Å gå ut på anbud

Å gå ut på anbud er det vanlige forretningsuttrykket som beskriver handlingen med å formelt iverksette en konkurransebasert anskaffelsesprosess. Når en kontraherende myndighet eller en privat kjøper bestemmer seg for å anskaffe varer, tjenester eller arbeider gjennom konkurranse i stedet for direkte tildeling, sies det at de går ut på anbud. Uttrykket brukes universelt i Storbritannia, Australia, New Zealand, Irland og andre engelskspråklige anskaffelsessystemer.

Å gå ut på anbud er det vanlige forretningsuttrykket som beskriver handlingen med å formelt iverksette en konkurransebasert anskaffelsesprosess. Når en kontraherende myndighet eller en privat kjøper bestemmer seg for å anskaffe varer, tjenester eller arbeider gjennom konkurranse i stedet for direkte tildeling, sies det at de går ut på anbud. Uttrykket brukes universelt i Storbritannia, Australia, New Zealand, Irland og andre engelskspråklige anskaffelsessystemer.

Hva det innebærer å gå ut på anbud

Å gå ut på anbud innebærer et strukturert sett med aktiviteter som flytter anskaffelsen fra intern planlegging til formell markedskontakt. Den første fasen er å ferdigstille kravene og spesifikasjonene, og sikre at det kjøperen ønsker er klart beskrevet og teknisk gjennomførbart. Den andre fasen er å utarbeide anbudsdokumentene, inkludert kunngjøringen om kontrakt, instruksjoner til tilbydere, evalueringskriterier, utkast til kontrakt og svarskjemaer.

Den tredje fasen er å publisere anbudet. For offentlige anskaffelser over relevante terskler betyr dette publisering på riktig anskaffelsesportal, for eksempel Tenders Electronic Daily for EU-kontrakter over terskelverdier. For private anskaffelser og offentlige kontrakter under terskelverdier kan publisering skje på kjøperens egen nettside, en sektorspesifikk portal eller direkte til en liste over forhåndskvalifiserte leverandører. Handlingen å publisere er ofte det folk mener når de sier at en kjøper har gått ut på anbud.

Den fjerde fasen er å håndtere selve anbudsperioden, inkludert å besvare leverandørspørsmål, utstede tillegg ved behov, og sikre at anskaffelsen forblir i samsvar med de publiserte reglene. Den femte fasen er å motta og evaluere anbud, noe som leder til tildeling av kontrakt. Selv om å gå ut på anbud teknisk sett kun er oppstarten av anskaffelsen, brukes uttrykket noen ganger løst for å beskrive hele anskaffelsessyklusen.

Når kjøpere beslutter å gå ut på anbud

Offentlige kjøpere har som regel rettslige forpliktelser som krever at de går ut på anbud for kontrakter over definerte verdi-terskler. Valget er i slike tilfeller egentlig ikke et valg: konkurranse er standard med mindre en spesifikk unntakssituasjon gjelder. Under tersklene avhenger forpliktelsen av nasjonale regler og individuelle innkjøpspolitikker. Noen kjøpere går ut på anbud for alt over en lav verdi-terskel som del av intern innkjøpspraksis.

Private kjøpere har langt større fleksibilitet. De går ut på anbud når de mener konkurranse vil gi bedre verdi, når de ønsker å teste markedspriser, når de trenger å kvalifisere nye leverandører, eller når deres interne innkjøpsregler krever det for utgifter over definerte terskler. Private selskaper går noen ganger ut på anbud som et strategisk grep selv når de sannsynligvis vil fornye med en eksisterende leverandør, for å holde den eksisterende leverandøren på konkurransedyktige priser.

Strategiske hensyn før man går ut på anbud

Kjøpere som vurderer å gå ut på anbud bør veie flere faktorer. For det første, har de en klar spesifikasjon av hva de ønsker? Å gå ut på anbud med vage krav gir typisk inkonsistente tilbud og svak evaluering. For det andre, er markedet modent nok til å levere konkurransedyktige svar? I tynne markeder med få kvalifiserte leverandører kan en åpen anbudskonkurranse gi ingen konkurransedyktige tilbud i det hele tatt.

For det tredje, hva er budsjettet og tidslinjen? Å gå ut på anbud krever flere uker eller måneder fra lansering til kontraktsunderskrift. Kjøpere som trenger rask levering bruker noen ganger rammeavtaler eller direkte tildelinger i stedet for fullstendige anbud. For det fjerde, hva er de politiske og omdømmemessige hensynene? Høyt synlige kontrakter må ofte gå ut på anbud selv når det er kommersielt suboptimalt, rent av hensyn til åpenhet.

Hvordan leverandører responderer når kjøpere går ut på anbud

Leverandører overvåker anskaffelsesportaler og anskaffelsesintelligensplattformer for å identifisere når kjøpere i deres målmarkeder går ut på anbud. Jo tidligere en leverandør får vite om en anbudsmulighet, desto mer tid har de til å vurdere egnetheten, planlegge sitt svar og forberede et konkurransedyktig tilbud. Anskaffelsesintelligensplattformer med daglige eller sanntidsvarsler gir leverandører en betydelig fordel over konkurrenter som kun stoler på portalers e-postabonnementer.

Relaterte begreper

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.