Kilpailutuksen käynnistäminen

Kilpailutuksen käynnistäminen on yleinen liike-elämän ilmaus, joka kuvaa muodollista kilpailullisen hankintaprosessin aloittamista. Kun hankintayksikkö tai yksityinen ostaja päättää hankkia tavaroita, palveluja tai urakoita kilpailun kautta suoran hankinnan sijaan, sanotaan että he käynnistävät kilpailutuksen. Ilmausta käytetään laajasti Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Australiassa, Uudessa-Seelannissa, Irlannissa ja muissa englanninkielisissä hankintajärjestelmissä.

Mitä kilpailutuksen käynnistäminen sisältää

Kilpailutuksen käynnistäminen kattaa jäsennellyn joukon toimenpiteitä, jotka siirtävät hankinnan sisäisestä suunnittelusta muodolliseen markkinavuorovaikutukseen. Ensimmäinen vaihe on vaatimusten ja teknisten erittelyjen viimeistely, jotta ostajan tarpeet on kuvattu selkeästi ja ne ovat teknisesti toteuttamiskelpoisia. Toinen vaihe on tarjousasiakirjojen valmistelu, johon kuuluvat muun muassa hankintailmoitus, ohjeet tarjoajille, arviointikriteerit, luonnos sopimuksesta sekä vastauslomakkeet.

Kolmas vaihe on tarjousjulkaisu. Julkisissa hankinnoissa sovellettavien kynnysarvojen ylittävissä tapauksissa tämä tarkoittaa julkaisemista asianmukaisella hankintaportaalilla, kuten Tenders Electronic Daily EU:n kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Yksityisissä hankinnoissa ja kynnysarvon alittavissa julkisissa sopimuksissa julkaisu voi tapahtua ostajan omalla verkkosivustolla, toimialakohtaisella portaalilla tai suoraan esikvalifioitujen toimittajien listalle. Julkaiseminen on usein se toimi, jota tarkoitetaan sanottaessa, että ostaja on "menossa tarjouskilpailuun".

Neljäs vaihe on tarjouskauden hallinta, johon kuuluu toimittajakysymyksiin vastaaminen, tarvittaessa täydennysten tai lisäselvitysten (addenda) antaminen sekä hankinnan noudattamisen varmistaminen julkaistujen sääntöjen mukaisesti. Viides vaihe on tarjousten vastaanotto ja arviointi, joka johtaa sopimuksen tekemiseen. Vaikka kilpailutuksen käynnistäminen on teknisesti hankinnan käynnistysvaihe, termiä käytetään toisinaan väljästi kuvaamaan koko hankintalifecyclea.

Milloin ostajat päättävät kilpailuttaa

Julkisilla ostajilla on yleensä oikeudellisia velvoitteita, jotka edellyttävät kilpailuttamista määriteltyjä arvokynnyksiä ylittävissä sopimuksissa. Näissä tapauksissa valinta ei käytännössä ole valinta: kilpailuttaminen on oletus, ellei jokin erityinen poikkeus sovellu. Kynnysarvon alapuolella velvoite riippuu kansallisista säännöksistä ja yksittäisten ostajien politiikoista. Jotkut ostajat kilpailuttavat kaikenlaiset hankinnat jo matalan arvokynnyksen ylittäessä osana sisäistä hankintapolitiikkaa.

Yksityisillä ostajilla on huomattavasti enemmän joustavuutta. He kilpailuttavat, kun uskovat kilpailun tuottavan paremman vastineen, haluavat testata markkinahintoja, tarvitsevat uusien toimittajien kelpoisuuden varmistamista tai kun sisäiset hankintakäytännöt edellyttävät sitä määriteltyjen rajojen ylittäessä. Yksityiset yritykset kilpailuttavat toisinaan strategisena toimintana myös silloin, kun on todennäköistä, että sopimus uusitaan nykyisen toimittajan kanssa, jotta nykyinen toimittaja pysyy kilpailukykyisessä hinnoittelussa.

Strategiset näkökohdat ennen kilpailutuksen käynnistämistä

Kilpailutusta harkitsevien ostajien tulisi punnita useita tekijöitä. Ensinnäkin, onko heillä selkeä erittely siitä, mitä he haluavat? Epäselvillä vaatimuksilla käynnistetty kilpailutus tuottaa tyypillisesti epäyhtenäisiä tarjouksia ja heikkoa arviointia. Toiseksi, onko markkina kypsä tuottamaan kilpailukykyisiä vastauksia? Harvassa markkinassa, jossa on vähän päteviä toimittajia, avoin kilpailutus voi tuottaa ei-kilpailukykyisiä tai ei lainkaan tarjouksia.

Kolmanneksi, mikä on budjetti ja aikataulu? Kilpailutuksen käynnistäminen vaatii usein useita viikkoja tai kuukausia lanseerauksesta sopimuksen allekirjoitukseen. Nopeaa toimitusta tarvitsevat ostajat käyttävät joskus kehysjärjestelyjä (frameworks) tai suoria hankintoja täyspitkän kilpailutuksen sijaan. Neljänneksi, mitä poliittiset ja maineeseen liittyvät näkökohdat ovat? Laajalti näkyvät sopimukset on usein kilpailutettava läpinäkyvyyden vuoksi, vaikka se olisi kaupallisesti alisteista.

Miten toimittajat reagoivat, kun ostajat kilpailuttavat

Toimittajat seuraavat hankintaportaalien ja hankintaälykkyysalustojen ilmoituksia tunnistaakseen, milloin kohdemarkkinoillaan olevat ostajat kilpailuttavat. Mitä aikaisemmin toimittaja saa tiedon tarjousmahdollisuudesta, sitä enemmän aikaa hänellä on arvioida sopivuutta, suunnitella vastauksensa ja valmistella kilpailukykyinen tarjous. Päivittäiset tai reaaliaikaiset hälytykset tarjoavat toimittajille merkittävän edun verrattuna niihin, jotka luottavat vain portaaleista saataviin sähköpostitilauksiin.

Liittyvät termit

Kilpailutus: laajempi käsite ja asiakirjakehys.
Hankintailmoitus: muodollinen julkaisu, joka ilmoittaa kilpailutuksen käynnistämisestä.
Avoin menettely: yleisin kilpailutusmenettely kilpailutuksen käynnistämisessä.
Tarjousasiakirjat: se tiedostopaketti, joka julkaistaan kilpailutuksen käynnistyessä.
Hankinta: laajempi toimiala, johon kilpailutuksen käynnistäminen kuuluu.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.