Tietopyyntö (RFI)

Tietopyyntö (RFI) on hankkijan käyttämä virallinen asiakirja markkinatiedon keräämiseksi ennen hankinnan käynnistämistä. Toisin kuin tarjouspyyntö (Request for Proposal, RFP) tai hintapyyntö (Request for Quotation, RFQ), RFI ei johda suoraan sopimuksen myöntämiseen. Sen sijaan se auttaa hankkijaa ymmärtämään, mitä markkinoilla on tarjolla, mitä toimittajat voivat toimittaa ja millä suuntaa-antavalla kustannuksella. Kerättyä tietoa käytetään tehokkaamman hankintamenettelyn suunnitteluun.

Miksi hankkijat julkaisevat RFI-asiakirjoja

Julkiset ja yksityiset hankkijat julkaisevat RFI-asiakirjoja, kun he ovat vielä määrittelemässä vaatimuksiaan. He saattavat kartoittaa uusia teknologioita, uusia toimialoja tai tuntemattomia toimittajia. Kutsumalla markkinan osapuolia antamaan näkemyksiään varhaisessa vaiheessa hankkija voi välttää tarjouspyyntöjen laatimisen siten, että mikään toimittaja ei pysty niitä täyttämään tai että kaikki toimittajat täyttävät ne triviaalisti ilman todellista kilpailua. RFI on siten väline paremman hankinnan suunnitteluun.

Julkisella sektorilla RFI:t ovat myös osa laajempaa ennakkokuulemiskäytäntöä (market consultation). Euroopan unionin ja Yhdistyneen kuningaskunnan nykyaikainen hankintalainsäädäntö sallii ja kannustaa hankkijoita olemaan vuorovaikutuksessa markkinoiden kanssa ennen tarjouskilpailun julkistamista, edellyttäen että kuuleminen ei vääristä kilpailua. Toimittajat, jotka osallistuvat aktiivisesti markkinakuulemisiin, voivat vaikuttaa tulevan tarjouskilpailun muotoon siten, että se heijastaa heidän vahvuuksiaan, mikä on yksi vaikuttavimmista toimista kaupallisessa tarjousstrategiassa.

Mitä RFI tyypillisesti kysyy

Tyypillinen RFI pyytää toimittajia kuvaamaan yrityksensä, relevantit kyvykkyytensä, vastaavat toimitetut sopimukset ja tekniset lähestymistavat, joita he harkitsisivat hankkijan ilmoittamaan tarpeeseen. Joissain RFI:issä pyydetään myös suuntaa-antavia hintaluokkia, vaikka tarkat hinnat pyydetään yleensä vasta virallisessa tarjousvaiheessa. Toimittajia saatetaan pyytää tunnistamaan yleisiä oletuksia, riskejä ja rajoitteita, jotka tulisi heijastaa lopullisissa tarjousasiakirjoissa.

Monissa RFI:issä on myös avoimia kysymyksiä markkinatilanteesta. Hankkija saattaa tiedustella, mitkä trendit muovaavat alaa, mitä innovaatioita on nousemassa, mitä sääntelymuutoksia odotetaan ja miten vertailevat hankkijat muilla markkinoilla ratkaisevat vastaavia tarpeita. Nämä kysymykset antavat hankkijalle mahdollisuuden hyödyntää toimittajayhteisön kollektiivista asiantuntemusta sitoutumatta mihinkään yksittäiseen lähestymistapaan.

Kuinka vastata RFI:hin tehokkaasti

Hyvä RFI-vastaus on informatiivinen, ytimekäs ja hyödyllinen hankkijan suunnittelulle. Sen ei tule olla myyntipuhe. Hankkija pyrkii oppimaan, ei tulemaan suostutelluksi. Toimittajat, jotka käsittelevät RFI:tä myyntimahdollisuutena, kirjoittavat usein geneeristä markkinointisisältöä, joka ei oikeasti vastaa hankkijan esittämiin kysymyksiin. Tämä on kontraproduktiivista, koska hankkija muistaa tämän myöhemmin varsinaisessa tarjouskilpailussa.

Menestyneimmät RFI-vastaukset antavat konkreettista, tosiasioihin perustuvaa tietoa toimittajan kyvykkyyksistä, jakavat aidon markkinanäkemyksen, jota hankkijalla ei ehkä muuten ole, ja ehdottavat ideoita lopullisen tarjouskilpailun suunnitteluun. Toimittajat, jotka auttavat muovaamaan hankkijan ajattelua, jäävät myönteisesti mieleen, todennäköisemmin kutsutaan osallistumaan tarjouskilpailuun ja aloittavat usein kilpailuedulla, kun virallinen hankinta käynnistyy.

Luottamuksellisuus on relevantti huolenaihe. Jotkut toimittajat pelkäävät jakaa kilpailullista tietoa hankkijan kanssa, joka sitten julkaisee tarjouspyynnön, jonka kilpailijatkin näkevät. Käytännössä useimmat hankkijat suojaavat luottamukselliset toimittajatiedot asianmukaisesti, ja siitä saatava arvo siitä, että toimittaja nähdään vakavana ja asiantuntevana, ylittää usein riskin geneerisen tiedon jakamisesta lopullisissa tarjousasiakirjoissa.

RFI verrattuna RFP:hen ja RFQ:hun

Nämä kolme lyhennettä sekoitetaan usein. Yksinkertaisin ero on kunkin asiakirjan tarkoitus. RFI kerää tietoa markkinasta ilman, että se johtaa hankintapäätökseen. RFP kutsuu yksityiskohtaisia tarjouksia silloin, kun hankkija on valmis myöntämään sopimuksen mutta on avoin erilaisille lähestymistavoille. RFQ pyytää hintoja selkeästi määriteltyyn tarpeeseen, jossa ainoa merkityksellinen muuttuja on kustannus.

Tyypillisessä hankintaprosessissa monimutkaisen sopimuksen osalta hankkija saattaa ensin julkaista RFI:n markkinan ymmärtämiseksi, sitten ennakkotietoilmoituksen (Prior Information Notice) markkinan varoittamiseksi tulevasta tarjouskilpailusta, sitten virallisen RFP:n ja lopuksi sopilmoituksen ja sopimuksen allekirjoituksen. Pienemmissä ja yksinkertaisemmissa hankinnoissa RFI-vaihe usein jätetään väliin ja siirrytään suoraan tarjouskilpailuun.

Liittyvät termit

RFP: seuraavan vaiheen virallinen hankintadokumentti.
RFQ: yksinkertaisempi, hintakeskeinen vaihtoehto.
Prior Information Notice: varoitusluonteinen ennakkoilmoitus EU:n hankinnoissa.
Market Consultation: laajempi käytäntö markkinoiden ennakkokuulemiselle ennen tarjouskilpailua.
Tender: varsinainen hankintamenettely, joka seuraa RFI:tä.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.