Пазарна консултација

Пазарната консултација е пракса на вклучување со пазарот на добавувачи пред започнување формална постапка за јавна набавка. Преку пазарна консултација, договорните органи собираат информации за достапните решенија, капацитетите на добавувачите, индикативни цени и пазарни трендови. Овие информации му помагаат на набавувачот да дизајнира поефикасна набавка, со реалистични спецификации, соодветни рокови и критериуми за доделување кои одразуваат што пазарот може навистина да испорача. Современото право за јавни набавки на ЕУ (EU) експлицитно го дозволува и ги поттикнува пазарните консултации, под услов тие да се спроведуваат транспарентно и да не ја нарушуваат конкуренцијата.

Зошто пазарните консултации се важни

Постапките за набавка дизајнирани без влез од пазарот често не успеваат. Спецификациите може да бараат нешта што ниту еден добавувач не може да ги испорача. Роковите може да бидат премногу кратки за реалистичен одговор. Критериумите за доделување може да не ги отсликуваат вистинските фактори на разликување на пазарот. Резултатот е слаба конкуренција, слаби понуди или дури откажани набавки. Пазарната консултација ги намалува овие ризици со тоа што го основа дизајнот на набавката на реалноста на пазарот.

Од перспектива на добавувачот, пазарната консултација обезбедува рана видливост на претстојни можности и шанса да влијае на дизајнот на набавката. Добавувачите кои активно учествуваат во пазарните консултации често го обликуваат конечниот тендер за да ги отсликаат своите силни страни, создавајќи конкурентска предност долго пред да започне формалната постапка за набавка. Ова претходно ангажирање е една од највлијателните активности во комерцијалната стратегија за бизнис кон државни субјекти (B2G).

Пазарната консултација исто така има придобивки за поширокиот пазар на добавувачи. Со рано откривање на потребите на набавувачот, консултациите им овозможуваат на добавувачите да се подготват стратешки, да ги распоредија ресурсите и да развијат партнерства. Пазарите каде што набавувачите систематски спроведуваат консултации имаат тенденција да бидат поефикасни и поконкурентни од оние каде што набавувачите работат во тајност до објавувањето на формалниот тендер.

Форми на пазарни консултации

Пазарните консултации имаат неколку форми. Барањата за информации (Request for Information, RFI) се наједноставни, при што набавувачот објавува известување или испраќа прашалници до познати добавувачи барајќи мислења за конкретни теми. Добавувачите одговараат писмено, споделувајќи информации за своите капацитети, пазарните трендови и препорачани пристапи. Набавувачот ги собира одговорите за да го информира дизајнот на набавката.

Средбите еден на еден обезбедуваат подлабоко вклучување. Набавувачот се среќава индивидуално со избрани добавувачи за да дискутира специфични аспекти на претстојната набавка. Овие средби овозможуваат доверливо дискутирање за капацитетите и пристапите на добавувачите, но исто така носат ризици од нееднакво постапување ако не се спроведуваат внимателно. Модерното право за јавни набавки бара информациите споделени со еден добавувач да бидат достапни и за другите каде што е соодветно.

Индустриските денови и саемите за добавувачи се поголеми консултации каде набавувачот се ангажира со повеќе добавувачи истовремено. Овие настани обично вклучуваат презентации од набавувачот за претстојните потреби, панел-дискусии за прашања од пазарот и можности за мрежно поврзување за претставници на добавувачи и набавувачи. Индустриските денови добро функционираат за набавки со висока вредност или стратешко значење каде значајното вклучување на добавувачи ја оправдува инвестицијата.

Документите "Барање за информации" (Request for Information, RFI) и известувањата за изразување на интерес (Expression of Interest, EOI) се формални верзии на пазарната консултација, со структуриран одговор на добавувачите на дефинирани прашања. Овие документи создаваат јасен запис за процесот на консултација и можат да се користат како референца во конечната набавка за да се покаже како влезот од добавувачите го обликувал дизајнот.

