Tenderdocumentatie (Oekraïne)

What must be in it

Artikel 22(1) vereist dat de documentatie kosteloos samen met de bekendmaking wordt gepubliceerd, in het elektronische systeem, voor algemene toegang, door velden in het systeem in te vullen. Zij is uitdrukkelijk geen voorwerp van auteursrecht — u mag haar vrij hergebruiken.

Artikel 22(2) somt op wat erin moet worden vermeld:

1. instructies voor het opstellen van inschrijvingen;

2. één of meer kwalificatiecriteria onder artikel 16, de uitsluitingsgronden onder artikel 17, en hoe naleving moet worden aangetoond — inclusief de voorwaarden voor consortia;

3. de vereiste technische, kwaliteits- en kwantitatieve kenmerken, inclusief de technische specificatie en, waar nodig, plannen, tekeningen of een beschrijving;

4. markering, testrapporten of certificaten die conformiteit aantonen, waar nodig;

5. de hoeveelheid goederen en de plaats van levering;

6. waar werken of diensten moeten worden uitgevoerd en hun omvang;

7. leverings- en uitvoeringstermijnen;

8. het ontwerpcontract, dat moet aangeven op welke wijze de voorwaarden kunnen worden gewijzigd;

9. een omschrijving van eventuele percelen waarop afzonderlijk kan worden ingeschreven;

10. de beoordelingscriteria en methodologie met de weging van elk criterium — en, wanneer levenscycluskosten worden gebruikt, een beschrijving van elk kostenelement en de documenten die inschrijvers moeten aanleveren;

11. de geldigheidsduur van de inschrijving, niet minder dan 90 dagen vanaf de inschrijfdeadline;

12. de valuta van de inschrijfprijs;

13. de taal of talen van de inschrijvingen;

14. de uiterste datum voor het indienen van inschrijvingen;

15. het bedrag en de voorwaarden van de inschrijvingsgarantie, indien vereist;

16. het bedrag, type, termijn en de voorwaarden van de prestatiegarantie, inclusief teruggave en verbeurdverklaring, indien vereist;

17. de naam, functie en e-mailadres van de contactpersoon of contactpersonen van de aanbesteder;

18. een vereiste om elke onderaannemer te noemen die 20 procent of meer van de contractwaarde voor werken of diensten uitvoert;

19. een beschrijving en voorbeelden van formele (niet-inhoudelijke) fouten die niet tot weigering leiden — gedefinieerd als technische fouten en typfouten met betrekking tot de presentatie van de inschrijving die de inhoud niet beïnvloeden.

Daarop volgen twee verboden. Artikel 22(4) verbiedt eisen die de concurrentie beperken of discrimineren, en verbiedt het eisen van documentair bewijs van informatie die reeds als open data openbaar beschikbaar is of is opgenomen in vrij toegankelijke staatsregisters. Artikel 22(5) verbiedt het eisen van een stempel of fysieke handtekening op documenten die reeds elektronisch zijn ingediend met een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Artikel 23 regelt de specificatie zelf: deze kan worden geformuleerd als prestatie- of functionele eisen en mag geen verwijzing bevatten naar een specifiek merk, fabrikant, octrooi, type, herkomst of productiemethode tenzij de verwijzing gerechtvaardigd is en vergezeld gaat van "of gelijkwaardig".

What martial law adds

Punt 28 van de Особливості (Resolutie 1178) bepaalt dat de documentatie wordt gevormd krachtens artikel 22 met inachtneming van de Особливості, en voegt vervolgens eisen toe die de wijze van inschrijven wijzigen.

Het commercieel meest significante: de aanbesteder moet vermelden of zij een inschrijving zal overwegen die hoger geprijsd is dan de in de bekendmaking gepubliceerde verwachte waarde. Als dat het geval is, moet zij het aanvaardbare percentage overschrijding vermelden. Als zij geen van beide vermeldt, of uw overschrijding groter is dan het opgegeven percentage, wordt uw inschrijving afgewezen krachtens punt 44. Lees dit voordat u uw prijs bepaalt.

Punt 28 vervangt ook de uitsluitingsgronden van artikel 17 door die in punt 47 en vereist dat de documentatie specificeert hoe een niet-ingezeten inschrijver haar uiteindelijke begunstigde aantoont — namen, alle aangehouden staatsburgerschappen, de naam van de oprichter, locatie en identificatiecode, en de aard en omvang van het begunstigde belang. Zoals onder de wet mag de aanbesteder geen documentair bewijs eisen waar de informatie open data is, in een openbaar register staat of door het systeem via gegevensuitwisseling met andere staatsystemen kan worden verkregen.

Questions, changes and the correction window

Punt 54 geeft elke persoon het recht om verduidelijking te vragen over de documentatie of de bekendmaking, of te eisen dat een schending wordt hersteld, tot drie dagen voor de inschrijfdeadline. Verzoeken worden gepubliceerd zonder te vermelden wie heeft gevraagd. De aanbesteder moet binnen drie dagen antwoorden. Indien zij de documentatie wijzigt, moet zij de termijn verlengen zodat er ten minste vier dagen overblijven, de nieuwe versie naast de oude publiceren en een afzonderlijke lijst van de wijzigingen publiceren; machineleesbare wijzigingen worden binnen één dag na de beslissing geplaatst. Als de aanbesteder te laat antwoordt, schort het systeem de aanbesteding automatisch op totdat er wordt geantwoord en verlengt het de termijn met ten minste vier extra dagen.

Nadat inschrijvingen zijn geopend, staat punt 43 de aanbesteder toe om correctie van afwijkingen in uw documenten te eisen, gepost ten minste twee werkdagen voor het einde van de beoordelingsperiode. Punt 44 maakt vervolgens het niet corrigeren binnen 24 uur — of het wijzigen van de naam, het merk of het model van het aangeboden artikel tijdens correctie — een verplichte weigering.

What a bidder should actually do

Lees in deze volgorde: de paragraaf over prijsoverschrijding, de beoordelingsmethodologie, de uitsluitingsgronden van punt 47 en hoe die moeten worden aangetoond, het ontwerpcontract, en vervolgens de technische specificatie. De eerste vier bepalen of inschrijven de moeite waard is; de vijfde bepaalt hoe u schrijft.

Breng elk vereist document in kaart met een verantwoordelijke en een doorlooptijd voordat u zich vastlegt. De minimale geldigheidsduur van 90 dagen betekent dat alles wat tijdsgebonden is geldig moet blijven gedurende die periode, en de 24-uurs correctieregel laat geen tijd over om iets nieuws te verkrijgen.

Gebruik het verduidelijkingsproces in plaats van eerst te klagen. Een goed geformuleerde vraag die drie dagen voor de deadline wordt gepubliceerd leidt vaak tot een wijziging, en een wijziging herstelt de termijn met ten minste vier dagen.

Als dat faalt, noteer dan de harde limiet: een klacht over de documentatie moet het Antimonopoly Committee uiterlijk vier dagen voor de inschrijfdeadline bereiken, en bepalingen die niemand tijdig aanvecht kunnen daarna niet meer worden aangevochten.

Related terms

• Wet 922‑VIII — Oekraïense aanbestedingswet
• Openbare aanbesteding met Особливості
• АМКУ — beroepinstantie voor aanbestedingen
• Особливості (CMU 1178) — Krijgswet-aanbestedingen

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.