Neuvottelumenettely

Neuvottelumenettely on julkisen hankinnan menettely, jossa hankintayksikkö voi neuvotella suoraan tarjoajien kanssa parhaan sopimusehdon saavuttamiseksi. Toisin kuin avoimissa ja rajoitetuissa menettelyissä, joissa tarjousvastaus määrittää lopullisen kaupallisen tarjouksen, neuvottelumenettely sallii teknisten ja kaupallisten seikkojen dialogin ja mukauttamisen hankinnan aikana. Neuvottelumenettelyitä on kahdenlaisia: ilmoituksella etukäteen julkaistu menettely ja ilman etukäteen julkaistua ilmoitusta tapahtuva menettely, joilla kullakin on omat sääntönsä ja käyttötapauksensa.

Neuvottelumenettely on julkisen hankinnan menettely, jossa hankintayksikkö voi neuvotella suoraan tarjoajien kanssa parhaan sopimusehdon saavuttamiseksi. Toisin kuin avoimissa ja rajoitetuissa menettelyissä, joissa tarjousvastaus määrittää lopullisen kaupallisen tarjouksen, neuvottelumenettely sallii teknisten ja kaupallisten seikkojen dialogin ja mukauttamisen hankinnan aikana. Neuvottelumenettelyitä on kahdenlaisia: ilmoituksella etukäteen julkaistu menettely ja ilman etukäteen julkaistua ilmoitusta tapahtuva menettely, joilla kullakin on omat sääntönsä ja käyttötapauksensa.

Neuvottelumenettely ilmoituksella etukäteen

Neuvottelumenettely, jossa julkaistaan etukäteisilmoitus, toimii vastaavasti kuin rajoitettu menettely siten, että julkaistulla sopimusilmoituksella kutsutaan toimittajia pyytämään osallistumista. Kelpoiset toimittajat valitaan esikarsintaan ja kutsutaan jättämään alkuperäiset tarjoukset. Menettely eroaa rajoitetusta menettelystä sen jälkeen seuraavassa neuvotteluvaiheessa, joka seuraa alkuperäisten tarjousten jättämistä.

Neuvottelujen aikana hankintayksikkö voi keskustella tarjoajien kanssa alkuperäisistä tarjouksista tavoitteenaan tarjousten parantaminen ja parhaan vastineen tunnistaminen sopimukselle. Neuvotteluissa voidaan käsitellä teknisiä vaatimuksia, kaupallisia ehtoja, toimitusjärjestelyjä ja muita sopimuksen osa‑alueita. Useita neuvottelukierroksia sallitaan, ja tarjoajat voivat jättää oikaistuja tarjouksia kierrosten välillä.

Neuvottelut on käytävä tasapuolisin ehdoin kaikkien tarjoajien kanssa, vaikka yhden tarjoajan luottamuksellista tietoa ei saa jakaa muille. Menettely päättyy lopullisen tarjouksen jättämiseen, joka arvioidaan julkaistujen hankintaperusteiden mukaisesti. Tämä menettely soveltuu sopimuksiin, joissa jonkinasteinen neuvottelu on tarpeen ehtojen optimointiin, mutta vaatimukset ovat riittävän määriteltyjä siten, että kilpailullinen dialogi olisi liiallista.

Neuvottelumenettely ilman etukäteisilmoitusta

Neuvottelumenettely ilman etukäteisilmoitusta on huomattavasti rajoitetumpi. Se sallii hankintayksikön neuvotella suoraan yhden tai useamman ennalta valitun toimittajan kanssa ilman sopimusilmoituksen julkaisua tai kilpailutuksen järjestämistä. Tätä menettelyä voidaan käyttää vain tietyissä, hankintalainsäädännössä tarkasti määritellyissä olosuhteissa, ja siitä on kertynyt runsaasti ennakkopäätöksiä Euroopan unionin tuomioistuimen käsiteltäväksi.

Tavallisia perusteita tämän menettelyn käyttämiselle ovat aidot tekniset yksinoikeusolosuhteet, joissa vain yksi toimittaja voi teknisistä syistä toimittaa vaaditut tavarat tai palvelut. Toiseksi äärimmäinen kiire, joka johtuu ennakoimattomista tapahtumista, on myös sallittu peruste, vaikkakaan kiire ei saa johtua hankintayksikön omasta viivytyksestä. Lisähankinnat olemassa olevalta toimittajalta, joissa siirtyminen toiseen toimittajaan aiheuttaisi suhteettomia teknisiä vaikeuksia, ovat toisinaan sallittuja tämän menettelyn mukaan.

