Nisja e procedurës së tenderit

Dalja në tender është shprehja e zakonshme e biznesit që përshkruan aktin e nisjes formale të një procesi konkurrues prokurimi. Kur një autoritet kontraktues ose blerës privat vendos të prokurojë mallra, shërbime ose punime përmes konkurimit në vend të një dhënieje të drejtpërdrejtë, thuhet se po del në tender. Kjo shprehje përdoret në të gjithë Mbretërinë e Bashkuar, Australi, Zelandën e Re, Irlandë dhe në sisteme të tjera prokurimi anglishtfolëse.

Çfarë përfshin dalja në tender

Dalja në tender përfshin një grup të strukturuar aktivitetesh që e çojnë prokurimin nga planifikimi i brendshëm në angazhimin formal të tregut. Faza e parë është finalizimi i kërkesave dhe specifikimeve, duke siguruar që ajo që dëshiron blerësi të përshkruhet qartë dhe të jetë teknikisht e zbatueshme. Faza e dytë është përgatitja e dokumenteve të tenderit, përfshirë njoftimin për kontratë, udhëzimet për ofertuesit, kriteret e vlerësimit, draft-kontrata dhe formularët e përgjigjes.

Faza e tretë është publikimi i tenderit. Për prokurimet publike mbi pragjet e vlerës përkatëse, kjo do të thotë publikim në portalin përkatës të prokurimit, si Tenders Electronic Daily për kontratat e BE-së mbi pragun. Për prokurimet private dhe kontratat publike nën prag, publikimi mund të bëhet në faqen e internetit të blerësit, në një portal sektorial, ose direkt në një listë furnitorësh të parapërzgjedhur. Veprimi i publikimit shpesh është ajo që njerëzit nënkuptojnë kur thonë se një blerës ka dalë në tender.

Faza e katërt është menaxhimi i vetë periudhës së tenderit, përfshirë përgjigjen e pyetjeve të furnitorëve, lëshimin e shtesave (addenda) nëse është e nevojshme, dhe sigurimin që prokurimi të qëndrojë në përputhje me rregullat e publikuara. Faza e pestë është marrja dhe vlerësimi i ofertave, që çon në dhënien e kontratës. Ndërsa dalja në tender është teknikisht vetëm nisja e prokurimit, shprehja ndonjëherë përdoret në mënyrë të përgjithshme për të përshkruar të gjithë ciklin e jetës së prokurimit.

Kur vendosin blerësit të dalin në tender

Blerësit publik zakonisht kanë detyrime ligjore që i kërkojnë të dalin në tender për kontratat mbi pragje të përcaktuara vlerash. Zgjedhja në ato raste nuk është vërtet një zgjedhje: tenderimi konkurrues është opsioni parazgjedhur përveç nëse aplikohet një përjashtim i përcaktuar. Nën pragje, detyrimi varet nga rregullat kombëtare dhe politikat individuale të blerësit. Disa blerës dalin në tender për çdo gjë mbi një prag të ulët vlerash si çështje e politikës së tyre të brendshme të prokurimit.

Blerësit privatë kanë më shumë fleksibilitet. Ata dalin në tender kur besojnë se konkurenca do të sjellë vlerë më të mirë, kur duan të testojnë çmimet e tregut, kur kanë nevojë të kualifikojnë furnitorë të rinj, ose kur politikat e tyre të brendshme të prokurimit e kërkojnë për shpenzime mbi pragje të përcaktuara. Kompanitë private ndonjëherë dalin në tender si një lëvizje strategjike edhe kur ka gjasa të rinovojnë me një furnizues ekzistues, për të mbajtur furnizuesin në çmime konkurruese.

Konsideratat strategjike para daljes në tender

Blerësit që po mendojnë të dalin në tender duhet të peshojnë disa faktorë. Së pari, a kanë një specifikim të qartë të asaj që dëshirojnë? Dalja në tender me kërkesa të paqarta zakonisht prodhon oferta të papërputhshme dhe vlerësim të dobët. Së dyti, a është tregu mjaftueshëm i zhvilluar për të dhënë përgjigje konkurruese? Në tregje të hollë me pak furnitorë të kualifikuar, një tender i hapur mund të mos prodhojë fare oferta konkurruese.

Së treti, cili është buxheti dhe afati kohor? Dalja në tender kërkon disa javë ose muaj nga nisja deri te nënshkrimi i kontratës. Blerësit që kanë nevojë për dorëzim të shpejtë ndonjëherë përdorin korniza kontraktore (frameworks) ose dhënie të drejtpërdrejta në vend të tenderave të plota. Së katërti, cilat janë konsideratat politike dhe reputacionale? Kontratat me shumë dukshmëri shpesh duhet të dalin në tender edhe kur është komercialisht e pafavorshme, thjesht për arsye transparence.

Si përgjigjen furnitorët kur blerësit dalin në tender

Furnitorët monitorojnë portalet e prokurimit dhe platformat e inteligjencës së prokurimit për të identifikuar kur blerësit në tregjet e tyre të synuara dalin në tender. Sa më herët të mësojë një furnitor për një oportunitet tenderi, aq më shumë kohë ka për të vlerësuar përshtatjen, për të planifikuar përgjigjen dhe për të përgatitur një ofertë konkurruese. Platformat e inteligjencës së prokurimit me njoftime ditore ose në kohë reale u japin furnitorëve një avantazh të rëndësishëm ndaj konkurentëve që mbështeten vetëm në abonimet me email të portaleve.

Termat e lidhur

• Tender: koncepti më i gjerë dhe kuadri dokumentar.
• Njoftim për kontratë: publikimi formal që njofton daljen në tender.
• Procedurë e hapur: procedura më e zakonshme e tenderimit kur bëhet dalja në tender.
• Dokumentet e tenderit: paketa e skedave të publikuara kur bëhet dalja në tender.
• Prokurim: disciplina më e gjerë që përfshin daljen në tender.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.