Inschrijvingsgarantie

Een inschrijvingsgarantie (tender bond), in sommige rechtsgebieden ook een bid bond genoemd, is een financiële zekerheid die een inschrijver met zijn/haar inschrijving overlegt om zijn/haar verbintenis aan het bod te tonen indien geselecteerd. De garantie komt toe aan de opdrachtgevende instantie indien de inschrijver zijn/haar bod intrekt vóór de gunningsbeslissing of weigert het contract aan te gaan na het winnen. Inschrijvingsgaranties beschermen opdrachtgevers tegen leveranciers die offertes indienen zonder serieuze intentie, de aanbestedingsprocedure manipuleren of zich terugtrekken wanneer commerciële omstandigheden wijzigen.

Hoe inschrijvingsgaranties werken

Wanneer een aanbesteding een garantie vereist, dienen inschrijvers de garantie tegelijk met hun inschrijvingsdocumenten in bij de indieningsdatum. De garantie wordt doorgaans afgegeven door een bank of een verzekeringsmaatschappij namens de inschrijver. Het garantiedocument bevestigt dat de uitgever een vastgesteld bedrag aan de opdrachtgevende instantie zal betalen indien bepaalde triggergebeurtenissen zich voordoen, zoals het intrekken van de inschrijving door de inschrijver of het weigeren het contract te ondertekenen na gunning.

Het garantiebedrag wordt gewoonlijk uitgedrukt als een percentage van de biedingsprijs, vaak tussen de twee en vijf procent. Voor contracten met een hoge waarde kan het garantiebedrag oplopen tot tienduizenden of honderdduizenden euro's. Inschrijvers dragen de kosten van de garantie, die worden betaald aan de uitgevende bank of verzekeraar. De kosten zijn doorgaans een klein percentage van het garantiebedrag per jaar en worden beschouwd als deel van de kosten voor het opstellen van het bod, die de inschrijver draagt ongeacht winst of verlies.

Zodra de aanbesteding is afgerond en het contract is ondertekend met de winnende inschrijver, worden de inschrijvingsgaranties teruggegeven aan alle inschrijvers. De winnende inschrijver kan, afhankelijk van de contractvoorwaarden, de inschrijvingsgarantie moeten vervangen door een prestatieborg (performance bond) die de contractuele uitvoering dekt. Niet-winnende inschrijvers ontvangen hun garanties automatisch terug zodra de standstill-periode is verstreken en het contract is getekend.

Wanneer inschrijvingsgaranties vereist zijn

Inschrijvingsgaranties komen het meest voor bij bouw-, infrastructuur- en andere kapitaalintensieve contracten waar de opdrachtgever sterke zekerheid wil dat inschrijvers zich committeren. De financiële verplichting die door de garantie wordt weergegeven, filtert lichtzinnige inschrijvers uit en zorgt ervoor dat uitsluitend serieuze deelnemers aan de aanbesteding deelnemen. Deze filtering is bijzonder waardevol bij complexe aanbestedingen waarbij de evaluatie-inspanning van de opdrachtgever aanzienlijk is.

Inschrijvingsgaranties zijn minder gebruikelijk bij dienstverleningscontracten en adviesopdrachten, waar het risico op terugtrekking lager is en de kosten van vervangende inschrijvers minder ernstig zijn. Veel kleine adviesopdrachten stellen helemaal geen garantie verplicht en vertrouwen in plaats daarvan op het reputatiebelang van de inschrijver om zijn/haar bieding na te komen. De beslissing om een inschrijvingsgarantie te eisen, hangt af van de contractwaarde, de kenmerken van de leveranciersmarkt en de risicotolerantie van de opdrachtgever.

In sommige rechtsgebieden en sectoren zijn inschrijvingsgaranties door de aanbestedingswetgeving verplicht voor contracten boven bepaalde waardedrempels. De richtlijnen van de Europese Unie verplichten geen inschrijvingsgaranties en laten de beslissing over aan nationale regels en individuele opdrachtgevers. Sommige EU-lidstaten hebben specifieke voorschriften voor werken of voor aanbestedingen boven bepaalde waarden. Inschrijvers moeten de regels in elk rechtsgebied en bij elk contracttype dat zij nastreven begrijpen.

Praktische overwegingen voor inschrijvers

Het verkrijgen van een inschrijvingsgarantie vereist vooruitplanning. Inschrijvers moeten relaties onderhouden met banken of verzekeringsmaatschappijen die garanties kunnen afgeven, en zij moeten kredietfaciliteiten of zekerheidsstellingen hebben om de uitgifte van de garantie te ondersteunen. Nieuwe inschrijvers hebben soms moeite om garanties te verkrijgen voor hun eerste grote aanbestedingen omdat zij niet over de kredietgeschiedenis beschikken die garantieverstrekkers prefereren.

De kosten van garanties zijn over het algemeen bescheiden als percentage van de contractwaarde, maar lopen op over meerdere biedingen. Een leverancier die actief is in markten met inschrijvingsgaranties betaalt garantiekosten op elk bod, ongeacht of hij wint of verliest. Geavanceerde inschrijvers verwerken garantiekosten in hun biedprijsstelling en in hun algehele biedeconomics. Inschrijvers die veel garanties aanvragen zonder voldoende contracten te winnen om de kosten te compenseren, zien hun uitgaven oplopen.

Veelvoorkomende problemen met inschrijvingsgaranties

• Late indiening van garanties, waarbij het garantiedocument na de indieningsdeadline binnenkomt en dit vaak tot uitsluiting leidt.
• Verkeerd garantietype of -formulering, waarbij het garantiedocument niet overeenkomt met het door de opdrachtgever vereiste sjabloon.
• Onvoldoende garantiebedrag, waarbij de garantie lager is dan het door de opdrachtgever gespecificeerde percentage van de biedingsprijs.
• Verlopen van de garantie voordat het contract is ondertekend, wat verlengingen vereist die inschrijvers mogelijk met hun uitgevende instellingen moeten onderhandelen.
• Geschillen over de vraag of de voorwaarden voor verbeurdverklaring van de garantie zijn vervuld, met name wanneer een inschrijver zich terugtrekt om redenen die hij of zij als gerechtvaardigd beschouwt.

Gerelateerde termen

• Prestatieborg (Performance Bond): de borg die de contractuele uitvoering dekt na gunning.
• Bodsgarantie (Bid Bond): een andere term voor inschrijvingsgarantie, veel gebruikt in Amerikaanse aanbestedingen.
• Bod (Bid): het aanbod dat de borg vergezelt.
• Inschrijving (Tender): het bredere documentenkader inclusief garanties.
• Standstill-periode (Standstill Period): de periode na gunning voordat garanties worden vrijgegeven.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.