RFI (Žiadosť o informácie)

Žiadosť o informácie (RFI – z angličtiny Request for Information) je formálny dokument, ktorý zadávateľ používa na zhromažďovanie informácií z trhu pred spustením obstarávania. Na rozdiel od Žiadosti o predloženie návrhu (RFP, z angličtiny Request for Proposal) alebo Žiadosti o cenovú ponuku (RFQ, z angličtiny Request for Quotation) RFI priamo nevedie k uzatvoreniu zmluvy. Namiesto toho pomáha zadávateľovi pochopiť, čo je na trhu dostupné, čo môžu dodávatelia dodať a za akú orientačnú cenu. Zhromaždené informácie sa následne použijú na navrhnutie efektívnejšieho tendrového procesu.

Prečo zadávatelia vydávajú RFI

Verejní i súkromní zadávatelia vydávajú RFI, keď si stále definujú svoje požiadavky. Môžu skúmať nové technológie, nové odvetvia alebo neznámych dodávateľov. Pozvaním trhu na skorú spätnú väzbu môže zadávateľ zabrániť zostaveniu špecifikácií, ktoré žiadny dodávateľ nedokáže splniť, alebo ktoré všetci dodávatelia ľahko splnia bez skutočnej súťaže. RFI je teda nástrojom na navrhnutie lepšieho obstarávania.

V verejnom sektore sú RFI súčasťou širšieho konceptu predbežných trhových konzultácií. Moderné právo v oblasti obstarávania v Európskej únii a Spojenom kráľovstve výslovne umožňuje a podnecuje zadávateľov, aby sa pred zverejnením tendra zapájali s trhom, pokiaľ táto konzultácia nedistortuje súťaž. Dodávatelia, ktorí sa aktívne zapájajú do trhových konzultácií, môžu formovať budúci tender tak, aby zohľadňoval ich silné stránky, čo je jedna z najefektívnejších aktivít v komerčnej stratégii súťaženia o zákazku.

Čo RFI zvyčajne požaduje

Štandardné RFI žiada dodávateľov, aby opísali svoju spoločnosť, svoje relevantné schopnosti, podobné zmluvy, ktoré realizovali, a technické prístupy, ktoré by zvážili pre udanú potrebu zadávateľa. Niektoré RFI tiež požadujú orientačné cenové rozpätia, hoci presné ceny sa zvyčajne žiadajú až v štádiu formálneho tendra. Dodávatelia môžu byť požiadaní identifikovať bežné predpoklady, riziká a obmedzenia, ktoré by sa mali odraziť v konečných tendrových dokumentoch.

Mnohé RFI obsahujú otvorené otázky o samotnom trhu. Zadávateľ sa môže pýtať, aké trendy formujú odvetvie, aké inovácie sa objavujú, aké regulačné zmeny sa očakávajú a ako podobní zadávatelia v iných trhoch riešia porovnateľné potreby. Tieto otázky umožňujú zadávateľovi profitovať z kolektívnej inteligencie dodávateľskej komunity bez záväzku k určitému prístupu.

Ako efektívne odpovedať na RFI

Dobrú odpoveď na RFI charakterizuje informatívnosť, stručnosť a užitočnosť pre plánovanie zadávateľa. Nie je to predajný prejav. Zadávateľ sa snaží získať informácie, nie byť presvedčený. Dodávatelia, ktorí považujú RFI za predajnú príležitosť, často píšu všeobecný marketingový obsah, ktorý v skutočnosti neodpovedá na otázky zadávateľa. To je kontraproduktívne, pretože si to zadávateľ zapamätá pri následnom tendri.

Najúspešnejšie odpovede na RFI poskytujú konkrétne, faktické informácie o schopnostiach dodávateľa, zdieľajú skutočný trhový prehľad, ktorý by zadávateľ inak nemusel mať, a navrhujú nápady pre konečný dizajn tendra. Dodávatelia, ktorí pomáhajú formovať myslenie zadávateľa, sú zapamätaní priaznivo, majú vyššiu pravdepodobnosť pozvania na účasť v tendri a často začínajú s konkurenčnou výhodou, keď začne formálne obstarávanie.

Dôvernosť je relevantnou otázkou. Niektorí dodávatelia sa obávajú zdieľania konkurenčných informácií so zadávateľom, ktorý následne zverejní tender, ktorému budú mať prístup aj konkurenti. V praxi väčšina zadávateľov primerane chráni dôverné informácie dodávateľov a hodnota vnímania dodávateľa ako seriózneho a znalého partnera prevyšuje riziko, že generické informácie budú zdieľané v konečných tendrových dokumentoch.

RFI verzus RFP verzus RFQ

Tieto tri skratky sa často zamieňajú. Najjednoduchšie rozlíšenie vyplýva z účelu každého dokumentu. RFI zhromažďuje informácie z trhu bez toho, aby viedla k udeleniu zákazky. RFP (Request for Proposal) vyzýva na podanie podrobných návrhov, keď je zadávateľ pripravený udeliť zákazku, ale je otvorený rôznym prístupom. RFQ (Request for Quotation) žiada ceny pre jasne špecifikovanú potrebu, kde jedinou významnou premennou je cena.

V typickej ceste obstarávania pri zložitej zákazke môže zadávateľ najprv vydávať RFI, aby porozumel trhu, potom Oznámenie o predbežných informáciách (Prior Information Notice) na upozornenie trhu na nadchádzajúci tender, následne formálne RFP a nakoniec oznámenie o zákazke a podpis zmluvy. Menšie a jednoduchšie obstarávania často fázu RFI vynechajú a postúpia priamo k tendru.

Related terms

• RFP: nasledujúci formálny dokument obstarávania.
• RFQ: jednoduchšia alternatíva zameraná na cenu.
• Prior Information Notice: predbežné oznámenie v rámci obstarávania EÚ.
• Market Consultation: širšia prax predtendrového zapojenia trhu.
• Tender: formálny proces obstarávania, ktorý nasleduje po RFI.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.