Тендерна документація в Україні

What must be in it

Стаття 22(1) вимагає, щоб документація публікувалася безкоштовно разом із оголошенням, в електронній системі, для загального доступу шляхом заповнення полів у системі. Вона прямо не є об'єктом авторського права — її можна вільно використовувати повторно.

Стаття 22(2) перелічує, що має містити:

1. інструкції щодо підготовки пропозицій;

2. один або кілька критеріїв кваліфікації згідно зі статтею 16, підстави для відсіювання згідно зі статтею 17 та порядок підтвердження їх відповідності — включно з умовами для консорціумів;

3. вимоги до технічних, якісних та кількісних характеристик, включно з технічною специфікацією та, за необхідності, планами, кресленнями або описом;

4. маркування, протоколи випробувань або сертифікати, що підтверджують відповідність, за потреби;

5. кількість товарів та місце їх поставки;

6. місце виконання робіт або надання послуг та їх обсяг;

7. строки поставки та виконання;

8. проект договору, який має містити положення про те, як можуть змінюватися його умови;

9. опис будь-яких лотів, на які можна подавати окремі пропозиції;

10. критерії та методологія оцінки із вагою кожного критерію — а коли використовується life-cycle cost, опис кожного елементу витрат та документи, які повинні надати учасники;

11. термін дії пропозиції, не менше ніж 90 днів від дати закінчення прийому пропозицій;

12. валюта ціни пропозиції;

13. мова або мови подання пропозицій;

14. термін подання пропозицій;

15. сума та умови забезпечення пропозиції, якщо таке вимагається;

16. сума, вид, строк та умови забезпечення виконання договору, включно з поверненням та конфіскацією, якщо таке вимагається;

17. ім'я, посада та адреса електронної пошти контактної особи або осіб замовника;

18. вимога зазначити будь-якого субпідрядника, який виконуватиме роботи або послуги на суму 20 відсотків або більше вартості договору;

19. опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, що не призведуть до відхилення — визначених як технічні помилки та опечатки, що стосуються оформлення пропозиції та не впливають на її зміст.

Далі йдуть дві заборони. Стаття 22(4) забороняє вимоги, які обмежують конкуренцію або дискримінують, а також забороняє вимагати документальне підтвердження інформації, яка вже є публічними відкритими даними або міститься у вільнодоступних державних реєстрах. Стаття 22(5) забороняє вимагати печатку або власноручний підпис на документах, що вже подані електронно з використанням кваліфікованого електронного підпису.

Стаття 23 регулює саму технічну специфікацію: вона може бути сформульована як вимоги до результату або функціональні вимоги, і не повинна посилатися на конкретну марку, виробника, патент, тип, походження або метод виробництва, якщо така вказівка не обґрунтована та не супроводжується словосполученням «або еквівалент».

What martial law adds

Пункт 28 Особливостей (Resolution 1178) вказує, що документація формується відповідно до статті 22 з урахуванням Особливостей, а також додає вимоги, що змінюють порядок подання пропозицій.

Найбільш комерційно значуще: замовник повинен вказати, чи розглядатиме він пропозицію з ціною, вищою за очікувану вартість, опубліковану в оголошенні. Якщо так — він має зазначити допустимий відсоток перевищення. Якщо він не вказує ні того, ні іншого, або ваше перевищення більше за зазначений відсоток, ваша пропозиція відхиляється за пунктом 44. Прочитайте це перед тим, як формувати ціну.

Пункт 28 також замінює підстави відсіювання, зазначені в статті 17, тими, що в пункті 47, і вимагає, щоб документація визначала, як нерезидент‑учасник доводить свого кінцевого бенефіціарного власника — імена, усі наявні громадянства, ім'я засновника, місцезнаходження та ідентифікаційний код, а також характер і ступінь бенефіціарного інтересу. Як і в Законі, замовник не може вимагати документального підтвердження там, де інформація є відкритими даними, міститься у відкритому державному реєстрі або може бути отримана системою шляхом обміну даними з іншими державними системами.

Questions, changes and the correction window

Пункт 54 надає будь-якій особі право запитати роз'яснення документації або оголошення, або вимагати усунення порушення, не пізніше ніж за три дні до кінцевого строку подання пропозицій. Запити публікуються без вказання того, хто їх подав. Замовник має відповісти протягом трьох днів. Якщо він вносить зміни до документації, він повинен продовжити строк так, щоб залишалося щонайменше чотири дні, опублікувати нову версію поряд зі старою та опублікувати окремий перелік змін; машиночитні зміни розміщуються протягом одного дня з моменту прийняття рішення. Якщо замовник відповідає з запізненням, система автоматично призупиняє тендер до моменту його відповіді і продовжує строк щонайменше ще на чотири дні.

Після відкриття пропозицій пункт 43 дозволяє замовнику вимагати виправлення невідповідностей у ваших документах, причому вимога має бути розміщена щонайменше за два робочі дні до закінчення періоду розгляду. Пункт 44 встановлює, що невиконання виправлення протягом 24 години — або зміна назви, торгової марки чи моделі пропонованого предмета під час виправлення — є підставою для обов'язкового відхилення.

What a bidder should actually do

Читайте в такому порядку: абзац щодо допустимого перевищення ціни, методологію оцінки, підстави відсіювання пункту 47 та порядок їх підтвердження, проект договору, а потім технічну специфікацію. Перші чотири визначають, чи варто подавати пропозицію; п'ятий вирішує, як її оформлювати.

Призначте для кожного необхідного документа відповідального та строк підготовки перед тим, як зобов'язуватись. Мінімальний 90‑денний термін дії пропозиції означає, що всі документи з обмеженим терміном дії повинні залишатися дійсними протягом цього періоду, а правило 24‑годинної корекції не залишає часу на отримання чогось нового.

Користуйтеся процедурою запитань та роз'яснень замість одразу подавати скаргу. Грамотно сформульований запит за три дні до кінцевого строку часто призводить до внесення змін, а зміна скидає строк щонайменше на чотири дні.

Якщо це не вдасться, врахуйте жорсткий строк: скарга щодо документації має надійти до Антимонопольного комітету не пізніше ніж за чотири дні до кінцевого строку подання пропозицій, і положення, які ніхто не оскаржив у строк, більше не можуть бути оскаржені.

Related terms

• Закон 922‑VIII — публічні закупівлі України
• Відкриті торги з Особливостями (Україна)
• АМКУ — орган оскарження закупівель
• Особливості (CMU Resolution 1178) — воєнні закупівлі

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.