Претходно известување (PIN)

Претходно известување (PIN) е официјално известување што го објавува договорното тело за да ја најави намерата да покрене постапка за јавна набавка во претстојна иднина. PIN-овите се регулиран инструмент според директивите за јавни набавки на Европската унија (EU) и еквивалентните рамки во Обединетото Кралство (UK) и други земји. Тие служат како рана предупредувачка информација за пазарот на добавувачи.

Purpose of a Prior Information Notice

PIN-овите им овозможуваат на договорните тела да го известат пазарот на добавувачи за претстојни можности за набавка многу порано од објавувањето на формалниот тендер. Ова рано предупредување им дава на добавувачите време за планирање, распоредување на ресурси, развој на партнерства и составување тимови за понуди. За сложени или специјализирани договори каде што времето за подготовка е критично, PIN-овите можат да бидат разликата помеѓу конкурентен пазар и мал број на понудувачи.

Покрај најавувањето на намерите, PIN-овите имаат и регулаторна функција. Според правото за јавни набавки на EU, објавувањето на PIN може да го скрати минималниот рок за одговор на подоцнежниот тендер. Договорно тело што објавува PIN најмалку 35 дена пред лансирањето на тендер може да го намали минималниот рок за одговор од 30 дена на 15 дена. Оваа процедурна предност ги прави PIN-овите привлечни за купувачите кои сакаат побрзо да поминат низ формалните фази.

PIN-овите понекогаш се користат како алтернативен повик за конкуренција. Во специфични околности, особено за подцентрални органи, PIN може сам по себе да ја иницира набавката, при што заинтересираните добавувачи одговараат директно на известувањето наместо да чекаат формален оглас за договор.

What a PIN typically contains

PIN-от ги идентификува договорното тело, го опишува планираното набавување во општи термини, укажува на проценетата вредност и дава очекувани временски рамки. Ниво на деталност е помалку отколку во целосен оглас за договор. Спецификациите, критериумите за евалуација и упатствата за поднесување обично не се вклучени во фазата на PIN затоа што купувачот сè уште ја финализира дизајнерската фаза на набавката.

Повеќето PIN-ови вклучуваат контакт информации за добавувачи кои сакаат да изразат интерес, да побараат дополнителни информации или да присуствуваат на настани за консултации со пазарот. Добавувачите кои одговараат на PIN-ови често добиваат корисен пристап во рана фаза до купувачот, што може да доведе до подобро разбирање на барањата кога ќе биде објавен формалниот тендер.

How suppliers should respond to a PIN

PIN-овите претставуваат можност, а не обврска. Добавувачите треба да ги следат PIN-овите во нивните таргет сектори и географии како дел од рутинска пазарна интелигенција. Кога ќе се појави релевантен PIN, добавувачот треба да ја разгледа стратешката вредност на претстојната можност и да одлучи дали да инвестира време во рана ангажираност.

Опции за ангажираност вклучуваат присуство на најавените настани за пазарна консултација, барање состанок со купувачот за дискусија за претстојната набавка и одговарање на било кои почетни прашања што ги поставува купувачот. Добавувачите кои се вклучуваат рано често градат односи кои влијаат на конечната спецификација на тендерот и ја подобруваат нивната веројатност за победа кога ќе дојде формалната фаза.

Следете релевантни PIN-ови систематски. Добавувач активен на повеќе пазари може да добие десетици PIN-ови секој месец. Филтрирање за вистинско вклопување, приоритизација според вредноста на договорот и стратешката важност, како и доделување одговорност за следење се сите критични практики за претворање на PIN-овите во работна листа (pipeline).

PINs in different jurisdictions

Во Европската унија (EU), PIN-овите се регулирани од директивите за јавни набавки и се објавуваат на Tenders Electronic Daily (TED). Секоја членка може да има дополнителни национални барања за објавување. Во Обединетото Кралство (UK), PIN-овите се објавуваат на Find a Tender Service за договори над прагот и на Contracts Finder за договори под прагот. Субстанцијалната функција е слична на режимот во EU.

Во други пазари, еквивалентот на PIN може да се нарекува Notice of Intent, Forecast Notice или едноставно Early Notice. Функцијата е слична низ системите дури и кога терминологијата се разликува. Меѓународните добавувачи што работат во повеќе јурисдикции треба да ги препознаат еквивалентните инструменти на секој пазар.

Related terms

• Contract Notice: формалното известување што ја отвора самата постапка за набавка.
• EOI: an Expression of Interest, често издаван заедно со или по PIN.
• RFI: a Request for Information за општа пазарна консултација.
• Market Consultation: пошироката практика на претендерски ангажман со добавувачи.
• TED: порталот на EU каде се објавуваат повеќето PIN-ови.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.