Dialog Kompetitif

Dialog kompetitif ialah prosedur perolehan awam yang digunakan untuk kontrak yang amat kompleks di mana pembeli tidak dapat menentukan penyelesaian teknikal atau struktur komersial terlebih dahulu dan perlu membincangkan pendekatan yang mungkin dengan penawar sebelum meminta tender akhir. Prosedur ini ditetapkan di bawah arahan perolehan Kesatuan Eropah (EU) dan rangka kerja kebangsaan setara di United Kingdom serta sistem perolehan moden lain. Dialog kompetitif menggabungkan elemen pra-kelayakan, dialog, dan bidaan kompetitif ke dalam proses berstruktur berbilang peringkat.

Bila dialog kompetitif sesuai

Dialog kompetitif dikhaskan untuk kontrak yang benar-benar kompleks. Takrif undang-undang perolehan mengenai kompleks termasuk situasi di mana pihak berkuasa kontrak tidak dapat dengan objektif menentukan kaedah teknikal untuk memenuhi keperluannya, tidak dapat memperincikan struktur undang-undang atau kewangan projek, atau menghadapi keperluan yang melibatkan inovasi ketara. Projek infrastruktur besar, penggantian sistem IT yang kompleks, dan perkongsian awam-swasta yang inovatif merupakan contoh biasa kontrak yang menggunakan dialog kompetitif.

Prosedur ini tidak sepatutnya digunakan untuk perolehan rutin di mana spesifikasi standard boleh dicapai. Penyalahgunaan dialog kompetitif, seperti menerapkannya pada kontrak yang boleh diperolehi melalui prosedur terbuka atau terhad, boleh dicabar atas asas undang-undang perolehan. Pihak berkuasa kontrak dijangka memberikan justifikasi penggunaan dialog kompetitif apabila memulakan perolehan, dengan rujukan kepada kerumitan sebenar yang menghalang penggunaan prosedur yang lebih ringkas.

Dalam amalan, dialog kompetitif digunakan agak jarang berbanding prosedur terbuka dan terhad. Prosedur ini mengambil masa lebih lama, lebih mahal bagi kedua-dua pihak pembeli dan penawar, dan lebih kompleks dari segi undang-undang. Kebanyakan perolehan awam tidak memerlukan dialog kompetitif, tetapi apabila kerumitan benar-benar memerlukan pembangunan penyelesaian interaktif, prosedur ini adalah alat yang sesuai.

Tahap-tahap prosedur dialog kompetitif

Prosedur bermula dengan penerbitan notis kontrak yang menjemput pembekal untuk menyatakan minat. Notis tersebut menerangkan keperluan pembeli, konteks umum kontrak, dan kriteria pemilihan yang diterbitkan. Pembekal mengemukakan permohonan untuk mengambil bahagian, dan pihak pembeli menilai permohonan ini mengikut kriteria pemilihan untuk menyenarai pendek sejumlah penawar yang layak untuk pengurusan.

Penawar yang disenarai pendek memasuki peringkat dialog. Semasa dialog, pembeli dan setiap penawar yang disenarai pendek membincangkan kemungkinan penyelesaian terhadap keperluan pembeli. Perbincangan boleh dijalankan satu lawan satu atau dalam sesi pleno, bergantung kepada pilihan pembeli. Pembeli mengekalkan prinsip layanan sama rata dengan memastikan bahawa maklumat yang dikongsi dengan satu penawar dikongsi dengan semua penawar lain apabila sesuai, walaupun maklumat komersial sulit daripada satu penawar tidak dikongsi dengan penawar lain.

Dialog berterusan sehingga pembeli telah mengenal pasti satu atau lebih penyelesaian yang mampu memenuhi keperluannya. Pada ketika itu, pembeli menutup dialog dan menjemput semua penawar yang masih berada dalam proses untuk mengemukakan tender akhir berdasarkan penyelesaian yang dikenal pasti. Tender akhir dinilai berdasarkan kriteria penganugerahan yang diterbitkan. Kontrak dianugerahkan berdasarkan tawaran yang paling menguntungkan secara ekonomi.

Pertimbangan strategik bagi penawar dalam dialog kompetitif

Penawar dalam dialog kompetitif melaburkan sumber ketara sepanjang tempoh yang panjang. Prosedur ini boleh berjalan selama beberapa bulan atau bahkan lebih daripada setahun untuk kontrak yang sangat besar. Pelaburan penawar termasuk bukan sahaja pengemukaan kelayakan awal dan penyediaan tender akhir tetapi juga penyertaan aktif dalam pelbagai pusingan dialog. Penawar perlu mengimbangkan pelaburan mereka dengan kebarangkalian kemenangan.

Semasa dialog, penawar menghadapi dilema strategik. Berkongsi idea inovatif membantu pembeli memurnikan perolehan dan mungkin memperbaiki terma kontrak akhirnya, tetapi idea tersebut juga boleh mempengaruhi apa yang diminta pembeli dalam tender akhir, yang berpotensi memberi manfaat kepada pesaing. Arahan perolehan menyediakan beberapa perlindungan untuk maklumat sulit penawar, tetapi sempadan antara idea sulit dan pengetahuan pasaran yang dikongsi tidak selalu jelas.

Penawar yang berjaya dalam dialog kompetitif biasanya menggabungkan kepakaran substantif dengan pengurusan dialog yang mahir. Mereka menyumbang idea yang benar-benar berguna dalam dialog sambil melindungi kelebihan kompetitif teras mereka. Mereka membina hubungan kukuh dengan pasukan penilaian pembeli. Mereka membuat persiapan rapi untuk setiap pusingan dialog dan menggunakan perbincangan untuk mengetahui apa yang benar-benar dihargai oleh pembeli.

Trend terkini dalam dialog kompetitif

Penggunaan dialog kompetitif telah berkembang secara sederhana di EU sejak pengenalan rasminya dalam arahan perolehan 2004. Negara anggota dengan program pelaburan infrastruktur yang kukuh menggunakannya paling aktif untuk perolehan projek utama. United Kingdom mengekalkan dialog kompetitif di bawah Procurement Act 2023 pasca-Brexit. Kebanyakan usaha pemodenan dalam undang-undang perolehan bertujuan menjadikan prosedur ini lebih mudah diakses sambil mengekalkan penggunaannya yang sesuai untuk kontrak yang benar-benar kompleks.

Terma berkaitan

• Prosedur Rundingan (Negotiated Procedure): prosedur alternatif yang menawarkan fleksibiliti yang lebih besar.
• Prosedur Terbuka (Open Procedure): prosedur standard untuk kontrak yang tidak kompleks.
• Prosedur Terhad (Restricted Procedure): prosedur pra-kelayakan diikuti oleh bida untuk kontrak yang kurang kompleks.
• Perkongsian Inovasi (Innovation Partnership): prosedur berkaitan untuk kontrak yang didorong oleh inovasi.
• Pra-kelayakan (Pre-qualification): langkah penapisan awal dalam dialog kompetitif.

Mulakan percubaan percuma — 7 hari