PIN (Njoftim Paraprak i Informacionit)

Njoftim Paraprak i Informacionit (PIN) është një njoftim zyrtar që autoriteti kontraktues publikon për të sinjalizuar që ka ndërmend të nisë një procedurë prokurimi në të ardhmen e afërt. PIN-et janë një instrument i rregulluar sipas direktivave të prokurimit të Bashkimit Evropian (EU) dhe kornizave ekuivalente në Mbretërinë e Bashkuar dhe vende të tjera. Ato shërbejnë si paralajmërim i hershëm për tregun e furnitorëve.

Qëllimi i Njoftimit Paraprak të Informacionit

PIN-et u lejojnë autoriteteve kontraktues të njoftojnë tregun e furnitorëve për mundësi prokurimi që do të vijnë shumë përpara se të publikohet tenderi formal. Ky paralajmërim i hershëm i jep furnitorëve kohë për të planifikuar, alokuar burime, zhvilluar partneritete dhe përgatitur skuadrat e ofertimit. Për kontrata komplekse ose të specializuara ku koha e përgatitjes është kritike, PIN-et mund të bëjnë ndryshimin midis një tregu konkurrues dhe një fushe të varfër ofertuesish.

Përveç sinjalizimit të qëllimit, PIN-et gjithashtu shërbejnë një funksion rregullator. Nën ligjin e prokurimit të BE-së, publikimi i një PIN-i mund të shkurtrojë periudhat minimale kohore për tenderin përfundimtar. Një autoritet kontraktues që publikon një PIN të paktën 35 ditë para nisjes së një tenderi mund të ulet kohën minimale të përgjigjes për tenderin nga 30 ditë në 15 ditë. Ky përfitim procedurial e bën përdorimin e PIN-it tërheqës për blerësit që dëshirojnë të lëvizin shpejt përmes fazave formale.

PIN-et herë pas here përdoren si thirrje alternative për konkurrencë. Në rrethana të veçanta, veçanërisht për autoritetet nënqendrore, një PIN mund të nxisë vetë një prokurim, me furnitorët e interesuar që i përgjigjen drejtpërdrejt njoftimit në vend që të presin për një njoftim formal të kontratës.

Çfarë përmban zakonisht një PIN

Një PIN identifikon autoritetin kontraktues, përshkruan prokurimin e planifikuar në terma të përgjithshëm, tregon vlerën e vlerësuar dhe jep afatet e pritshme. Niveli i detajeve është më i ulët se në një njoftim të plotë për kontratë. Specifikimet, kriteret e vlerësimit dhe udhëzimet për dorëzim zakonisht nuk përfshihen në fazën e PIN-it sepse blerësi ende po finalizon dizajnin e prokurimit.

Shumica e PIN-eve përfshijnë informacion kontakti për furnitorët që dëshirojnë të shprehin interes, të kërkojnë informacion shtesë ose të marrin pjesë në ngjarje konsultimi me tregun. Furnitorët që i përgjigjen PIN-eve shpesh fitojnë akses të dobishëm në fazën e hershme tek blerësi, gjë që mund të përkthehet në një kuptim më të mirë të kërkesave kur publikohet tenderi formal.

Si duhet të përgjigjen furnitorët ndaj një PIN-i

PIN-et janë një mundësi, jo një detyrim. Furnitorët duhet të monitorojnë PIN-et në sektorët dhe gjegrafitë e synuara si pjesë e inteligjencës rutinë të tregut. Kur shfaqet një PIN i rëndësishëm, furnitori duhet të vlerësojë vlerën strategjike të mundësisë së ardhshme dhe të vendosë nëse do të investojë kohë në angazhim të hershëm.

Opsionet e angazhimit përfshijnë pjesëmarrjen në ndonjë ngjarje konsultimi të tregut të shpallur, kërkimin e një takimi me blerësin për të diskutuar prokurimin e ardhshëm dhe përgjigjen ndaj pyetjeve paraprake që blerësi mund të parashtrojë. Furnitorët që angazhohen herët shpesh ndërtojnë marrëdhënie që ndikojnë në specifikimin përfundimtar të tenderit dhe përmirësojnë probablitetin e fitimit kur arrin faza formale.

Ndjekni sistematikisht PIN-et relevante. Një furnitor aktiv në shumë tregje mund të marrë dhjetëra PIN-e çdo muaj. Filtrimi për përshtatje të vërtetë, prioritizimi sipas vlerës së kontratës dhe rëndësisë strategjike, dhe përcaktimi i përgjegjësisë për ndjekje janë praktika thelbësore për konvertimin e PIN-eve në pipeline.

PIN-et në juridiksione të ndryshme

Në Bashkimin Evropian, PIN-et rregullohen nga direktivat e prokurimit publik dhe publikohen në Gazetën Elektronike të Tenderëve (TED). Çdo shtet anëtar mund të ketë kërkesa shtesë kombëtare për publikim. Në Mbretërinë e Bashkuar, PIN-et publikohen në Find a Tender Service për kontratat mbi kufirin dhe në Contracts Finder për kontratat nën kufirin. Funksioni substancial është i ngjashëm me regjimin e BE-së.

Në tregje të tjera, ekuivalenti i një PIN-i mund të quhet Notice of Intent, Forecast Notice ose thjesht Early Notice. Funksioni është i ngjashëm nëpër sisteme edhe kur terminologjia ndryshon. Furnitorët ndërkombëtarë që operojnë në më shumë juridiksione duhet të njohin instrumentet ekuivalente në secilin treg.

Termat e lidhur

• Njoftim për kontratë: njoftimi formal që hap prokurimin.
• Shprehje Interesi (EOI): shpesh lëshohet së bashku me ose pas një PIN-i.
• Kërkesë për Informacion (RFI): një kërkesë për informacion për konsultim të përgjithshëm të tregut.
• Konsultim i Tregut: praktika më e gjerë e përfshirjes së furnitorëve para tenderit.
• Gazeta Elektronike e Tenderëve (TED): porta e Bashkimit Evropian (EU) ku publikohen shumica e PIN-ave.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.