Prosedur Rundingan

Prosedur rundingan ialah prosedur perolehan awam yang membenarkan pihak berkuasa kontrak berunding secara langsung dengan pembida untuk mencapai terma kontrak terbaik. Berbeza dengan prosedur terbuka dan terhad, di mana respons tender menentukan tawaran komersial akhir, prosedur rundingan membenarkan dialog dan pelarasan kedua-dua unsur teknikal dan komersial semasa perolehan. Prosedur rundingan wujud dalam dua bentuk utama: dengan penerbitan notis kontrak terlebih dahulu, dan tanpa penerbitan terlebih dahulu, masing-masing tertakluk kepada peraturan dan kes penggunaan yang berbeza.

Prosedur rundingan dengan penerbitan awal

Prosedur rundingan dengan penerbitan awal beroperasi serupa dengan prosedur terhad, dengan notis kontrak yang diterbitkan mengundang pembekal untuk memohon penyertaan. Pembekal yang layak disenarai pendek dan dijemput untuk mengemukakan tender awal. Perbezaan prosedur ini daripada perolehan terhad ialah peringkat rundingan yang mengikuti penyerahan tender awal.

Semasa rundingan, pihak berkuasa kontrak boleh membincangkan aspek tender awal dengan pembida, dengan tujuan meningkatkan tawaran dan mengenal pasti kontrak yang memberikan nilai terbaik. Rundingan boleh merangkumi spesifikasi teknikal, terma komersial, pengaturan penghantaran, dan aspek lain kontrak. Beberapa pusingan rundingan dibenarkan, dengan pembida mengemukakan tawaran yang disemak antara pusingan.

Rundingan mesti dijalankan dengan syarat yang sama untuk semua pembida, walaupun maklumat sulit dari satu pembida tidak boleh dikongsi dengan yang lain. Prosedur berakhir dengan penyerahan tender akhir, yang dinilai mengikut kriteria penganugerahan yang diterbitkan. Prosedur ini sesuai untuk kontrak di mana beberapa rundingan diperlukan untuk mengoptimumkan terma tetapi keperluan sudah cukup ditakrifkan sehingga dialog kompetitif akan menjadi berlebihan.

Prosedur rundingan tanpa penerbitan awal

Prosedur rundingan tanpa penerbitan awal adalah jauh lebih terhad. Ia membenarkan pihak berkuasa kontrak berunding secara langsung dengan satu atau lebih pembekal pra-dipilih tanpa menerbitkan notis kontrak atau menjalankan tender kompetitif. Prosedur ini hanya boleh digunakan dalam keadaan tertentu yang ditakrifkan dengan sempit oleh undang-undang perolehan dan telah menjadi subjek perundangan kes yang luas di hadapan Mahkamah Keadilan Kesatuan Eropah.

Alasan biasa untuk menggunakan prosedur ini termasuk eksklusiviti teknikal yang sebenar, di mana hanya satu pembekal yang boleh membekalkan barangan atau perkhidmatan yang diperlukan atas sebab teknikal. Keperluan mendesak yang melampau akibat peristiwa yang tidak dapat dijangka adalah alasan lain yang dibenarkan, walaupun kesegeraan tidak boleh disebabkan oleh kelewatan pembeli itu sendiri. Kontrak tambahan daripada pembekal sedia ada di mana beralih kepada pembekal lain akan mengakibatkan kesukaran teknikal yang tidak sepadan kadangkala dibenarkan di bawah prosedur ini.

Oleh kerana prosedur rundingan tanpa penerbitan awal menggugurkan tender kompetitif, ia membawa kewajipan ketelusan yang besar. Kebanyakan kegunaan memerlukan penerbitan Notis Ketelusan Sukarela Awal (VEAT) sebelum kontrak boleh ditandatangani. VEAT mencetuskan tempoh henti di mana pembekal lain boleh mencabar penggunaan pengecualian tersebut.

Membandingkan varian prosedur rundingan

Kedua-dua varian prosedur rundingan berkhidmat untuk tujuan yang sangat berbeza. Versi dengan penerbitan awal ialah prosedur kompetitif berstruktur dengan fleksibiliti rundingan, sesuai untuk kontrak di mana dialog akan memperbaiki terma. Versi tanpa penerbitan awal ialah prosedur luar biasa yang digunakan apabila persaingan benar-benar mustahil atau tidak praktikal.

Pembeli harus memahami had undang-undang yang ketat terhadap prosedur rundingan tanpa penerbitan awal. Penyalahgunaan prosedur adalah salah satu asas yang paling kerap bagi cabaran perolehan. Pihak berkuasa kontrak yang bergantung pada prosedur ini mesti mendokumentasikan asas undang-undang dengan teliti dan bersedia mempertahankan pilihan tersebut jika dicabar. Mahkamah Keadilan Kesatuan Eropah secara konsisten berpendirian bahawa pengecualian mesti digunakan secara ketat dan beban pembuktian terletak pada pembeli.

Cara pembekal terlibat dengan prosedur rundingan

Dalam prosedur rundingan dengan penerbitan awal, pembekal bersedia untuk rundingan aktif sepanjang perolehan. Pasukan bidaan memerlukan kepakaran rundingan, bukan sekadar keupayaan penggubalan teknikal dan komersial. Pembida yang berjaya biasanya mempunyai model harga dalaman yang terperinci yang membolehkan pelarasan harga masa nyata semasa pusingan rundingan. Mereka juga menyediakan pendekatan teknikal alternatif yang boleh ditawarkan jika pembeli memberi isyarat keutamaan semasa dialog.

Dalam prosedur rundingan tanpa penerbitan awal, pembekal sama ada berada atau tidak berada dalam senarai pendek pra-dipilih pembeli. Pembekal yang tidak berada dalam senarai pendek mempunyai peluang tindakan undang-undang terhad, walaupun mereka mungkin mempertimbangkan mencabar penggunaan prosedur jika mereka percaya asas undang-undang adalah lemah. Pembekal dalam senarai pendek menghadapi cabaran berbeza: berunding dengan berkesan dengan tekanan persaingan yang terhad atau tiada untuk mendisiplinkan jangkaan pembeli.

Tren dan pengawasan

Penggunaan prosedur rundingan berbeza-beza di kalangan negara anggota EU dan sektor. Prosedur rundingan dengan penerbitan awal telah meningkat penggunaannya apabila pembeli mencari lebih banyak fleksibiliti berbanding yang disediakan oleh prosedur terbuka dan terhad. Prosedur rundingan tanpa penerbitan awal kekal agak jarang tetapi tertakluk kepada pengawasan berterusan oleh Suruhanjaya Eropah dan institusi audit negara, dengan tindakan tegas berkala terhadap negara anggota atau pembeli yang menunjukkan corak penyalahgunaan.

Terma berkaitan

• Penganugerahan Terus: yang paling hampir setara dengan prosedur rundingan tanpa penerbitan.
• Dialog Kompetitif: alternatif untuk kontrak yang kompleks.
• VEAT: notis ketelusan yang sering mengiringi penganugerahan rundingan.
• Prosedur Terbuka: alternatif yang paling kompetitif.
• Prosedur Terhad: alternatif berstruktur pra-kelayakan.

Mulakan percubaan percuma — 7 hari