Kërkesë për Informacion (RFI)

Një Kërkesë për Informacion (RFI) është një dokument zyrtar që blerësi përdor për të mbledhur informacione nga tregu para se të nisë një prokurim. Ndryshe nga Kërkesa për Propozime (RFP) ose Kërkesa për Ofertë (RFQ), një RFI nuk çon drejtpërdrejt në dhënien e një kontrate. Në vend të kësaj, ajo ndihmon blerësin të kuptojë se çfarë është në dispozicion në treg, çfarë mund të ofrojnë furnitorët, dhe me çfarë kostoje indikative. Informacioni i mbledhur përdoret më pas për të hartuar një proces tenderimi më efektiv.

Pse blerësit lëshojnë RFI

Blerësit publikë dhe privatë lëshojnë RFI kur ende po përcaktojnë kërkesat e tyre. Ata mund të jenë duke eksploruar teknologji të reja, sektorë të rinj, ose furnitorë të panjohur. Duke ftuar inputin e tregut herët, blerësi mund të shmangë hartimin e specifikimeve që asnjë furnitor nuk mund t’i përmbushë, ose që të gjithë furnitorët mund t’i përmbushin lehtësisht pa konkurrencë. Një RFI është për pasojë një mjet për të hartuar një prokurim më të mirë.

Në sektorin publik, RFI-të janë gjithashtu pjesë e konceptit më të gjerë të konsultimit paraprak të tregut. Ligjet moderne të prokurimit në Bashkimin Evropian dhe Mbretërinë e Bashkuar lejojnë dhe inkurajojnë në mënyrë eksplicite blerësit të angazhohen me tregun para publikimit të një tenderi, me kusht që konsultimi të mos deformojë konkurrencën. Furnitorët që angazhohen në mënyrë aktive në konsultime të tregut mund të ndikojnë në formën e tenderit të ardhshëm për ta bërë atë më të përshtatshëm ndaj përparësive të tyre, që është një nga aktivitetet më me ndikim në strategjinë komerciale të ofertimit.

Çfarë zakonisht kërkon një RFI

Një RFI standarde i kërkon furnitorëve të përshkruajnë kompaninë e tyre, aftësitë relevante, kontratat e ngjashme që kanë dorëzuar, dhe qasjet teknike që do të konsideronin për nevojën e deklaruar të blerësit. Disa RFI gjithashtu kërkojnë rangje indikative çmimesh, megjithëse çmimet e sakta zakonisht kërkohen vetëm në fazën formale të tenderit. Furnitorët mund të kërkohen të identifikojnë supozimet e përbashkëta, rreziqet dhe kufizimet që duhet të reflektohen në dokumentet përfundimtare të tenderit.

Shumë RFI përfshijnë pyetje të hapura mbi vetë tregun. Blerësi mund të pyesë se cilat janë tendencat që po formësojnë sektorin, cilat inovacione po shfaqen, cilat ndryshime rregullatore priten, dhe si po i adresojnë blerësit e ngjashëm në tregje të tjera nevojat e ngjashme. Këto pyetje lejojnë blerësin të përfitojë nga inteligjenca kolektive e komunitetit të furnitorëve pa u angazhuar ndaj ndonjë qasjeje të veçantë.

Si të përgjigjeni në mënyrë efektive ndaj një RFI

Një përgjigje e mirë për RFI është informative, koncize dhe e dobishme për planifikimin e blerësit. Ajo nuk është një material shitjeje. Blerësi po përpiqet të mësojë, jo të bindet. Furnitorët që e trajtojnë RFI si një mundësi shitjeje shpesh shkruajnë përmbajtje të përgjithshme marketingu që në realitet nuk i përgjigjet pyetjeve të blerësit. Kjo është kundërproduktive sepse blerësi e mban mend gjatë fazës së mëvonshme të tenderit.

Përgjigjet më të suksesshme ndaj RFI ofrojnë informacione specifike dhe faktike mbi kapacitetet e furnitorit, ndajnë njohuri reale të tregut që blerësi ndoshta nuk i ka, dhe propozojnë ide për hartimin përfundimtar të tenderit. Furnitorët që ndihmojnë në formësimin e mendimit të blerësit mbahen mend në mënyrë pozitive, kanë më shumë mundësi të ftohen për të marrë pjesë në tender, dhe shpesh fillojnë me një avantazh konkurrues kur fillon prokurimi formal.

Konfidencialiteti është një shqetësim relevant. Disa furnitorë shqetësohen për ndarjen e informacionit konkurrues me një blerës i cili më pas do të publikojë një tender që konkurruesit të tjerë gjithashtu mund ta shohin. Në praktikë, shumica e blerësve mbrojnë në mënyrë adekuate informacionin konfidencial të furnitorëve, dhe vlera e tregimit si furnitor serioz dhe i ditur e tejkalon rrezikun e ndarjes së informacionit të përgjithshëm në dokumentet përfundimtare të tenderit.

RFI kundrejt RFP dhe RFQ

Të trija shkurtimet shpesh ngatërrohen. Nd distinguishing më i thjeshtë është qëllimi i secilit dokument. Një RFI mbledh informacion nga tregu pa çuar në dhënie. Një Kërkesë për Propozime (RFP) fton propozime të detajuara kur blerësi është gati për të dhënë një kontratë por është i hapur ndaj qasjeve të ndryshme. Një Kërkesë për Ofertë (RFQ) kërkon çmime për një nevojë të saktësisht të përcaktuar ku variabli i vetëm me rëndësi është kostoja.

Në një udhëtim tipik të prokurimit për një kontratë komplekse, blerësi mund të lëshojë fillimisht një RFI për të kuptuar tregun, pastaj një Njoftim Paraprak për Informacion për të paralajmëruar tregun për një tender të ardhshëm, më pas RFP-në formale, dhe përfundimisht njoftimin e kontratës dhe nënshkrimin e kontratës. Prokurimet më të vogla dhe më të thjeshta shpesh kalojnë fazën e RFI dhe vijojnë direkt te tenderi.

Termat e lidhur

• RFP: dokumenti formal i prokurimit në fazën pasuese.
• RFQ: një alternativë më e thjeshtë e fokusuar te çmimi.
• Njoftim Paraprak për Informacion: një njoftim paralajmërues në prokurimet e BE-së.
• Konsultim i Tregut: praktika më e gjerë e angazhimit para-tenderit.
• Tender: procesi formal i prokurimit që pason një RFI.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.