Dossier d'appel d'offres (Ukraine)

What must be in it

L'article 22(1) exige que la documentation soit publiée gratuitement avec l'avis, dans le système électronique, pour un accès général, par le remplissage des champs du système. Elle n'est expressément pas un objet du droit d'auteur — vous pouvez la réutiliser librement.

L'article 22(2) énumère ce qu'elle doit indiquer :

1. instructions pour la préparation des offres ;

2. un ou plusieurs critères de qualification en vertu de l'article 16, les motifs d'exclusion en vertu de l'article 17, et la manière dont la conformité doit être prouvée — y compris les modalités pour les consortiums ;

3. les caractéristiques techniques, de qualité et quantitatives requises, y compris le cahier des charges et, si nécessaire, des plans, dessins ou une description ;

4. l'étiquetage, les rapports d'essai ou les certificats prouvant la conformité, si nécessaire ;

5. la quantité de biens et le lieu de livraison ;

6. le lieu d'exécution et le volume des travaux ou des services, le cas échéant ;

7. les délais de livraison et d'exécution ;

8. le projet de contrat, qui doit indiquer comment ses clauses peuvent être modifiées ;

9. une description de tout lot susceptible d'être offert séparément ;

10. les critères d'évaluation et la méthodologie avec le poids de chacun — et, lorsque le coût sur le cycle de vie est utilisé, une description de chaque élément de coût et des documents que les soumissionnaires doivent fournir ;

11. la durée de validité de l'offre, au moins 90 jours à compter de la date limite de dépôt des offres ;

12. la devise du prix de l'offre ;

13. la ou les langues des offres ;

14. la date limite de dépôt des offres ;

15. le montant et les conditions de la garantie de soumission, si exigée ;

16. le montant, le type, la durée et les conditions de la garantie d'exécution, y compris les modalités de restitution et de confisquation, si exigée ;

17. le nom, la fonction et l'adresse e-mail de la ou des personnes de contact de l'acheteur ;

18. l'obligation de nommer tout sous-traitant assumant 20 pour cent ou plus de la valeur du contrat, pour les travaux ou services ;

19. une description et des exemples d'erreurs formelles (non substantielles) qui n'entraîneront pas le rejet — définies comme des erreurs techniques et des coquilles relatives à la présentation de l'offre qui n'affectent pas son fond.

Deux interdictions suivent. L'article 22(4) interdit les exigences qui restreignent la concurrence ou discriminent, et interdit d'exiger des preuves documentaires d'informations déjà disponibles en open data ou figurant dans des registres d'État librement accessibles. L'article 22(5) interdit d'exiger un tampon ou une signature manuscrite sur des documents déjà soumis électroniquement sous une signature électronique qualifiée.

L'article 23 régit le cahier des charges lui-même : il peut être formulé en tant qu'exigences de performance ou fonctionnelles, et ne doit pas référer à une marque, un fabricant, un brevet, un type, une origine ou une méthode de production spécifique sauf si la référence est justifiée et accompagnée de "ou équivalent".

What martial law adds

Le point 28 des Особливості (résolution 1178) précise que la documentation est formée conformément à l'article 22 en tenant compte des Особливості, puis ajoute des exigences qui modifient la manière de soumissionner.

La plus importante commercialement : l'acheteur doit indiquer s'il examinera une offre dont le prix dépasse la valeur attendue publiée dans l'avis. S'il l'accepte, il doit indiquer le pourcentage d'excédent acceptable. S'il ne précise ni l'un ni l'autre, ou si votre excédent est supérieur au pourcentage indiqué, votre offre est rejetée en vertu du point 44. Lisez ceci avant de fixer votre prix.

Le point 28 remplace également les motifs d'exclusion de l'article 17 par ceux du point 47, et exige que la documentation précise comment un soumissionnaire non résident prouve son bénéficiaire effectif ultime — noms, toutes les nationalités détenues, le nom du fondateur, le lieu et le code d'identification, ainsi que la nature et l'étendue de l'intérêt bénéficiaire. Comme en vertu de la loi, l'acheteur ne peut exiger de preuve documentaire lorsque l'information constitue des données ouvertes, figure dans un registre public librement accessible ou peut être obtenue par le système via l'échange de données avec d'autres systèmes d'État.

Questions, changes and the correction window

Le point 54 donne à toute personne le droit de demander des clarifications sur la documentation ou l'avis, ou d'exiger la correction d'une violation, jusqu'à trois jours avant la date limite de dépôt des offres. Les demandes sont publiées sans identifier l'auteur. L'acheteur doit répondre dans les trois jours. S'il modifie la documentation, il doit prolonger le délai afin qu'il reste au moins quatre jours, publier la nouvelle version aux côtés de l'ancienne, et publier une liste distincte des modifications ; les modifications lisibles par machine sont mises en ligne dans un délai d'un jour à compter de la décision. Si l'acheteur répond en retard, le système suspend automatiquement l'appel d'offres jusqu'à sa réponse et prolonge le délai d'au moins quatre jours supplémentaires.

Après ouverture des offres, le point 43 permet à l'acheteur d'exiger la correction des divergences dans vos documents, mise en ligne au moins deux jours ouvrables avant la fin de la période d'examen. Le point 44 rend ensuite obligatoire le rejet en cas de défaut de correction dans les 24 heures — ou en cas de modification du nom, de la marque ou du modèle de l'article offert lors de la correction.

What a bidder should actually do

Lisez dans cet ordre : le paragraphe sur le prix excédentaire, la méthodologie d'évaluation, les motifs d'exclusion du point 47 et la manière dont ils doivent être justifiés, le projet de contrat, puis le cahier des charges technique. Les quatre premiers décident de l'opportunité de soumissionner ; le cinquième décide de la manière dont vous rédigez l'offre.

Assignez chaque document requis à un responsable et un délai avant de vous engager. La validité minimale de l'offre de 90 jours signifie que tout document à durée limitée doit rester valable pendant cette période, et la règle de correction de 24 heures ne laisse pas de temps pour obtenir quelque chose de nouveau.

Utilisez le processus de clarification plutôt que de vous plaindre en premier lieu. Une question bien formulée publiée trois jours avant la date limite produit souvent un amendement, et un amendement réinitialise le délai d'au moins quatre jours.

Si cela échoue, notez la limite stricte : une plainte relative à la documentation doit être reçue par le Comité anti-monopole au plus tard quatre jours avant la date limite de dépôt des offres, et les dispositions que personne ne conteste en temps utile ne peuvent plus être contestées par la suite.

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