Wettbewerblicher Dialog

Wettbewerblicher Dialog ist ein Vergabeverfahren des öffentlichen Auftragswesens, das für besonders komplexe Verträge eingesetzt wird, wenn der Auftraggeber die technische Lösung oder die kommerzielle Struktur nicht im Voraus festlegen kann und mögliche Ansätze mit Bietern erörtern muss, bevor endgültige Angebote angefordert werden. Das Verfahren ist in den Vergaberichtlinien der Europäischen Union (EU) sowie in entsprechenden nationalen Regelungen im Vereinigten Königreich (UK) und in anderen modernen Vergabesystemen verankert. Der wettbewerbliche Dialog verbindet Elemente der Präqualifizierung, des Dialogs und des wettbewerblichen Bieterverfahrens zu einem strukturierten mehrstufigen Prozess.

Wettbewerblicher Dialog ist ein Vergabeverfahren des öffentlichen Auftragswesens, das für besonders komplexe Verträge eingesetzt wird, wenn der Auftraggeber die technische Lösung oder die kommerzielle Struktur nicht im Voraus festlegen kann und mögliche Ansätze mit Bietern erörtern muss, bevor endgültige Angebote angefordert werden. Das Verfahren ist in den Vergaberichtlinien der Europäischen Union (EU) sowie in entsprechenden nationalen Regelungen im Vereinigten Königreich (UK) und in anderen modernen Vergabesystemen verankert. Der wettbewerbliche Dialog verbindet Elemente der Präqualifizierung, des Dialogs und des wettbewerblichen Bieterverfahrens zu einem strukturierten mehrstufigen Prozess.

Wann der wettbewerbliche Dialog angebracht ist

Der wettbewerbliche Dialog ist für wirklich komplexe Verträge vorbehalten. Die vergaberechtliche Definition von Komplexität umfasst Situationen, in denen die Vergabestelle die technischen Mittel zur Erfüllung ihres Bedarfs objektiv nicht festlegen kann, die rechtliche oder finanzielle Struktur des Projekts nicht spezifizieren kann oder Anforderungen vorliegen, die erhebliche Innovation erfordern. Große Infrastrukturprojekte, komplexe IT-Systemersatzprojekte und innovative öffentlich-private Partnerschaften sind häufige Beispiele für Verträge, die mittels wettbewerblichem Dialog beschafft werden.

Das Verfahren sollte nicht für Routinevergaben verwendet werden, bei denen standardisierte Spezifikationen erreichbar sind. Die missbräuchliche Anwendung des wettbewerblichen Dialogs, etwa wenn er auf Verträge angewandt wird, die durch offene oder nichtoffene Verfahren beschaffbar wären, kann vergaberechtlich angefochten werden. Vergabestellen sind verpflichtet, die Anwendung des wettbewerblichen Dialogs beim Start des Vergabeverfahrens zu begründen und auf die tatsächliche Komplexität zu verweisen, die einfachere Verfahren ausschließt.

In der Praxis wird der wettbewerbliche Dialog im Vergleich zu offenen und nichtoffenen Verfahren relativ selten eingesetzt. Das Verfahren ist zeitaufwändiger, für Auftraggeber und Bieter kostspieliger und rechtlich komplexer. Die meisten öffentlichen Vergaben erfordern keinen wettbewerblichen Dialog, doch wenn die Komplexität eine interaktive Entwicklung von Lösungen tatsächlich notwendig macht, ist das Verfahren das geeignete Instrument.

Phasen des Verfahrens des wettbewerblichen Dialogs

Das Verfahren beginnt mit der Veröffentlichung einer Bekanntmachung, in der Lieferanten aufgefordert werden, ihr Interesse zu bekunden. Die Bekanntmachung beschreibt den Bedarf des Auftraggebers, den groben Kontext des Vertrags und die veröffentlichten Eignungskriterien. Lieferanten reichen Anträge auf Teilnahme ein, und die Vergabestelle bewertet diese anhand der Eignungskriterien, um eine überschaubare Anzahl qualifizierter Bieter auszuwählen.

