Garancia e ofertës

Garancia e ofertës, e quajtur gjithashtu garanci e ofertimit në disa juridiksione, është një garanci financiare që ofertuesi paraqet me ofertën e tij për të treguar angazhimin për të respektuar ofertën nëse zgjidhet. Garancia konfiskohet në favor të autoritetit kontraktues nëse ofertuesi tërheq ofertën para vendimit për dhënie ose refuzon të hyjë në kontratë pas fitimit. Garancitë e ofertës mbrojnë blerësit nga furnizuesit që paraqesin oferta pa qëllim serioz, manipulojnë procesin e prokurimit, ose tërhiqen kur ndryshojnë kushtet komerciale.

Si funksionojnë garancitë e ofertës

Kur një tender kërkon një garanci, ofertuesit paraqesin garancinë bashkë me dokumentet e ofertës në afatin e dorëzimit. Garancia zakonisht emetohet nga një bankë ose kompani sigurimesh në emër të ofertuesit. Dokumenti i garancisë konfirmon se emetuesi do të paguajë një shumë të përcaktuar në favor të autoritetit kontraktues nëse ndodhin ngjarje të caktuara që aktivizojnë konfiskimin, si p.sh. tërheqja e ofertës nga ofertuesi ose refuzimi për të nënshkruar kontratën pas dhënies.

Shuma e garancisë zakonisht shprehet si përqindje e çmimit të ofertës, shpesh midis dy dhe pesë përqind. Për kontrata me vlerë të lartë, shuma e garancisë mund të arrijë dhjetëra ose qindra mijëra euro. Ofertuesit mbajnë kostot e garancisë, të cilat paguhen te banka ose siguruesi emetues. Kostoja është zakonisht një përqindje e vogël e shumës së garancisë për vit dhe trajtohet si një kosto përgatitore e ofertës që ofertuesi përballon pavarësisht nëse fiton apo humbet.

Pasi prokurimi përfundohet dhe kontrata nënshkruhet me ofertuesin fitues, garancitë e ofertës lirohen dhe kthehen te të gjithë ofertuesit. Ofertuesi fitues mund të ketë nevojë të zëvendësojë garancinë e ofertës me një garanci për përmbushje (performance bond) që mbulon dorëzimin e kontratës, në varësi të kushteve të kontratës. Ofertuesit e pasuksesshëm marrin garancitë e tyre mbrapsht automatikisht pasi përfundon periudha e pezullimit (standstill period) dhe kontrata nënshkruhet.

Kur kërkohen garancitë e ofertës

Garancitë e ofertës janë më të zakonshme në kontrata ndërtimi, infrastrukture dhe të tjera me intensitet kapitali ku blerësi dëshiron një sigurim të fortë të angazhimit të ofertuesit. Angazhimi financiar që përfaqëson garancia filtrin ofertuesit jo serioz dhe siguron që vetëm pjesëmarrësit serioz të angazhohen në prokurim. Ky filtrim është veçanërisht i vlefshëm për tendera kompleksë ku përpjekja e vlerësimit nga blerësi është substanciale.

Garancitë e ofertës janë më pak të zakonshme në kontratat e shërbimeve dhe angazhimet konsulente, ku rreziku i tërheqjes është më i ulët dhe kostoja e zëvendësimit të ofertuesve është më pak e rëndë. Shumë kontrata të vogla konsulence nuk kanë fare kërkesë për garanci, duke u mbështetur në vend të kësaj te interesi reputacional i ofertuesit për të respektuar ofertat e tij. Vendimi për të kërkuar një garanci ofertash varet nga vlera e kontratës, karakteristikat e tregut të furnizuesve dhe toleranca e rrezikut të blerësit.

Në disa juridiksione dhe sektorë, garancitë e ofertës janë të detyrueshme nga ligji i prokurimit për kontrata mbi pragje të përcaktuara vlerash. Direktivat e Bashkimit Europian (EU) nuk detyrojnë garancitë e ofertës, duke lënë vendimarrjen te rregullat kombëtare dhe blerësit individualë. Disa shtete anëtare të BE-së kanë kërkesa specifike për kontratat publike të punimeve ose për prokurime mbi vlera të caktuara. Ofertuesit duhet të kuptojnë rregullat në çdo juridiksion dhe lloj kontrate që ndjekin.

Për konsiderata praktike për ofertuesit

Sigurimi i një garancie ofertash kërkon planifikim paraprak. Ofertuesit duhet të ruajnë marrëdhënie me banka ose kompani sigurimesh që mund të emetojnë garanci, dhe duhet të kenë fasilitete krediti ose marrëveshje kolaterali për të mbështetur emetimin e garancisë. Ofertuesit e rinj herë pas here hasin vështirësi në sigurimin e garancive për tenderët e tyre të parë të mëdhenj sepse u mungon historia krediti që preferojnë emetuesit e garancive.

Kostoja e garancive është përgjithësisht e moderuar si përqindje e vlerës së kontratës, por ajo akumulohet nëpër tendere të shumta. Një furnizues aktiv në tregun e garancive paguan tarifa garancie për çdo ofertë, pavarësisht nëse fiton apo humbet. Ofertuesit e sofistikuar faktorëjnë kostot e garancive në çmimimin e ofertës dhe në ekonominë e përgjithshme të ofertimit. Ofertuesit që ndjekin shumë garanci pa fituar mjaft kontrata për të kompensuar kostot përballen me shpenzime akumuluese.

Çështje të zakonshme me garancitë e ofertës

• Dorëzimi i vonuar i garancive, ku dokumenti i garancisë arrin pas afatit të tenderit, shpesh duke sjellë diskualifikimin.
• Formati ose fjalët e gabuar të garancisë, ku dokumenti i garancisë nuk përputhet me modelin e kërkuar nga blerësi.
• Shumë e pamjaftueshme e garancisë, ku garancia është për më pak se përqindja e specifikuar nga blerësi e çmimit të ofertës.
• Skadimi i garancisë para se të nënshkruhet kontrata, duke kërkuar zgjatje që ofertuesit mund të kenë nevojë t'i negociojnë me emetuesit e tyre.
• Mosmarrëveshje mbi nëse janë përmbushur kushtet e konfiskimit të garancisë, veçanërisht kur një ofertues tërhiqet për arsye që ai i konsideron të drejtuara.

Termat e lidhur

• Garancia e përmbushjes së kontratës: garancia që mbulon dorëzimin e kontratës pas dhënies.
• Garanci e ofertimit: term tjetër për garancinë e ofertës, i zakonshëm në prokurimin në US.
• Oferta: oferta që shoqëron garancia.
• Tenderi: kuadri më i gjerë i dokumentacionit që përfshin garancitë.
• Periudha e pezullimit: periudha pas dhënies para se garancitë të lirohen.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.