Koska neuvottelumenettely ilman etukäteisilmoitusta ohittaa kilpailuttamisen, siihen liittyy merkittäviä läpinäkyvyysvelvoitteita. Useimmissa käyttötapauksissa edellytetään Voluntary Ex Ante Transparency Notice (VEAT, vapaaehtoinen ennakollinen läpinäkyvyysilmoitus) -ilmoituksen julkaisemista ennen sopimuksen allekirjoittamista. VEAT käynnistää jäähdytysajan (standstill), jonka aikana muut toimittajat voivat riitauttaa poikkeuksen käytön.

Neuvottelumenettelyvarianttien vertailu

Neuvottelumenettelyn kaksi varianttia palvelevat hyvin erilaisia tarkoituksia. Ilmoituksella etukäteen tapahtuva versio on jäsennelty kilpailullinen menettely, jossa on neuvottelujen joustavuutta ja joka sopii sopimuksiin, joissa dialogi parantaa ehtoja. Ilmoitusta vailla oleva versio on poikkeuksellinen menettely, jota käytetään tilanteissa, joissa kilpailu on tosiasiallisesti mahdotonta tai epäkäytännöllistä.

Hankintayksiköiden tulee ymmärtää neuvottelumenettelyn ilman etukäteisilmoitusta tiukat lailliset rajat. Menettelyn väärinkäyttö on yksi yleisimmistä perusteista hankintariita‑asioissa. Hankintayksikköjen, jotka nojautuvat tähän menettelyyn, on dokumentoitava oikeudellinen peruste huolellisesti ja oltava valmiita puolustamaan valintaa, jos sitä riitautetaan. Euroopan unionin tuomioistuin on johdonmukaisesti todennut, että poikkeuksia on sovellettava tiukasti ja näyttövelvollisuus on hankintayksiköllä.

Toimittajien osallistuminen neuvottelumenettelyihin

Neuvottelumenettelyssä, jossa julkaistaan etukäteisilmoitus, toimittajat valmistautuvat aktiiviseen neuvotteluun koko hankinnan ajan. Tarjoustiimeillä tulee olla neuvottelutaitoja, ei pelkästään teknistä ja kaupallista tarjouskirjoittamisen osaamista. Onnistuneilla tarjoajilla on tyypillisesti yksityiskohtaiset sisäiset hinnoittelumallit, jotka mahdollistavat hinnan reaaliaikaisen säätämisen neuvottelukierrosten aikana. He myös valmistelevat vaihtoehtoisia teknisiä ratkaisuja, joita voidaan tarjota, jos hankintayksikkö osoittaa mieltymyksiä dialogin aikana.

Neuvottelumenettelyssä ilman etukäteisilmoitusta toimittajat ovat joko hankkijan ennalta valitulla listalla tai eivät ole. Listaamaton toimittaja voi harvoin saada korvausta, vaikka hän voi harkita menettelyn käytön riitauttamista, jos hän katsoo oikeudellisten perusteiden olevan heikot. Listalla olevat toimittajat kohtaavat toisenlaisen haasteen: neuvotella tehokkaasti rajallisen tai olemattoman kilpailupaineen vallitessa, joka muuten kurittaisi hankintayksikön odotuksia.

Trendejä ja valvontaa

Neuvottelumenettelyjen käyttö vaihtelee huomattavasti EU:n jäsenvaltioiden ja toimialojen välillä. Ilmoituksella etukäteen tapahtuvien neuvottelumenettelyjen käyttö on kasvanut, kun hankintayksiköt ovat hakeutuneet avoimia ja rajoitettuja menettelyjä joustavampiin ratkaisuihin. Ilmoitusta vailla olevat neuvottelumenettelyt pysyvät suhteellisen harvinaisina, mutta niitä valvotaan jatkuvasti Euroopan komission ja kansallisten tarkastusviranomaisten toimesta, ja ajoittain jäsenvaltioita tai hankintayksiköitä valvotaan liiallisen käytön takia.

Asiasanat

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.