Die ausgewählten Bieter treten in die Dialogphase ein. Während des Dialogs erörtern der Auftraggeber und jeder ausgewählte Bieter mögliche Lösungen für die Bedürfnisse des Auftraggebers. Die Gespräche können einzeln mit jedem Bieter oder in Plenarsitzungen geführt werden, je nach Wahl des Auftraggebers. Der Auftraggeber wahrt das Gleichbehandlungsgebot, indem er sicherstellt, dass Informationen, die für alle relevant sind, allen Bietern zugänglich gemacht werden, wobei vertrauliche kaufmännische Informationen eines Bieters nicht an die anderen weitergegeben werden.

Der Dialog dauert so lange an, bis der Auftraggeber eine oder mehrere Lösungen identifiziert hat, die seinen Bedarf erfüllen können. Danach schließt der Auftraggeber den Dialog und lädt alle verbleibenden Bieter ein, endgültige Angebote auf Basis der identifizierten Lösungen einzureichen. Die endgültigen Angebote werden anhand der veröffentlichten Zuschlagskriterien bewertet. Der Vertrag wird auf Grundlage des wirtschaftlich vorteilhaftesten Angebots (MEAT) vergeben.

Strategische Überlegungen für Bieter im wettbewerblichen Dialog

Bieter im wettbewerblichen Dialog investieren erhebliche Ressourcen über einen längeren Zeitraum. Das Verfahren kann sich über Monate oder bei sehr großen Projekten über mehr als ein Jahr erstrecken. Die Investition der Bieter umfasst nicht nur die anfängliche Eignungseinreichung und die Vorbereitung des endgültigen Angebots, sondern auch die aktive Teilnahme an mehreren Dialogrunden. Bieter müssen ihre Investitionen gegen die Gewinnwahrscheinlichkeit abwägen.

Während des Dialogs stehen Bieter vor einem strategischen Dilemma. Das Teilen innovativer Ideen hilft dem Auftraggeber, die Beschaffung zu verfeinern und kann die späteren Vertragsbedingungen verbessern, doch diese Ideen können auch die Anforderungen für die endgültigen Angebote beeinflussen und damit Wettbewerbern nützen. Die Vergaberichtlinien enthalten Schutzmechanismen für vertrauliche Informationen von Bietern, doch die Grenze zwischen vertraulichen Ideen und gemeinsamem Marktwissen ist nicht immer eindeutig.

Erfolgreiche Bieter im wettbewerblichen Dialog kombinieren in der Regel fachliche Expertise mit geschickter Dialogführung. Sie bringen tatsächlich nützliche Vorschläge in den Dialog ein und schützen gleichzeitig ihre wesentlichen Wettbewerbsvorteile. Sie bauen gute Beziehungen zum Bewertungsteam des Auftraggebers auf, bereiten sich gründlich auf jede Dialogrunde vor und nutzen die Gespräche, um zu erkennen, was dem Auftraggeber wirklich wichtig ist.

Jüngste Entwicklungen beim wettbewerblichen Dialog

Der Einsatz des wettbewerblichen Dialogs hat in der EU seit seiner formalen Einführung in den Vergaberichtlinien von 2004 moderat zugenommen. Mitgliedstaaten mit ausgeprägten Infrastrukturinvestitionsprogrammen nutzen ihn am häufigsten für die Beschaffung großer Projekte. Das Vereinigte Königreich (UK) hat den wettbewerblichen Dialog im Rahmen des nach dem Brexit verabschiedeten Procurement Act 2023 beibehalten. Die meisten Modernisierungsbestrebungen im Vergaberecht zielen darauf ab, das Verfahren zugänglicher zu machen und gleichzeitig seinen angemessenen Einsatz für wirklich komplexe Verträge zu bewahren.

Verwandte Begriffe

• Verhandlungsverfahren: das alternative Verfahren mit noch größerer Flexibilität.
• Offenes Verfahren: das Standardverfahren für nicht-komplexe Verträge.
• Nichtoffenes Verfahren: das Qualifikations- und Angebotsverfahren für weniger komplexe Verträge.
• Innovationspartnerschaft: ein verwandtes Verfahren für innovationsgetriebene Verträge.
• Präqualifizierung: der anfängliche Filterungsschritt im wettbewerblichen Dialog.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.