Taratibu za Majadiliano

Taratibu za majadiliano ni taratibu za ununuzi wa umma zinazomruhusu mamlaka ya mkataba kujadiliana moja kwa moja na waiombaji ili kufikia masharti bora ya mkataba. Tofauti na taratibu wazi na taratibu zilizopunguzwa, ambapo jibu la zabuni linafafanua ofa ya mwisho ya kibiashara, taratibu za majadiliano zinaaruhusu mazungumzo na marekebisho ya vipengele vya kiufundi na vya kibiashara wakati wa ununuzi. Taratibu za majadiliano zinakuja katika aina mbili kuu: kwa uchapishaji wa awali wa tangazo la mkataba, na bila uchapishaji wa awali, zote zikiwa chini ya sheria na matumizi tofauti.

Negotiated procedure with prior publication

Taratibu za majadiliano zenye uchapishaji wa awali zinafanya kazi kwa njia inayofanana na taratibu zilizopunguzwa, kwa tangazo la mkataba lililochapishwa likiomba wasambazaji kuomba kushiriki. Wasambazaji waliohitimu huwekwa kwenye orodha fupi na kuteuliwa kuwasilisha zabuni za awali. Ambapo taratibu hizi zinatofautiana na ununuzi uliopunguzwa ni hatua ya majadiliano inayofuata uwasilishaji wa zabuni za awali.

Wakati wa majadiliano, mamlaka ya mkataba inaweza kujadili vipengele vya zabuni za awali na waiombaji, kwa lengo la kuboresha ofa na kubaini mkataba wa thamani bora. Majadiliano yanaweza kushughulikia sifa za kiufundi, masharti ya kibiashara, taratibu za utoaji, na vipengele vingine vya mkataba. Mizunguko mingi ya majadiliano inaruhusiwa, ambapo waiombaji huwasilisha ofa zilizorekebishwa kati ya mizunguko.

Majadiliano lazima yafanywe kwa masharti sawa kwa waiombaji wote, ingawa taarifa za siri kutoka kwa mwombaji mmoja haziwezi kushirikiwa na wengine. Taratibu hii zinaisha kwa uwasilishaji wa zabuni ya mwisho, inayotathminiwa dhidi ya vigezo vya tultamo vilivyochapishwa. Taratibu hii inafaa kwa mikataba ambayo baadhi ya mashauriano yanahitajika ili kuboresha masharti lakini mahitaji yameelezwa vya kutosha kiasi kwamba mazungumzo ya kushindana yangekuwa ya kupita kiasi.

Negotiated procedure without prior publication

Taratibu za majadiliano bila uchapishaji wa awali ni za mazingira magumu zaidi. Zinamwezesha mamlaka ya mkataba kujadiliana moja kwa moja na msambazaji mmoja au zaidi walioteuliwa mapema bila kuchapisha tangazo la mkataba au kuendesha zabuni ya ushindani. Taratibu hii inaweza kutumika tu katika mazingira maalum yaliyoainishwa kwa ukali na sheria za ununuzi na imekuwa somo la sheria za kesi nyingi mbele ya Mahakama ya Ulaya ya Haki.

Sababu zinazotumiwa mara kwa mara kwa kutumia taratibu hizi ni pamoja na ubinafsi wa kiufundi wa kweli, ambapo msambazaji mmoja tu anaweza kutoa bidhaa au huduma zinazohitajika kwa sababu za kiufundi. Dharura kali inayosababishwa na matukio yasiyotarajiwa ni msingi mwingine unaoruhusiwa, ingawa dharura haitoki kwa kuchelewa kwa mnunuzi mwenyewe. Mikataba ya ziada kutoka kwa msambazaji aliye tayari ambapo kubadilisha kwa msambazaji mwingine kungeleta matatizo ya kiufundi yasiyofaa pia wakati mwingine inaruhusiwa chini ya taratibu hizi.

Kwa kuwa taratibu za majadiliano bila uchapishaji wa awali zinapita juu ya zabuni za ushindani, zinafanya kazi chini ya wajibu mkubwa wa uwazi. Matumizi mengi yanahitaji kuchapishwa kwa Taarifa ya Awali ya Uwazi ya Hiari (VEAT) kabla mkataba usainwe. VEAT inaanzisha kipindi cha kusitishwa ambacho wasambazaji wengine wanaweza kutumia kupinga matumizi ya msamaha huo.

