Ausschreibung starten
Das Einleiten einer Ausschreibung ist der gebräuchliche betriebswirtschaftliche Ausdruck für das formelle Starten eines wettbewerblichen Beschaffungsverfahrens. Wenn ein öffentlicher Auftraggeber oder ein privater Einkäufer Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen durch Wettbewerb statt durch Direktvergabe beschaffen will, sagt man, er leite eine Ausschreibung ein. Der Ausdruck wird im Vereinigten Königreich, in Australien, Neuseeland, Irland und in anderen englischsprachigen Vergabesystemen universell verwendet.
Das Einleiten einer Ausschreibung ist der gebräuchliche betriebswirtschaftliche Ausdruck für das formelle Starten eines wettbewerblichen Beschaffungsverfahrens. Wenn ein öffentlicher Auftraggeber oder ein privater Einkäufer Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen durch Wettbewerb statt durch Direktvergabe beschaffen will, sagt man, er leite eine Ausschreibung ein. Der Ausdruck wird im Vereinigten Königreich, in Australien, Neuseeland, Irland und in anderen englischsprachigen Vergabesystemen universell verwendet.
Was das Einleiten einer Ausschreibung umfasst
Das Einleiten einer Ausschreibung umfasst eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die die Beschaffung von interner Planung zur formellen Marktansprache führen. Die erste Phase ist die Festlegung der Anforderungen und Spezifikationen, wobei sichergestellt wird, dass das Gewünschte klar beschrieben und technisch machbar ist. Die zweite Phase ist die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, einschließlich der Bekanntmachung, der Teilnahmebedingungen für Bieter, der Bewertungskriterien, des Vertragsentwurfs und der Antwortformulare.
Die dritte Phase ist die Veröffentlichung der Ausschreibung. Bei öffentlichen Beschaffungen oberhalb einschlägiger Schwellenwerte bedeutet dies die Veröffentlichung auf dem entsprechenden Beschaffungsportal, beispielsweise Tenders Electronic Daily für EU-Aufträge oberhalb der Schwellenwerte. Bei privaten Beschaffungen und öffentlichen Aufträgen unterhalb der Schwellenwerte kann die Veröffentlichung auf der eigenen Website des Käufers, auf einem branchenspezifischen Portal oder direkt an eine Liste vorab qualifizierter Lieferanten erfolgen. Die Veröffentlichung ist häufig das, was man meint, wenn man sagt, ein Käufer habe eine Ausschreibung gestartet.
Die vierte Phase ist die Betreuung der Ausschreibungsfrist selbst, einschließlich der Beantwortung von Lieferantenfragen, der Herausgabe von Nachträgen, falls erforderlich, und der Sicherstellung, dass die Beschaffung mit den veröffentlichten Regeln konform bleibt. Die fünfte Phase ist der Eingang und die Bewertung der Angebote, die zur Vertragsvergabe führt. Während das Einleiten einer Ausschreibung technisch nur den Start der Beschaffung bezeichnet, wird der Begriff manchmal auch im weiteren Sinne für den gesamten Beschaffungslebenszyklus verwendet.
Wann Käufer entscheiden, eine Ausschreibung zu starten
Öffentliche Auftraggeber haben in der Regel rechtliche Pflichten, die sie verpflichten, für Aufträge oberhalb definierter Wertgrenzen Ausschreibungen durchzuführen. In diesen Fällen ist die Wahl keine echte Wahl: Wettbewerbliche Ausschreibungen sind die Standardvorgehensweise, sofern keine spezifische Ausnahme greift. Unterhalb der Schwellenwerte hängt die Verpflichtung von nationalen Regeln und den jeweiligen internen Richtlinien des Käufers ab. Manche Auftraggeber schreiben aus organisatorischen Gründen vor, für alles oberhalb einer niedrigen Wertgrenze Ausschreibungen durchzuführen.
Private Käufer haben deutlich mehr Flexibilität. Sie schreiben aus, wenn sie davon ausgehen, dass Wettbewerb besseren Wert liefert, wenn sie Marktpreise testen möchten, wenn sie neue Lieferanten qualifizieren müssen oder wenn ihre internen Beschaffungsrichtlinien dies bei Ausgaben oberhalb definierter Schwellenwerte verlangen. Private Unternehmen schreiben manchmal aus strategischen Gründen aus, selbst wenn eine Verlängerung mit dem bisherigen Lieferanten wahrscheinlich ist, um diesen zu wettbewerbsfähigen Preisen zu halten.
Strategische Überlegungen vor dem Einleiten einer Ausschreibung
Käufer, die über eine Ausschreibung nachdenken, sollten mehrere Faktoren abwägen. Erstens: Haben sie eine klare Spezifikation dessen, was sie wollen? Eine Ausschreibung mit vagen Anforderungen führt typischerweise zu inkonsistenten Angeboten und einer schwachen Bewertung. Zweitens: Ist der Markt reif genug, um wettbewerbsfähige Antworten zu liefern? In dünnen Märkten mit wenigen qualifizierten Anbietern kann eine offene Ausschreibung überhaupt keine wettbewerbsfähigen Angebote erzeugen.
Drittens: Wie hoch sind Budget und Zeitplan? Das Einleiten einer Ausschreibung erfordert mehrere Wochen oder Monate von der Veröffentlichung bis zur Vertragsunterzeichnung. Käufer, die eine schnelle Lieferung benötigen, nutzen manchmal Rahmenverträge oder Direktvergaben statt vollständiger Ausschreibungen. Viertens: Welche politischen und reputationsbezogenen Erwägungen gibt es? Hochsichtbare Aufträge müssen oft aus Transparenzgründen ausgeschrieben werden, selbst wenn dies kommerziell suboptimal ist.
Wie Lieferanten reagieren, wenn Käufer ausschreiben
Lieferanten überwachen Beschaffungsportale und Marktinformationsplattformen, um zu erkennen, wann Käufer in ihren Zielmärkten Ausschreibungen starten. Je früher ein Lieferant von einer Ausschreibung erfährt, desto mehr Zeit hat er, die Passung zu prüfen, seine Antwort zu planen und ein wettbewerbsfähiges Angebot vorzubereiten. Beschaffungsinformationsdienste mit täglichen oder Echtzeit-Benachrichtigungen verschaffen Lieferanten einen deutlichen Vorteil gegenüber Wettbewerbern, die sich allein auf Portal-E-Mail-Abonnements verlassen.
Verwandte Begriffe
- Ausschreibung: der umfassendere Begriff und der Dokumentenrahmen.
- Bekanntmachung: die formelle Veröffentlichung, die das Einleiten einer Ausschreibung ankündigt.
- Offenes Verfahren: das gebräuchlichste Vergabeverfahren beim Einleiten einer Ausschreibung.
- Ausschreibungsunterlagen: das Paket von Dateien, das beim Einleiten einer Ausschreibung veröffentlicht wird.
- Beschaffung: die übergeordnete Disziplin, die das Einleiten einer Ausschreibung einschließt.
See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.