RFI (Pieprasījums pēc informācijas)

Pieprasījums pēc informācijas (Request for Information, RFI) ir formāls dokuments, ko pircējs izmanto, lai iegūtu informāciju no tirgus pirms iepirkuma uzsākšanas. Atšķirībā no pieprasījuma pēc piedāvājuma (Request for Proposal, RFP) vai pieprasījuma cenas piedāvājumam (Request for Quotation, RFQ), RFI tieši nenoved pie līguma piešķiršanas. Tā vietā tas palīdz pircējam saprast, kas pieejams tirgū, ko piegādātāji var nodrošināt un par kādu norādītu izmaksu. Iegūtā informācija tiek izmantota, lai izstrādātu efektīvāku konkursa procedūru.

Pieprasījums pēc informācijas (Request for Information, RFI) ir formāls dokuments, ko pircējs izmanto, lai iegūtu informāciju no tirgus pirms iepirkuma uzsākšanas. Atšķirībā no pieprasījuma pēc piedāvājuma (Request for Proposal, RFP) vai pieprasījuma cenas piedāvājumam (Request for Quotation, RFQ), RFI tieši nenoved pie līguma piešķiršanas. Tā vietā tas palīdz pircējam saprast, kas pieejams tirgū, ko piegādātāji var nodrošināt un par kādu norādītu izmaksu. Iegūtā informācija tiek izmantota, lai izstrādātu efektīvāku konkursa procedūru.

Kāpēc pircēji izsniedz RFI

Publiskie un privātie pircēji izsniedz RFI, kad viņi vēl definē savas prasības. Viņi var izpētīt jaunas tehnoloģijas, jaunus sektorus vai nepazīstamus piegādātājus. Agrīna tirgus viedokļa pieprasīšana ļauj pircējam izvairīties no tādu specifikāciju sagatavošanas, ko neviens piegādātājs nevar izpildīt, vai kuras visi piegādātāji var viegli izpildīt bez reālas konkurences. Tādēļ RFI ir instruments, kas palīdz izstrādāt labāku iepirkumu.

Publiskajā sektorā RFI arī iekļaujas plašākā priekšizpētes un tirgus konsultāciju koncepcijā. Mūsdienu iepirkumu tiesības Eiropas Savienībā un Apvienotajā Karalistē skaidri atļauj un veicina pircēju saziņu ar tirgu pirms konkursa publiskošanas, ar nosacījumu, ka konsultācija nekropļo konkurenci. Piegādātāji, kas aktīvi iesaistās tirgus konsultācijās, var veidot nākamo konkursu tā, lai tas atspoguļotu viņu stiprās puses, kas ir viena no visietekmīgākajām aktivitātēm komerciālās piedāvājumu stratēģijas ietvaros.

Ko RFI parasti pieprasa

Standarta RFI pieprasa, lai piegādātāji apraksta savu uzņēmumu, savas attiecīgās spējas, līdzīgus līgumus, ko viņi ir izpildījuši, un tehniskās pieejas, kuras viņi apsvērtu pircēja norādītajai vajadzībai. Dažas RFI arī pieprasa orientējošus cenu diapazonus, lai gan precīzas cenas parasti tiek prasītas tikai formālajā iepirkuma posmā. Piegādātājiem var lūgt norādīt kopīgas pieņēmumu, risku un ierobežojumu kategorijas, kuras būtu jāatspoguļo gala konkursa dokumentos.

Daudzas RFI iekļauj atvērtus jautājumus par tirgu kopumā. Pircējs var jautāt, kādas tendences veido nozari, kādas inovācijas parādās, kādas regulatīvās izmaiņas tiek gaidītas un kā salīdzināmi pircēji citos tirgos risina līdzīgas vajadzības. Šie jautājumi ļauj pircējam gūt labumu no piegādātāju kopienas kolektīvās inteliģences, nezaudējot spēju izvairīties no saistoša pieejas izvēles.

Kā efektīvi atbildēt uz RFI

Laba RFI atbilde ir informatīva, kodolīga un noderīga pircēja plānošanai. Tā nav pārdošanas uzruna. Pircējs cenšas mācīties, nevis tikt pārliecinātam. Piegādātāji, kas uzskata RFI par pārdošanas iespēju, bieži raksta vispārīgu mārketinga saturu, kas faktiski neatbild uz pircēja jautājumiem. Tas ir kontrproduktīvi, jo pircējs to atcerēsies, izvērtējot vēlāk notiekošo konkursu.

Visveiksmīgākās RFI atbildes sniedz konkrētu, faktisku informāciju par piegādātāja spējām, dalās ar patiesu tirgus ieskatu, kāda pircējam citādi varētu nebūt, un iesaka idejas gala konkursa izstrādei. Piegādātāji, kas palīdz formēt pircēja domāšanu, tiek atzīmēti labvēlīgi, viņiem biežāk tiek piedāvāta dalība konkursā, un formālā iepirkuma sākumā viņiem parasti ir konkurences priekšrocība.

Konfidencialitāte ir būtiska problēma. Daži piegādātāji uztraucas par konkurētspējīgas informācijas koplietošanu ar pircēju, kurš pēc tam publicēs konkursu, ko redzēs arī konkurenti. Praktiski lielākā daļa pircēju pienācīgi aizsargā konfidenciālu piegādātāju informāciju, un tas, ka piegādātājs tiek uzskatīts par nopietnu un zinošu, parasti atsver risku, ka vispārīga informācija tiktu iekļauta gala konkursa dokumentos.

RFI pret RFP pret RFQ

Šie trīs saīsinājumi bieži tiek sajaukti. Vienkāršākais atšķirības izskaidrojums ir dokumentu mērķis. RFI vāc informāciju no tirgus, neveidojot pamatu līguma piešķiršanai. RFP (Request for Proposal, RFP) aicina iesniegt detalizētus priekšlikumus, kad pircējs ir gatavs piešķirt līgumu, bet ir atvērts dažādām pieejām. RFQ (Request for Quotation, RFQ) pieprasa cenas skaidri definētai vajadzībai, kur vienīgā nozīmīgā mainīgā ir izmaksas.

Tipiskā iepirkuma ceļā sarežģītam līgumam pircējs var vispirms izdot RFI, lai saprastu tirgu, pēc tam publiskot iepriekšēju informācijas paziņojumu (iepriekšējs informācijas paziņojums), lai brīdinātu tirgu par gaidāmo konkursu, tad formālo RFP un visbeidzot līguma paziņojumu un līguma parakstīšanu. Mazāki un vienkāršāki iepirkumi bieži izlaiž RFI posmu un tieši virzās uz konkursu.

Saistītie termini

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.