RFI (Verzoek om informatie)
Een Request for Information (RFI, vertaald 'verzoek om informatie') is een formeel document dat een opdrachtgever gebruikt om informatie uit de markt te verzamelen voordat een aanbesteding wordt gestart. In tegenstelling tot een Request for Proposal (RFP, verzoek om voorstellen) of een Request for Quotation (RFQ, verzoek om offerte) leidt een RFI niet rechtstreeks tot gunning van een contract. In plaats daarvan helpt het de opdrachtgever te begrijpen wat er op de markt beschikbaar is, wat leveranciers kunnen leveren en tegen welke indicatieve kosten. De verzamelde informatie wordt vervolgens gebruikt om een effectiever aanbestedingsproces te ontwerpen.
Een Request for Information (RFI, vertaald 'verzoek om informatie') is een formeel document dat een opdrachtgever gebruikt om informatie uit de markt te verzamelen voordat een aanbesteding wordt gestart. In tegenstelling tot een Request for Proposal (RFP, verzoek om voorstellen) of een Request for Quotation (RFQ, verzoek om offerte) leidt een RFI niet rechtstreeks tot gunning van een contract. In plaats daarvan helpt het de opdrachtgever te begrijpen wat er op de markt beschikbaar is, wat leveranciers kunnen leveren en tegen welke indicatieve kosten. De verzamelde informatie wordt vervolgens gebruikt om een effectiever aanbestedingsproces te ontwerpen.
Why buyers issue RFIs
Publieke en private opdrachtgevers geven RFIs uit wanneer zij hun eisen nog aan het definiëren zijn. Zij kunnen nieuwe technologieën, nieuwe sectoren of onbekende leveranciers verkennen. Door vroegtijdig marktinput uit te nodigen, kan de opdrachtgever vermijden specificaties op te stellen die geen enkele leverancier kan halen, of die alle leveranciers triviaal kunnen voldoen zonder concurrentie. Een RFI is daarom een instrument om een betere aanbesteding te ontwerpen.
In de publieke sector maken RFIs ook deel uit van het bredere concept van voorlopige marktconsultatie. De moderne aanbestedingswetgeving in de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk staat expliciet toe en moedigt opdrachtgevers aan om met de markt te overleggen voordat een aanbesteding wordt gepubliceerd, mits de consultatie de concurrentie niet verstoort. Leveranciers die actief deelnemen aan marktconsultaties kunnen de toekomstige aanbesteding mede vormgeven zodat deze hun sterkten weerspiegelt, wat een van de meest hefboomrijke activiteiten is in commerciële biedstrategie.
What an RFI typically asks
Een standaard RFI vraagt leveranciers hun onderneming te beschrijven, hun relevante capaciteiten, soortgelijke contracten die zij hebben uitgevoerd, en de technische benaderingen die zij zouden overwegen voor de door de opdrachtgever aangegeven behoefte. Sommige RFIs vragen ook om indicatieve prijsklassen, hoewel exacte prijsopgaven meestal alleen in de formele aanbestedingsfase worden gevraagd. Leveranciers kunnen worden gevraagd om gangbare aannames, risico's en beperkingen te identificeren die in de uiteindelijke aanbestedingsdocumenten moeten worden verwerkt.
Veel RFIs bevatten open vragen over de markt zelf. De opdrachtgever kan vragen welke trends de sector vormen, welke innovaties opkomen, welke regelgevende veranderingen worden verwacht en hoe vergelijkbare opdrachtgevers in andere markten vergelijkbare behoeften aanpakken. Deze vragen stellen de opdrachtgever in staat te profiteren van de collectieve intelligentie van de leveranciersgemeenschap zonder zich aan een specifieke aanpak te verbinden.
How to respond to an RFI effectively
Een goede RFI-reactie is informatief, beknopt en behulpzaam voor de planning van de opdrachtgever. Het is geen verkooppraatje. De opdrachtgever probeert te leren, niet om te worden overtuigd. Leveranciers die de RFI als verkoopkans behandelen schrijven vaak generieke marketingteksten die de vragen van de opdrachtgever niet daadwerkelijk beantwoorden. Dat is contraproductief omdat de opdrachtgever zich dit herinnert tijdens de uiteindelijke aanbesteding.
De meest succesvolle RFI-reacties bevatten specifieke, feitelijke informatie over de capaciteiten van de leverancier, delen oprechte marktinzichten die de opdrachtgever anders mogelijk niet zou hebben, en doen voorstellen voor het ontwerp van de uiteindelijke aanbesteding. Leveranciers die helpen het denken van de opdrachtgever vorm te geven worden positief herinnerd, hebben meer kans uitgenodigd te worden deel te nemen aan de aanbesteding en beschikken vaak over een concurrentievoordeel wanneer de formele inkoop begint.
Vertrouwelijkheid is een relevant aandachtspunt. Sommige leveranciers zijn bezorgd over het delen van concurrentiële informatie met een opdrachtgever die vervolgens een aanbesteding publiceert die ook door concurrenten kan worden ingezien. In de praktijk beschermen de meeste opdrachtgevers vertrouwelijke leveranciersinformatie op passende wijze, en weegt de waarde van het worden gezien als een serieuze, deskundige leverancier meestal zwaarder dan het risico dat generieke informatie in de uiteindelijke aanbestedingsdocumenten wordt gedeeld.
RFI versus RFP versus RFQ
De drie afkortingen worden vaak verward. Het eenvoudigste onderscheid is het doel van elk document. Een RFI verzamelt informatie uit de markt zonder te leiden tot een gunning. Een RFP nodigt uit tot gedetailleerde voorstellen wanneer de opdrachtgever gereed is een contract te gunnen maar openstaat voor verschillende benaderingen. Een RFQ vraagt prijzen op voor een duidelijk gespecificeerde behoefte waarbij de enige wezenlijke variabele de kostprijs is.
In een typisch inkooptraject voor een complex contract kan de opdrachtgever eerst een RFI uitgeven om de markt te leren kennen, vervolgens een Prior Information Notice om de markt te waarschuwen voor een komende aanbesteding, daarna de formele RFP en ten slotte de aankondiging van de gunning en de contractondertekening. Kleinere en eenvoudigere inkooptrajecten slaan de RFI-fase vaak over en gaan direct over tot de aanbesteding.
Related terms
- RFP: het volgende formele aanbestedingsdocument.
- RFQ: een eenvoudiger, op prijs gericht alternatief.
- Prior Information Notice: een voorafgaande kennisgeving in EU-aanbestedingen.
- Market Consultation: de bredere praktijk van marktbetrokkenheid vóór een aanbesteding.
- Tender: het formele aanbestedingsproces dat op een RFI volgt.