Kilpailullinen dialogi

Kilpailullinen dialogi on julkisten hankintojen menettely, jota käytetään erityisen monimutkaisissa sopimuksissa, joissa hankintayksikkö ei voi etukäteen määritellä teknistä ratkaisua tai kaupallista rakennetta ja tarvitsee keskustelua tarjoajien kanssa ennen lopullisten tarjousten pyytämistä. Menettely on säädetty Euroopan unionin (EU) hankintadirektiiveissä ja vastaavissa kansallisissa puitteissa Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja muissa nykyaikaisissa hankintajärjestelmissä. Kilpailullinen dialogi yhdistää esivalinnan, dialogin ja kilpailullisen tarjousten pyynnön elementtejä rakenteelliseksi vaiheistetuksi prosessiksi.

Kilpailullinen dialogi on julkisten hankintojen menettely, jota käytetään erityisen monimutkaisissa sopimuksissa, joissa hankintayksikkö ei voi etukäteen määritellä teknistä ratkaisua tai kaupallista rakennetta ja tarvitsee keskustelua tarjoajien kanssa ennen lopullisten tarjousten pyytämistä. Menettely on säädetty Euroopan unionin (EU) hankintadirektiiveissä ja vastaavissa kansallisissa puitteissa Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja muissa nykyaikaisissa hankintajärjestelmissä. Kilpailullinen dialogi yhdistää esivalinnan, dialogin ja kilpailullisen tarjousten pyynnön elementtejä rakenteelliseksi vaiheistetuksi prosessiksi.

When competitive dialogue is appropriate

Kilpailullinen dialogi on varattu aidosti monimutkaisille sopimuksille. Hankintalainsäädännön määritelmä monimutkaisesta tilanteesta kattaa tapaukset, joissa hankintayksikkö ei objektiivisesti pysty määrittelemään teknisiä keinoja tarpeidensa tyydyttämiseksi, ei voi tarkentaa hankkeen oikeudellista tai rahoituksellista rakennetta tai kohtaa vaatimuksia, jotka edellyttävät merkittävää innovaatiota. Suuret infrastruktuurihankkeet, monimutkaiset IT-järjestelmien korvaushankkeet ja innovatiiviset julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuudet ovat yleisiä esimerkkejä kilpailullisen dialogin käyttökohteista.

Menettelyä ei tule käyttää rutiininomaisissa hankinnoissa, joissa vakiomääritykset ovat saavutettavissa. Kilpailullisen dialogin väärinkäyttö, esimerkiksi sen soveltaminen sopimuksiin, jotka voitaisiin kilpailuttaa avoimen tai rajoitetun menettelyn kautta, voidaan riitauttaa hankintalainsäädännön perusteella. Hankintayksiköiltä edellytetään perustelua kilpailullisen dialogin käytölle hankintaa käynnistettäessä, viitaten todelliseen monimutkaisuuteen, joka estää yksinkertaisempien menettelyjen käyttämisen.

Käytännössä kilpailullista dialogia käytetään suhteellisen harvoin verrattuna avoimiin ja rajoitettuihin menettelyihin. Menettely on hitaampi, kalliimpi sekä hankintayksikölle että tarjoajille ja juridisesti monimutkaisempi. Suurin osa julkisista hankinnoista ei tarvitse kilpailullista dialogia, mutta kun monimutkaisuus edellyttää aidosti vuorovaikutteista ratkaisujen kehittämistä, menettely on asianmukainen väline.

Stages of the competitive dialogue procedure

Menettely alkaa hanketiedotuksen julkaisemisella, jossa pyydetään toimittajia ilmoittamaan kiinnostuksensa. Ilmoituksessa kuvataan hankintayksikön tarpeet, hankkeen yleinen konteksti ja julkaistut soveltuvuuskriteerit. Toimittajat jättävät osallistumispyynnöt, ja hankintayksikkö arvioi nämä soveltuvuuskriteerien perusteella karsien hallittavaan määrään päteviä tarjoajia.

