Procedura e Hapur

Procedura e hapur është procedura më e zakonshme e prokurimit publik në Bashkimin Evropian (EU) dhe në shumicën e kornizave moderne të prokurimit. Sipas procedurës së hapur, çdo furnizues i kualifikuar mund të dorëzojë një ofertë drejtpërdrejt në përgjigje të një njoftimi të publikuar për kontratë pa kaluar më parë një fazë paraprake të kualifikimit. Procedura quhet e hapur sepse porta për pjesëmarrje është e hapur për të gjithë furnizuesit e interesuar që në fillim. Procedura e hapur është zgjedhja standarde për prokurime rutinë kur blerësi pret interes konkurrues nga një treg i njohur.

How the open procedure works

Procedura e hapur nis me publikimin e një njoftimi për kontratë. Njoftimi përmban të gjitha informacionet e nevojshme që lejojnë furnizuesit të vlerësojnë mundësinë dhe të përgatisin një ofertë, përfshirë objektin e kontratës, vlerësimin e përafërt, kriteret e vlerësimit dhe afatin e dorëzimit. Njoftimit i bashkohen dokumentet e plota të tenderit, të cilat furnizuesit mund të shkarkojnë dhe shqyrtojnë.

Furnizuesit që vendosin të marrin pjesë përgatisin dhe dorëzojnë ofertat e tyre brenda afatit. Nuk ka një fazë të veçantë kualifikimi. Çdo ofertë vlerësohet si një paketë e plotë, që mbulon si kualifikimet e furnizuesit ashtu edhe ofertën substantuale. Autoriteti kontraktor hap të gjitha ofertat e dorëzuara pas afatit, i vlerëson ato kundrejt kritereve të publikuara dhe zgjedh fituesin.

Afatet standarde për procedurat e hapura përcaktohen nga direktivat e BE-së (EU directives) dhe rregullat kombëtare. Për kontratat mbi pragun në BE, periudha minimale e tenderimit është 35 ditë nga publikimi i njoftimit për kontratë. Kjo mund të zvogëlohet në 15 ditë nëse më herët është publikuar një Njoftim i Mëparshëm të Informacionit (Prior Information Notice) ose në 10 ditë në raste të vërteta urgjence. Shumica e procedurave të hapura në praktikë zgjasin 35 deri në 60 ditë, duke u dhënë furnizuesve kohë të arsyeshme për të përgatitur oferta cilësore.

When the open procedure is the right choice

Procedura e hapur është e përshtatshme për shumicën e prokurimeve standarde ku blerësi pret disa furnizues të kualifikuar në treg. Procedura është e thjeshtë, transparente dhe e parashikueshme. Blerësit dinë çfarë të presin dhe furnizuesit dinë si të marrin pjesë. Procedura e hapur gjithashtu jep prova të forta të konkurrencës sepse kushdo mund të ofrojë, duke përmbushur si kërkesat ligjore ashtu edhe aspektet politike për shpenzimet publike.

Procedura e hapur është më pak e përshtatshme kur tregu i furnizuesve është shumë i specializuar ose përfshin pak pjesëmarrës të kualifikuar. Në raste të tilla, procedura e hapur mund të tërheqë shumë oferta me cilësi të ulët që konsumojnë burime vlerësimi pa sjellë konkurrencë të vërtetë. Procedura e hapur është gjithashtu më pak e përshtatshme për kontrata shumë komplekse ku blerësi ka nevojë të komunikojë me ofertuesit gjatë prokurimit për të rafinuar kërkesat. Prokurimet komplekse zakonisht përdorin procedura të kufizuara (Restricted Procedure), dialog konkurrues (Competitive Dialogue) ose procedura të negocijuara (Negotiated Procedure).

Konsideratat e kostos ndikojnë gjithashtu zgjedhjen. Procedura e hapur në përgjithësi është më e lirë për blerësin për t'u administruar sepse nuk ka një fazë të veçantë kualifikimi. Procedura është më e shtrenjtë për furnizuesit në total pasi të gjithë furnizuesit e interesuar përgatisin oferta të plota pa filtrim paraprak. Në tregje të specializuara ku çdo ofertë është e kushtueshme për t'u përgatitur, procedura e hapur mund të jetë e shpërdorueshme nga pikëpamja e furnizuesve.

How suppliers approach the open procedure

Furnizuesit qasen ndaj procedurës së hapur me një vendim të qartë për të paraqitur ose jo ofertë (bid-or-no-bid decision) herët në proces. Duke qenë se nuk ka një fazë kualifikimi të ndarë për të filtruar fushën, furnizuesi duhet të vendosë shpejt nëse do të angazhojë burime për një ofertë të plotë ose do ta heqë dorë nga mundësia. Vendimi bazohet në përshtatjen strategjike, probabilitetin e fitimit, vlerën e kontratës dhe burimet e kërkuara për të përgatitur një dorëzim konkurrues.

Pasi të jetë angazhuar, furnizuesi përgatit një ofertë të plotë që adreson si kriteret e kualifikimit ashtu edhe kriteret substantuale të vlerësimit. Paketa e plotë e ofertës zakonisht është më e hollësishme se ajo që do të ishte e nevojshme në një procedurë të kufizuar, ku kualifikimi vlerësohet veçmas. Kjo do të thotë se furnizuesit në procedurat e hapura investojnë më shumë përpjekje paraprake, por përballojnë më pak kompleksitet procedural.

Open procedure trends across EU member states

Shtetet e ndryshme anëtare të BE-së (EU) shfaqin modele të ndryshme përdorimi të procedurës së hapur. Disa vende me sisteme të zhvilluara të prokurimit përdorin procedurën e hapur për shumicën e kontratave mbi pragun. Të tjerat mbështeten më shumë te procedurat e kufizuara ose marrëveshjet kuadër (Framework Agreement), të cilat përfshijnë faza kualifikimi ose kontrata master. Tendenca në vitet e fundit ka qenë një rënie e lehtë e procedurave të hapura të pastër dhe një rritje e përkatëse e marrëveshjeve kuadër, që kombinojnë disa elemente të kualifikimit me garat e mëvonshme të vogla.

Related terms

• Procedura e Kufizuar (Restricted Procedure): procedurë alternative me një fazë të veçantë kualifikimi.
• Procedura e Negocimit (Negotiated Procedure): një procedurë me dialog dhe negociata.
• Dialogu Konkurrues (Competitive Dialogue): një procedurë për kërkesa shumë komplekse.
• Marrëveshje Kuadër (Framework Agreement): një strukturë alternative që kombinon kualifikimin me konkurrencën më vonë.
• Oferta (Tender): dokumenti i dorëzuar nën procedurën e hapur.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.