техническите подходи, които биха разгледали за заявената от възложителя нужда. Някои RFI също искат ориентировъчни ценови диапазони, макар че точните цени обикновено се изискват само на етапа на формалния търг. От доставчиците може да се поиска да идентифицират общи предположения, рискове и ограничения, които следва да бъдат отразени в окончателните документи на търга.

Много RFI съдържат и отворени въпроси за самия пазар. Възложителят може да попита какви тенденции оформят сектора, какви иновации се появяват, какви регулаторни промени се очакват и как сравними възложители в други пазари адресират подобни нужди. Тези въпроси позволяват на възложителя да се възползва от колективния интелект на общността на доставчиците без да се обвързва с конкретен подход.

Как да отговорите ефективно на едно RFI

Добър отговор на RFI е информативен, кратък и полезен за планирането на възложителя. Това не е търговска презентация. Възложителят се опитва да научи, а не да бъде убеден. Доставчици, които третират RFI като търговическа възможност, често пишат общ маркетингов материал, който всъщност не отговаря на зададените въпроси. Това е контрапродуктивно, тъй като възложителят го запомня при последващия търг.

Най-успешните отговори на RFI предоставят конкретна, фактическа информация за възможностите на доставчика, споделят реални пазарни прозрения, които възложителят може да не притежава, и предлагат идеи за дизайна на окончателния търг. Доставчиците, които помагат за оформянето на мисленето на възложителя, се запомнят благоприятно, по-вероятно са да бъдат поканени да участват в търга и често започват с конкурентно предимство при стартиране на формалната процедура.

Поверителността е релевантен въпрос. Някои доставчици се притесняват да споделят конкурентна информация с възложител, който впоследствие ще публикува търг, видим и за конкурентите. На практика повечето възложители защитават поверителната информация на доставчиците по подходящ начин и стойността от това доставчикът да бъде възприет като сериозен и знаещ партньор често надвишава риска от споделяне на обща информация в окончателните документи на търга.

RFI спрямо RFP и RFQ

Трите съкращения често се бъркат. Най-простото разграничение е целта на всеки документ. RFI събира информация от пазара без да води до възлагане. RFP (Искане за предложение) приканва към детайлни предложения, когато възложителят е готов да възложи договор, но е отворен към различни подходи. RFQ (Искане за оферта) изисква цени за ясно специфицирана нужда, при която единствената значима променлива е цената.

В типично пътуване на възлагането за сложен договор възложителят може първо да издаде RFI, за да разбере пазара, след това Предварително информационно известие (Prior Information Notice) за уведомяване на пазара за предстоящ търг, след това формалното RFP и накрая обявлението за договор и подписването на договора. По-малки и по-прости възлагания често пропускат етапа RFI и преминават директно към търга.

Свързани термини

• RFP: формален документ за следващия етап от процедурата за възлагане.
• RFQ: по-проста алтернатива, фокусирана върху цената.
• Prior Information Notice: ранно предупреждение в процедурите за обществени поръчки в ЕС.
• Market Consultation: по-широката практика на предварително ангажиране с пазара.
• Tender: формалната процедура за възлагане, която следва едно RFI.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.