Vorinformation (PIN)

Eine Vorinformation (Prior Information Notice, PIN) ist eine amtliche Mitteilung, die eine Vergabestelle veröffentlicht, um ihre Absicht zu signalisieren, in absehbarer Zukunft ein Vergabeverfahren einzuleiten. PINs sind ein reguliertes Instrument im Rahmen der Vergaberichtlinien der Europäischen Union (EU) und entsprechender Regelungen im Vereinigten Königreich (UK) und anderen Ländern. Sie dienen dem Liefermarkt als Frühwarnung.

Eine Vorinformation (Prior Information Notice, PIN) ist eine amtliche Mitteilung, die eine Vergabestelle veröffentlicht, um ihre Absicht zu signalisieren, in absehbarer Zukunft ein Vergabeverfahren einzuleiten. PINs sind ein reguliertes Instrument im Rahmen der Vergaberichtlinien der Europäischen Union (EU) und entsprechender Regelungen im Vereinigten Königreich (UK) und anderen Ländern. Sie dienen dem Liefermarkt als Frühwarnung.

Zweck einer Vorinformation

PINs ermöglichen es Vergabestellen, den Liefermarkt bereits lange vor der Veröffentlichung der formalen Ausschreibung auf bevorstehende Beschaffungsmöglichkeiten aufmerksam zu machen. Diese Frühwarnung gibt Lieferanten Zeit, zu planen, Ressourcen zuzuweisen, Partnerschaften zu entwickeln und Angebotsmannschaften vorzubereiten. Bei komplexen oder spezialisierten Aufträgen, bei denen Vorbereitungszeit kritisch ist, können PINs über einen wettbewerbsfähigen Markt oder ein geringes Bietfeld entscheiden.

Über die Signalisierung der Absicht hinaus erfüllen PINs auch eine regulatorische Funktion. Nach dem Vergaberecht der Europäischen Union (EU) kann die Veröffentlichung einer PIN die Mindestfristen für die spätere Ausschreibung verkürzen. Eine Vergabestelle, die mindestens 35 Tage vor Einleitung einer Ausschreibung eine PIN veröffentlicht, kann die minimale Angebotsfrist von 30 Tagen auf 15 Tage reduzieren. Dieser verfahrensrechtliche Vorteil macht PINs für Auftraggeber attraktiv, die zügig durch die formalen Phasen gehen möchten.

PINs werden manchmal als alternativer Aufruf zum Wettbewerb verwendet. In bestimmten Fällen, insbesondere bei dezentralen Stellen, kann eine PIN selbst ein Vergabeverfahren einleiten, wobei interessierte Lieferanten direkt auf die Bekanntmachung reagieren, anstatt auf eine formale Vertragsbekanntmachung zu warten.

Inhalt einer typischen Vorinformation

Eine PIN benennt die Vergabestelle, beschreibt die geplante Beschaffung in allgemeinen Zügen, gibt den geschätzten Auftragswert an und nennt erwartete Zeitpläne. Der Detaillierungsgrad ist geringer als bei einer vollständigen Vertragsbekanntmachung. Spezifikationen, Auswahl- und Bewertungkriterien sowie Einreichungsanweisungen sind in der Regel nicht in einer PIN enthalten, da der Auftraggeber das Vergabedesign noch finalisiert.

Die meisten PINs enthalten Kontaktdaten für Lieferanten, die ihr Interesse bekunden, zusätzliche Informationen anfordern oder an Marktkonsultationen teilnehmen möchten. Lieferanten, die auf PINs reagieren, erhalten oft nützlichen Zugang zur frühen Projektphase beim Auftraggeber, was zu einem besseren Verständnis der Anforderungen führen kann, wenn die formale Ausschreibung veröffentlicht wird.

Wie Lieferanten auf eine PIN reagieren sollten

PINs sind eine Chance, keine Verpflichtung. Lieferanten sollten PINs in ihren Zielbranchen und -regionen als Teil der routinemäßigen Marktbeobachtung verfolgen. Wenn eine relevante PIN erscheint, sollte der Lieferant den strategischen Wert der bevorstehenden Möglichkeit prüfen und entscheiden, ob er in eine frühzeitige Einbindung investieren will.

Mögliche Formen der Einbindung sind die Teilnahme an angekündigten Marktkonsultationen, die Anforderung eines Treffens mit dem Auftraggeber zur Diskussion der bevorstehenden Beschaffung und die Beantwortung etwaiger Vorabfragen des Auftraggebers. Lieferanten, die frühzeitig aktiv werden, bauen häufig Beziehungen auf, die die spätere Leistungsbeschreibung beeinflussen und ihre Gewinnwahrscheinlichkeit bei der formalen Phase verbessern.

Verfolgen Sie relevante PINs systematisch. Ein in mehreren Märkten aktiver Lieferant kann Dutzende PINs pro Monat erhalten. Filterung auf passende Gelegenheiten, Priorisierung nach Vertragswert und strategischer Bedeutung sowie die Zuweisung von Verantwortlichkeiten für Nachverfolgung sind entscheidende Praktiken, um PINs in eine Auftrags-Pipeline zu überführen.

PINs in verschiedenen Rechtsordnungen

In der Europäischen Union werden PINs durch die öffentlichen Vergaberichtlinien geregelt und auf Tenders Electronic Daily (TED) veröffentlicht. Jedes Mitgliedsland kann zusätzliche nationale Veröffentlichungspflichten haben. Im Vereinigten Königreich werden PINs für oberhalb der Schwellenwerte liegende Aufträge auf Find a Tender Service und für unterhalb der Schwellenwerte auf Contracts Finder veröffentlicht. Die wesentliche Funktion ist der EU-Regelung ähnlich.

In anderen Märkten kann das Äquivalent einer PIN als Notice of Intent, Forecast Notice oder einfach Early Notice bezeichnet werden. Die Funktion ist systemübergreifend ähnlich, auch wenn die Terminologie variiert. Internationale Lieferanten, die in mehreren Rechtsordnungen tätig sind, müssen die entsprechenden Instrumente in jedem Markt erkennen.

Verwandte Begriffe

• Contract Notice: die formelle Bekanntmachung, die das eigentliche Vergabeverfahren eröffnet.
• EOI: eine Expression of Interest (Interessensbekundung), die häufig zusammen mit oder nach einer Vorinformation veröffentlicht wird.
• RFI: eine Request for Information (Informationsanfrage) zur allgemeinen Marktkonsultation.
• Market Consultation: die umfassendere Praxis der Vorab-Bieterbeteiligung (Marktkonsultation).
• TED: das EU-Portal, auf dem die meisten PINs veröffentlicht werden.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.