Правила кои ги регулираат пазарните консултации

Директивите за јавни набавки од 2014 година на ЕУ (EU) експлицитно го дозволуваат спроведувањето пазарни консултации пред започнување на постапката за набавка. Директивите бараат консултациите да се спроведуваат транспарентно и да не резултираат со неправедни конкурентски предности за учесничките фирми. Информациите споделени со еден добавувач за време на консултацијата мора да бидат ставени на располагање на сите понудувачи во текот на формалната набавка, обезбедувајќи дека учесниците во консултацијата не добиваат илегални предности.

Добавувачите кои учествуваат во пазарните консултации не се автоматски исклучени од понатамошната набавка. Напротив: консултацијата има за цел да го информира дизајнот на набавката, и исклучувањето на учесниците во консултациите би ја поништила целта. Сепак, договорните органи мора да преземат мерки за да обезбедат дека консултацијата не создава искривувања, како што е ставање на резултатите од консултацијата на располагање на сите понудувачи и прилагодување на роковите ако раното учество им дало значајна информациска предност на некои добавувачи.

Гранцата помеѓу легитимната консултација и недозволеното предходно ангажирање понекогаш е предмет на контроверзии. Судската пракса на ЕУ (EU) разви стандарди за кога консултацијата преминува во нарушување на конкуренцијата, со фокус на фактори како што се длабочината на вклученоста на добавувачите во развојот на спецификациите, времето на консултацијата во однос на лансирањето на набавката и ширината на учеството на добавувачите. Набавувачите и добавувачите активни во консултациите треба да ги разберат овие стандарди и да го дизајнираат своето вклучување соодветно.

Стратешки размислувања за набавувачите и добавувачите

За набавувачите, прашањето е кога и како да се консултираат. Рутинските набавки често имаат мало или никакво барање за консултација затоа што пазарот е добро разбрани и стандардните спецификации функционираат. Комплексните или иновативните набавки значително користат од консултација бидејќи набавувачот не може да дизајнира ефективна набавка без влез од пазарот. Изборот на форма на консултација, добавувачите со кои ќе се ангажира и пристапот кон документацијата сите бараат внимателно планирање.

За добавувачите, прашањето е на кои консултации да учествуваат. Активното учество во консултациите е скапо во време и ресурси, особено за средби еден на еден и индустриски денови. Добавувачите треба да ги приоритетизираат консултациите кои се во согласност со нивниот стратешки фокус и каде нивниот влез може да влијае на исходот. Софистицираните добавувачи одржуваат системи за следење на консултациите што ги идентификуваат можностите, распределуваат ресурси за учество и ги бележат увиде за идната подготовка на понуди.

Отбележување на затворањето на Фаза 1

Пазарната консултација е педесеттиот и последен термин во Фаза 1 од овој речник. Термините опфатени досега го утврдуваат основниот вокабулар на јавните набавки: документацијата, постапките, методологиите за евалуација, финансиските заштити и контролите за интегритет. Заедно, овие педесет термини ја покриваат целокупната животна фаза на набавката од ангажманот со пазарот преку подготовката на понудата, евалуацијата, доделувањето и управувањето со договорот. Фаза 2 се надградува врз оваа основа со терминологија специфична за ЕУ, типови набавувачи, категории добавувачи и прашања за усогласеност. Фаза 3 се проширува на терминот специфични за земјите во двадесет и петте пазари каде што оперира Otnox.

Поврзани термини

• RFI: формален документ за пазарна консултација (Request for Information, RFI).
• PIN: претходно известување (Prior Information Notice, PIN) кое често сигнализира претстојни консултации.
• EOI: изразување на интерес (Expression of Interest, EOI) што само по себе е форма на консултација.
• Tender Documents: документите за набавка што следат по консултацијата.
• Procurement Compliance: рамката што го регулира однесувањето при консултациите.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.