Žádost o informace (RFI)

Žádost o informace (RFI) je formální dokument, který zadavatel používá ke sběru informací z trhu před zahájením zadávacího řízení. Na rozdíl od Žádosti o návrh (Request for Proposal, RFP) nebo Žádosti o cenovou nabídku (Request for Quotation, RFQ) RFI přímo nevede k uzavření smlouvy. Místo toho pomáhá zadavateli porozumět tomu, co je na trhu k dispozici, co mohou dodavatelé dodat a za jakou orientační cenu. Shromážděné informace se pak používají k navržení efektivnějšího průběhu výběrového řízení.

Proč zadavatelé vydávají žádosti o informace

Veřejní i soukromí zadavatelé vydávají RFI, když si stále definují své požadavky. Mohou zkoumat nové technologie, nové sektory nebo neznámé dodavatele. Tím, že včas vyzvou trh k podnětům, se zadavatel může vyhnout sestavení specifikací, které žádný dodavatel nemůže splnit, nebo které všichni dodavatelé splní triviálně bez soutěže. RFI je proto nástroj pro navržení lepšího zadávání.

Ve veřejném sektoru jsou RFI také součástí širšího konceptu předběžných tržních konzultací. Současné právo v oblasti veřejných zakázek v Evropské unii a ve Spojeném království výslovně umožňuje a podporuje, aby se zadavatelé před zveřejněním výběrového řízení zapojovali do trhu, pokud konzultace nezpůsobí narušení soutěže. Dodavatelé, kteří se aktivně účastní tržních konzultací, mohou formovat budoucí výběrové řízení tak, aby odráželo jejich silné stránky, což je jedna z nejefektivnějších činností v komerční strategii při podávání nabídek.

Co RFI obvykle žádá

Standardní RFI žádá dodavatele, aby popsali svou společnost, své relevantní schopnosti, obdobné smlouvy, které realizovali, a technické přístupy, které by zvážili pro uvedenou potřebu zadavatele. Některé RFI také požadují orientační rozpětí cen, přestože přesné ceny se obvykle žádají až ve formální fázi výběrového řízení. Dodavatelé mohou být požádáni, aby identifikovali běžné předpoklady, rizika a omezení, která by měla být zohledněna v konečných zadávacích dokumentech.

Mnoho žádostí o informace zahrnuje otevřené otázky týkající se samotného trhu. Zadavatel se může ptát, jaké trendy formují sektor, jaké inovace se objevují, jaké regulatorní změny jsou očekávány a jak srovnatelní zadavatelé v jiných trzích řeší podobné potřeby. Tyto otázky umožňují zadavateli těžit ze sdílené inteligence dodavatelské komunity, aniž by se zavazoval k určitému přístupu.

Jak na RFI efektivně odpovědět

Dobrá odpověď na RFI je informativní, stručná a nápomocná plánování zadavatele. Není to prodejní prezentace. Zadavatel se snaží učit, ne být přesvědčován. Dodavatelé, kteří s RFI zacházejí jako s prodejní příležitostí, často píší obecným marketingovým jazykem, který ve skutečnosti na otázky zadavatele neodpovídá. To je kontraproduktivní, protože si to zadavatel zapamatuje při následném výběrovém řízení.

Nejúspěšnější odpovědi na RFI poskytují konkrétní, faktické informace o schopnostech dodavatele, sdílejí skutečný tržní vhled, který by zadavatel jinak nemusel mít, a navrhují nápady pro konečný návrh zadávacího řízení. Dodavatelé, kteří pomáhají formovat myšlení zadavatele, jsou zapamatováni příznivě, mají větší pravděpodobnost pozvání k účasti ve výběrovém řízení a často začínají s konkurenční výhodou, když formální zadávací proces začne.

Důvěrnost je relevantní otázka. Někteří dodavatelé se obávají sdílení konkurenčních informací se zadavatelem, který pak zveřejní výběrové řízení, které budou moci vidět i konkurenti. V praxi většina zadavatelů vhodně chrání důvěrné informace dodavatelů a hodnotu toho, být považován za vážného a znalého dodavatele, převáží riziko, že obecné informace budou ve výsledných zadávacích dokumentech sdíleny.

RFI versus RFP versus RFQ

Tři zkratky se často pletou. Nejjednodušší rozlišení je podle účelu každého dokumentu. RFI sbírá informace z trhu, aniž by vedla k udělení zakázky. RFP (Žádost o návrh) vyzývá k podání podrobných návrhů, když je zadavatel připraven udělit zakázku, ale je otevřen různým přístupům. RFQ (Žádost o cenovou nabídku) požaduje ceny pro jasně specifikovanou potřebu, kde je jedinou smysluplnou proměnnou cena.

V typické zadávací cestě pro složitou zakázku může zadavatel nejprve vydat RFI, aby porozuměl trhu, pak Předběžné oznámení (Prior Information Notice) k upozornění trhu na nadcházející výběrové řízení, poté formální RFP a nakonec oznámení o zakázce a podpis smlouvy. Menší a jednodušší zadávky často fázi RFI přeskočí a přejdou přímo k výběrovému řízení.

Související pojmy

• RFP: formální zadávací dokument následující fáze.
• RFQ: jednodušší alternativa zaměřená na cenu.
• Prior Information Notice: včasné upozornění v zadávání v EU.
• Market Consultation: širší praxe předběžného zapojení trhu.
• Tender: formální zadávací proces, který následuje po RFI.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.