Karsitut tarjoajat siirtyvät dialogivaiheeseen. Dialogin aikana hankintayksikkö ja kukin karsituista tarjoajista keskustelevat mahdollisista ratkaisuista hankintayksikön tarpeisiin. Keskustelut voivat olla yksi‑yksi -tilanteita tai yleiskeskusteluja hankintayksikön valinnan mukaan. Hankintayksikkö turvaa tasapuolisen kohtelun periaatetta varmistamalla, että yhdelle tarjoajalle jaettu tieto jaetaan asianmukaisesti myös muille, vaikka yhden tarjoajan luottamuksellista kaupallista tietoa ei jaeta muille.

Dialogi jatkuu siihen asti, kun hankintayksikkö on tunnistanut yhden tai useampia ratkaisuja, jotka pystyvät täyttämään sen tarpeet. Tällöin hankintayksikkö päättää dialogin ja pyytää kaikkia jäljellä olevia tarjoajia tekemään lopulliset tarjoukset tunnistettujen ratkaisujen pohjalta. Lopulliset tarjoukset arvioidaan julkaistujen hankintakriteerien perusteella. Sopimus myönnetään taloudellisesti edullisimman tarjouksen (MEAT) perusteella.

Strategic considerations for bidders in competitive dialogue

Tarjoajat sijoittavat kilpailullisessa dialogissa merkittäviä resursseja pitkän ajan kuluessa. Menettely voi kestää kuukausia tai erittäin suurissa sopimuksissa yli vuoden. Tarjoajien panos kattaa paitsi alkuperäisen kelpoisuushakemuksen ja lopullisen tarjouksen valmistelun myös aktiivisen osallistumisen useisiin dialogikierroksiin. Tarjoajien on punnittava panostuksensa rinnakkain voittomahdollisuuden kanssa.

Dialogin aikana tarjoajat kohtaavat strategisen dilemman. Innovatiivisten ideoiden jakaminen auttaa hankintayksikköä hiomaan hankintaa ja voi parantaa lopullisten sopimusehtojen laatua, mutta samat ideat voivat myös vaikuttaa siihen, mitä hankintayksikkö pyytää lopullisissa tarjouksissa ja siten hyödyttää kilpailijoita. Hankintadirektiivit sisältävät joitakin suojamekanismeja tarjoajien luottamuksellisille tiedoille, mutta raja luottamuksellisten ideoiden ja jaetun markkinatiedon välillä ei aina ole selvä.

Menestyvät tarjoajat kilpailullisessa dialogissa yhdistävät tyypillisesti substanssiosaamisen taitavaan dialoginhallintaan. He tuovat keskusteluun aidosti hyödyllisiä ideoita samalla kun suojaavat keskeisiä kilpailuetujaan. He rakentavat vahvoja suhteita hankintayksikön arviointitiimiin. He valmistautuvat huolellisesti jokaiseen dialogikierrokseen ja käyttävät keskusteluja selvittääkseen, mitä hankintayksikkö todella arvostaa.

Kilpailullisen dialogin käyttö on EU:ssa kasvanut maltillisesti sen muodollisen käyttöönoton jälkeen vuoden 2004 hankintadirektiiveissä. Jäsenvaltiot, joilla on vahvat infrastruktuuri-investointiohjelmat, käyttävät sitä aktiivisimmin suurten hankkeiden kilpailuttamiseen. Yhdistynyt kuningaskunta säilytti kilpailullisen dialogin Brexitin jälkeisessä Procurement Act 2023 -laissa. Suurin osa hankintalainsäädännön modernisointipyrkimyksistä on pyrkinyt tekemään menettelystä helpommin saavutettavan säilyttäen samalla sen asianmukainen käyttö aidosti monimutkaisiin sopimuksiin.

Related terms

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.