Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien sind die veröffentlichten Regeln, die ein Auftraggeber verwendet, um Angebote zu bewerten und den erfolgreichen Anbieter auszuwählen. Zuschlagskriterien sind das vergaberechtliche Äquivalent einer Stellenbeschreibung für einen Vertrag: Sie geben den Anbietern Auskunft darüber, wonach der Auftraggeber sucht und wie er die Bewerber beurteilen wird. Nach dem Vergaberecht der Europäischen Union und den meisten modernen Regelwerken müssen Zuschlagskriterien in den Ausschreibungsunterlagen veröffentlicht und auf alle eingegangenen Angebote einheitlich angewandt werden.

How award criteria are structured

Zuschlagskriterien kombinieren typischerweise Qualitätskriterien, Preisbewertungskriterien und manchmal zusätzliche Wertkriterien wie Nachhaltigkeit oder soziale Wirkungen. Jedes Kriterium hat eine definierte Gewichtung, welche sicherstellt, dass die Gesamtnoten die Prioritäten des Auftraggebers transparent widerspiegeln. Die Gesamtgewichtungen summieren sich üblicherweise auf hundert, wobei jedes Kriterium einen definierten Prozentsatz zur Endwertung beiträgt.

Qualitätskriterien können die technische Methodik, Qualifikationen des Teams, Vorgehen im Projektmanagement, Risikomanagement, Innovation und andere Aspekte umfassen, die der Auftraggeber schätzt. Jedes Qualitätskriterium hat typischerweise eigene Unterkriterien und eine Bewertungsrubrik, die es den Bewertenden ermöglicht, die Angebote einheitlich zu bewerten. Der Detaillierungsgrad der Qualitätskriterien hängt von der Komplexität des Vertrags ab. Große Bau- oder IT-Verträge können Dutzende von Unterkriterien haben, während einfachere Dienstleistungsverträge nur wenige enthalten.

Preiskriterien wandeln üblicherweise die Angebotspreise mit einer veröffentlichten Formel in eine Preisnote um. Die Formel muss objektiv und reproduzierbar sein. Subjektive Preisurteile, wie die Einschätzung, ein Preis erscheine zu hoch ohne objektive Bezugsgröße, sind nach modernem Vergaberecht nicht zulässig. Auftraggeber müssen die Methodik zur Preisbewertung im Voraus veröffentlichen, damit Anbieter nachvollziehen können, wie ihre Preise in Punkte übersetzt werden.

The transparency requirement

Zuschlagskriterien müssen mit ausreichenden Details veröffentlicht werden, damit Anbieter genau verstehen, wie ihre Angebote bewertet werden. Vage Kriterien wie „gute Qualität“ oder „innovativer Ansatz“ sind nicht ausreichend. Das moderne Vergaberecht verlangt, dass Kriterien spezifisch, messbar und auf alle Angebote konsistent anwendbar sind. Auftraggeber, die vage Kriterien verwenden, riskieren, dass ihre Bewertungen von Prüfstellen aus Transparenzgründen aufgehoben werden.

Die detaillierte Bewertungsmethodik muss ebenfalls veröffentlicht oder den Bietern zugänglich gemacht werden. In manchen Rechtsordnungen werden vollständige Bewertungsrubriken in den Ausschreibungsunterlagen veröffentlicht. Andere veröffentlichen zusammenfassende Kriterien in der Bekanntmachung und legen die detaillierten Rubriken in den Ausschreibungsunterlagen bei. Der genaue Offenlegungsgrad variiert, aber der Trend geht zu mehr Transparenz, wobei detaillierte Kriterien und Bewertungsrubriken eher die Regel als die Ausnahme werden.