Comparing negotiated procedure variants

Aina hizo mbili za taratibu za majadiliano zinahudumia madhumuni tofauti sana. Toleo lenye uchapishaji wa awali ni taratibu za ushindani zenye muundo na kubadilika kwa majadiliano, zinazofaa kwa mikataba ambapo mazungumzo yataboresha masharti. Toleo bila uchapishaji wa awali ni taratibu za kipekee zinazotumika wakati ushindani kwa kweli hauwezekani au haukidhi.

Wanunuzi wanapaswa kuelewa mipaka kali ya kisheria ya taratibu za majadiliano bila uchapishaji wa awali. Matumizi mabaya ya taratibu ni mojawapo ya sababu za mara kwa mara za changamoto za ununuzi. Mamlaka za mkataba zinazotegemea taratibu hizi lazima ziandike kwa ufasaha msingi wa kisheria na zikae tayari kuutetea uamuzi ikiwa utachunguzwa. Mahakama ya Ulaya ya Haki imekuwa ikisisitiza kwamba msamaha lazima utekelezwe kwa ukali na mzigo wa uthibitisho unaangukia mnunuzi.

How suppliers engage with negotiated procedures

Katika taratibu za majadiliano zenye uchapishaji wa awali, wasambazaji hujiandaa kwa majadiliano ya ngazi ya juu wakati wa mchakato wa ununuzi. Timu za zabuni zinahitaji utaalamu wa majadiliano, sio tu ujuzi wa utayarishaji wa kiufundi na kibiashara. Waiombaji wenye mafanikio kwa kawaida huwa na modeli za kina za bei za ndani zinazoruhusu marekebisho ya bei kwa wakati halisi wakati wa mizunguko ya majadiliano. Pia huandaa mbinu mbadala za kiufundi ambazo zinaweza kutolewa iwapo mnunuzi atatoa ishara za mapendeleo wakati wa mazungumzo.

Katika taratibu za majadiliano bila uchapishaji wa awali, wasambazaji au wamo kwenye orodha fupi iliyoteuliwa mapema au hawapo. Wasambazaji wasiomo kwenye orodha fupi wana njia ndogo za kurekebisha, ingawa wanaweza kuzingatia kupinga matumizi ya taratibu ikiwa wanaona misingi ya kisheria kuwa dhaifu. Wasambazaji waliomo kwenye orodha fupi wanakabiliwa na changamoto tofauti: kujadiliana kwa ufanisi kwa shinikizo kidogo au bila shinikizo la ushindani ambalo lingehimiza matarajio ya mnunuzi.

Trends and oversight

Matumizi ya taratibu za majadiliano yanatofautiana sana katika nchi wanachama wa EU na sekta mbalimbali. Taratibu za majadiliano zenye uchapishaji wa awali zimeongezeka kwa matumizi wakati wanunuzi walipotaka kubadilika zaidi kuliko taratibu wazi na zilizopunguzwa zinavyotoa. Taratibu za majadiliano bila uchapishaji wa awali zinabaki nadra lakini ziko chini ya ukaguzi unaoendelea wa Tume ya Ulaya na taasisi za kitaifa za ukaguzi, mara kwa mara ikiwa na hatua kali dhidi ya serikali wanachama au wanunuzi wanaoonyesha mifumo ya matumizi kupita kiasi.

Related terms

• Utoaji wa Moja kwa Moja (Direct Award): sawa zaidi na taratibu za majadiliano bila uchapishaji.
• Mazungumzo ya Ushindani (Competitive Dialogue): mbadala kwa mikataba ngumu.
• VEAT: Taarifa ya Awali ya Uwazi ya Hiari (VEAT), taarifa ya uwazi inayohusiana mara nyingi na zawadi za majadiliano.
• Taratibu Huru (Open Procedure): mbadala yenye ushindani zaidi.
• Taratibu Zilizopunguzwa (Restricted Procedure): mbadala wenye muundo wa sifa za awali.

Anza majaribio bila malipo — siku 7