Procedură negociată

Procedura negociată este o procedură de achiziție publică care permite autorității contractante să negocieze direct cu ofertanții pentru a obține cele mai bune condiții contractuale. Spre deosebire de procedurile deschise și restrânse, unde răspunsul la licitație definește oferta comercială finală, procedura negociată permite dialogul și ajustarea elementelor tehnice și comerciale pe parcursul achiziției. Procedurile negociate se prezintă sub două forme principale: cu publicare prealabilă a unui anunț de contract și fără publicare prealabilă, fiecare supusă unor reguli și cazuri de utilizare diferite.

Procedură negociată cu publicare prealabilă

Procedura negociată cu publicare prealabilă funcționează similar cu o procedură restrânsă, cu publicarea unui anunț de contract care invită furnizorii să solicite participarea. Furnizorii calificați sunt selectați pe o listă scurtă și invitați să depună oferte inițiale. Ceea ce diferențiază procedura de achiziție restrânsă este etapa de negociere care urmează depunerii ofertelor inițiale.

În timpul negocierii, autoritatea contractantă poate discuta aspecte ale ofertelor inițiale cu ofertanții, având ca scop îmbunătățirea ofertelor și identificarea celui mai bun contract din punct de vedere al valorii. Negocierile pot viza specificațiile tehnice, termenii comerciali, modalitățile de livrare și alte aspecte ale contractului. Sunt permise mai multe runde de negociere, iar ofertanții pot depune oferte revizuite între runde.

Negocierea trebuie condusă în condiții egale pentru toți ofertanții, deși informațiile confidențiale provenite de la un ofertant nu pot fi împărtășite celorlalți. Procedura se încheie cu depunerea ofertei finale, evaluată în raport cu criteriile de atribuire publicate. Această procedură este adecvată pentru contracte în care este necesară o anumită negociere pentru optimizarea condițiilor, dar cerințele sunt suficient de definite astfel încât dialogul competitiv ar fi excesiv.

Procedură negociată fără publicare prealabilă

Procedura negociată fără publicare prealabilă este mult mai restrictivă. Aceasta permite autorității contractante să negocieze direct cu unul sau mai mulți furnizori preselectați fără a publica un anunț de contract sau a organiza o licitație competitivă. Procedura poate fi utilizată numai în circumstanțe specifice, definite restrictiv de legislația privind achizițiile și a făcut obiectul unei jurisprudențe extinse în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene.

Motive frecvente pentru utilizarea acestei proceduri includ exclusivitatea tehnică reală, când doar un furnizor poate asigura bunurile sau serviciile solicitate din motive tehnice. Urgența extremă cauzată de evenimente imprevizibile este un alt motiv permis, deși urgența nu poate fi rezultatul întârzierii imputabile cumpărătorului. Sunt uneori permise și contracte adiționale către un furnizor existent în situațiile în care trecerea la un alt furnizor ar provoca dificultăți tehnice disproporționate.

Deoarece procedura negociată fără publicare prealabilă ocolește procedurile competitive, aceasta atrage obligații semnificative de transparență. Majoritatea utilizărilor impun publicarea unei Notificări voluntare de transparență ex-ante (VEAT) înainte ca contractul să poată fi semnat. VEAT declanșează o perioadă de standstill în timpul căreia alți furnizori pot contesta utilizarea excepției.

Compararea variantelor de procedură negociată

Cele două variante ale procedurii negociate servesc scopuri foarte diferite. Versiunea cu publicare prealabilă este o procedură competitivă structurată, cu flexibilitate pentru negociere, adecvată pentru contracte în care dialogul ar îmbunătăți condițiile. Versiunea fără publicare prealabilă este o procedură excepțională utilizată atunci când concurența este cu adevărat imposibilă sau nepractică.

Cumpărătorii trebuie să înțeleagă limitele legale stricte ale procedurii negociate fără publicare prealabilă. Utilizarea necorespunzătoare a procedurii reprezintă unul dintre cele mai frecvente motive de contestare în materie de achiziții. Autoritățile contractante care se bazează pe această procedură trebuie să documenteze temeiul legal cu atenție și să fie pregătite să-și apere alegerea în caz de contestație. Curtea de Justiție a Uniunii Europene a stabilit constant că excepțiile trebuie aplicate strict, iar sarcina justificării revine cumpărătorului.

Cum participă furnizorii la procedurile negociate

Într-o procedură negociată cu publicare prealabilă, furnizorii se pregătesc pentru o negociere activă pe parcursul întregii proceduri de achiziție. Echipele de ofertare au nevoie de expertiză în negociere, nu doar de capacități de redactare tehnică și comercială. Oferanții de succes de regulă dețin modele interne detaliate de stabilire a prețurilor care permit ajustarea în timp real a prețurilor în runde de negociere. De asemenea, pregătesc abordări tehnice alternative care pot fi oferite dacă cumpărătorul semnalează preferințe în timpul dialogului.

Într-o procedură negociată fără publicare prealabilă, furnizorii fie sunt, fie nu sunt incluși pe lista scurtă preselectată a cumpărătorului. Furnizorii care nu sunt pe lista scurtă au recursuri limitate, deși pot lua în considerare contestarea utilizării procedurii dacă consideră că temeiurile legale sunt slabe. Furnizorii de pe lista scurtă se confruntă cu o altă provocare: negocierea eficientă cu o presiune competitivă limitată sau inexistentă care să tempereze așteptările cumpărătorului.

Tendințe și supraveghere

Utilizarea procedurilor negociate variază foarte mult între statele membre ale UE și între sectoare. Procedurile negociate cu publicare prealabilă au crescut în utilizare pe măsură ce cumpărătorii au căutat mai multă flexibilitate decât oferă procedurile deschise și restrânse. Procedurile negociate fără publicare prealabilă rămân relativ rare, dar fac obiectul unei supravegheri continue din partea Comisiei Europene și a instituțiilor naționale de audit, cu acțiuni periodice împotriva statelor membre sau a cumpărătorilor care manifestă modele de utilizare excesivă.

Termeni asociați

• Atribuire directă: echivalentul cel mai apropiat al procedurii negociate fără publicare.
• Dialog competitiv: o alternativă pentru contractele complexe.
• VEAT: notificarea de transparență care însoțește adesea atribuirea negociată.
• Procedură deschisă: alternativa cea mai competitivă.
• Procedură restrânsă: alternativa structurată de pre-calificare.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.