How suppliers should respond to award criteria

Der erste Schritt bei der Reaktion auf Zuschlagskriterien besteht darin, diese sorgfältig zu lesen und sie auf die vorgeschlagene Struktur des Angebots abzubilden. Jedes Zuschlagskriterium sollte einem klar identifizierbaren Abschnitt der Angebotsantwort entsprechen, sodass der Bewertende die relevanten Inhalte leicht findet. Angebotsantworten, die Antworten auf Kriterien tief in unzusammenhängenden Abschnitten vergraben, erzielen oft niedrigere Bewertungen, weil Bewertende Inhalte, die sie nicht leicht finden können, möglicherweise nicht anrechnen.

Der zweite Schritt ist die Kalibrierung des Angebotsaufwands an den veröffentlichten Gewichtungen. Ein mit 30 Prozent gewichtetes Kriterium verdient deutlich mehr Aufmerksamkeit als ein mit 5 Prozent gewichtetes Kriterium. Anbieter, die unabhängig von der Gewichtung ausgewogen schreiben, verlieren häufig gegen Wettbewerber, die ihre Ressourcen auf die hochgewichtigen Kriterien konzentrieren. Strategische Ressourcenzuweisung ist eine der wirkungsstärksten Entscheidungen in der Angebotsvorbereitung.

Der dritte Schritt ist die Erbringung konkreter Nachweise für jede Behauptung. Allgemeine Aussagen zu Engagement, Expertise oder Qualität erzielen in modernen Bewertungen selten gute Ergebnisse. Konkrete, namentlich genannte Projekte, Daten, Vertragswerte, Teammitglieder, Qualifikationen und Ergebnisse haben deutlich mehr Gewicht. Anspruchsvolle Bieter führen Sammlungen von Beweismaterial, die auf spezifische Zuschlagskriterien zugeschnitten werden können, wie sie in verschiedenen Ausschreibungen auftauchen.

Common pitfalls in responding to award criteria

Das Nichterkennen der veröffentlichten Bewertungsrubrik und das Verpassen dessen, wonach Bewertende tatsächlich suchen.
Die Verwendung von Marketing-Sprache statt evidenzbasierter Antworten auf Qualitätskriterien.
Nicht jedes Kriterium explizit anzusprechen und davon auszugehen, dass Bewertende die relevanten Inhalte anderweitig ableiten.
Gleich gewichtete Kriterien so zu behandeln, als hätten sie aufgrund der Präferenzen des Anbieters unterschiedliche Gewichtungen.
Preisangaben einzureichen, die nicht sorgfältig auf die Bewertungsformel des Auftraggebers kalibriert wurden.

Award criteria across procurement procedures

Zuschlagskriterien wirken in den meisten Vergabeverfahren ähnlich. Offene Verfahren, nicht offene Verfahren mit vorgelagerter Auswahl (restricted procedures), wettbewerblicher Dialog und Verhandlungsverfahren verwenden alle veröffentlichte Zuschlagskriterien zur Bewertung der finalen Angebote. Die Unterschiede zwischen den Verfahren betreffen eher die Struktur der Vergabe und die Einbindung der Anbieter als die Substanz der Zuschlagsbewertung. Mini-Wettbewerbe im Rahmen von Rahmenvereinbarungen und Dynamic Purchasing Systems verwenden ebenfalls veröffentlichte Zuschlagskriterien, sind dabei aber typischerweise einfacher als die Kriterien kompletter Vergabeverfahren.

Related terms

MEAT: die dominante Bewertungsmethodik auf Basis veröffentlichter Zuschlagskriterien (wirtschaftlich vorteilhaftestes Angebot; Most Economically Advantageous Tender, MEAT).
Selection Criteria: der vor der Zuschlagsbewertung angewendete Eignungsfilter.
Tender Evaluation: der übergeordnete Prozess, der Zuschlagskriterien einschließt (Angebotsbewertung).
Qualitative Criteria: die qualitativen Dimensionen der Zuschlagsbewertung.
Price-Quality Ratio: das der MEAT-Zuschlagsbewertung zugrunde liegende Preis‑Qualitäts‑Verhältnis.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.