Zahtjev za informacije (RFI)

Zahtjev za informacije (RFI) je službeni dokument koji naručitelj koristi za prikupljanje informacija s tržišta prije pokretanja postupka nabave. Za razliku od Zahtjeva za prijedloge (RFP) ili Zahtjeva za ponude (RFQ), RFI ne vodi izravno dodjeli ugovora. Umjesto toga, pomaže naručitelju razumjeti što je dostupno na tržištu, što dobavljači mogu isporučiti i po kojoj indikativnoj cijeni. Prikupljene informacije koriste se za oblikovanje učinkovitijeg postupka natječaja.

Zahtjev za informacije (RFI) je službeni dokument koji naručitelj koristi za prikupljanje informacija s tržišta prije pokretanja postupka nabave. Za razliku od Zahtjeva za prijedloge (RFP) ili Zahtjeva za ponude (RFQ), RFI ne vodi izravno dodjeli ugovora. Umjesto toga, pomaže naručitelju razumjeti što je dostupno na tržištu, što dobavljači mogu isporučiti i po kojoj indikativnoj cijeni. Prikupljene informacije koriste se za oblikovanje učinkovitijeg postupka natječaja.

Zašto naručitelji izdaju RFI-e

Javni i privatni naručitelji izdaju RFI-e kada još definiraju svoje zahtjeve. Mogu istraživati nove tehnologije, nove sektore ili im je nepoznat dobavljački krajolik. Pozivanjem tržišta na pružanje informacija u ranoj fazi, naručitelj može izbjeći sastavljanje specifikacija koje nijedan dobavljač ne može ispuniti ili koje svi dobavljači mogu ispuniti trivijalno bez stvarne konkurencije. RFI je stoga alat za oblikovanje boljeg postupka nabave.

U javnom sektoru RFI-i su također dio šireg koncepta preliminarne konzultacije s tržištem. Moderno pravo nabave u Europskoj uniji i Ujedinjenom Kraljevstvu izričito dopušta i potiče naručitelje da se prije objave natječaja konzultiraju s tržištem, pod uvjetom da konzultacija ne narušava konkurenciju. Dobavljači koji se aktivno uključuju u tržišne konzultacije mogu oblikovati budući natječaj tako da odražava njihove snage, što je jedna od aktivnosti s najvećim učinkom u komercijalnoj strategiji ponuda.

Što RFI obično traži

Standardni RFI traži od dobavljača da opišu svoje društvo, svoje relevantne sposobnosti, slične ugovore koje su izvršili i tehnička rješenja koja bi razmotrili za iskazanu potrebu naručitelja. Neki RFI-i također traže indikativne cjenovne rasponе, iako se točne cijene obično traže tek na formalnoj fazi natječaja. Od dobavljača se može tražiti da identificiraju uobičajene pretpostavke, rizike i ograničenja koja bi trebala biti odražena u konačnim natječajnim dokumentima.

Mnogi RFI-i uključuju otvorena pitanja o samom tržištu. Naručitelj može pitati koje trendove oblikuju sektor, koja se inovacija pojavljuje, koja su očekivana regulatorna mijenjana i kako usporedivi naručitelji na drugim tržištima rješavaju slične potrebe. Ta pitanja omogućuju naručitelju da iskoristi kolektivnu inteligenciju zajednice dobavljača bez obveze prema bilo kojem posebnom pristupu.

Kako učinkovito odgovoriti na RFI

Dobar odgovor na RFI je informativan, sažet i koristan za planiranje naručitelja. Ne radi se o prodajnom nastupu. Naručitelj pokušava saznati, a ne biti uvjeren. Dobavljači koji RFI tretiraju kao prodajnu priliku često pišu generički marketinški sadržaj koji zapravo ne odgovara na pitanja naručitelja. To je kontraproduktivno jer će se naručitelj toga sjetiti tijekom konačnog natječaja.

Najuspješniji odgovori na RFI daju specifične, činjenične informacije o sposobnostima dobavljača, dijele istinski tržišni uvid koji naručitelj inače možda ne bi imao i predlažu ideje za dizajn konačnog natječaja. Dobavljači koji pomognu oblikovati razmišljanje naručitelja pamte se povoljno, imaju veću vjerojatnost da će biti pozvani sudjelovati u natječaju i često započinju s konkurentskom prednošću kada formalna nabava počne.

Povjerljivost predstavlja važnu brigu. Neki dobavljači brinu se o dijeljenju konkurentskih informacija s naručiteljem koji potom objavljuje natječaj koji i drugi konkurenti mogu vidjeti. U praksi većina naručitelja primjereno štiti povjerljive informacije dobavljača, a vrijednost da se bude percipiran kao ozbiljan, stručan dobavljač nadmašuje rizik da će generičke informacije biti podijeljene u konačnim natječajnim dokumentima.

RFI u odnosu na RFP i RFQ

Ta tri skraćenice često se miješaju. Najjednostavnija razlika jest svrha svakog dokumenta. RFI prikuplja informacije s tržišta bez namjere dodjele ugovora. RFP (Zahtjev za prijedloge) poziva detaljne prijedloge kad je naručitelj spreman dodijeliti ugovor, ali je otvoren različitim pristupima. RFQ (Zahtjev za ponude) traži cijene za jasno specificiranu potrebu gdje je jedina značenja varijabla cijena.

U tipičnom tijeku nabave za složen ugovor naručitelj bi mogao prvo izdati RFI kako bi razumio tržište, zatim Obavijest o prethodnim informacijama (Prior Information Notice, PIN) kako bi upozorio tržište na nadolazeći natječaj, zatim formalni RFP, a konačno obavijest o ugovoru i potpis ugovora. Manje i jednostavnije nabave često preskaču fazu RFI-a i idu izravno na natječaj.

Povezani pojmovi

  • RFP: formalni dokument nabave sljedeće faze.
  • RFQ: jednostavnija alternativa usmjerena na cijenu.
  • Prior Information Notice: rana obavijest u postupcima nabave EU.
  • Market Consultation: šira praksa konzultacija prije natječaja.
  • Tender: formalni postupak nabave koji slijedi nakon RFI-a.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.