Odprti postopek

Odprti postopek je najpogostejši postopek javnega naročanja v Evropski uniji (EU) in v večini sodobnih sistemov javnega naročanja. V odprtem postopku lahko vsak ustrezno kvalificiran ponudnik neposredno odda ponudbo kot odgovor na objavljen razpis, brez vnaprejšnje predkvalifikacijske faze. Postopek se imenuje odprti, ker je možnost sodelovanja od začetka odprta vsem zainteresiranim ponudnikom. Odprti postopek je privzeta izbira za rutinska naročila, kjer naročnik pričakuje konkurenčni interes iz znanega trga.

Kako deluje odprti postopek

Odprti postopek se začne z objavo razpisa. Razpis vsebuje vse informacije, potrebne, da ponudniki ocenijo priložnost in pripravijo ponudbo, vključno s predmetom pogodbe, ocenjenim vrednostnim zneskom, merili za ocenjevanje in rokom za oddajo. K razpisu je priložena popolna razpisna dokumentacija, ki si jo lahko ponudniki prenesejo in pregledajo.

Ponudniki, ki se odločijo sodelovati, pripravijo in oddajo svoje ponudbe do roka. Ni ločene faze za kvalifikacijo. Vsako ponudbo se oceni kot celovit paket, ki zajema tako kvalifikacije ponudnika kot tudi vsebinsko ponudbo. Naročnik odpre vse oddane ponudbe po izteku roka, jih oceni glede na objavljena merila in izbere zmagovalca.

Standardni časovni okviri za odprte postopke so določeni z direktivami EU in nacionalnimi pravili. Za pogodbe nad pragom v EU je minimalni rok za oddajo ponudb 35 dni od objave razpisa. Ta rok se lahko skrajša na 15 dni, če je bilo prej objavljeno obvestilo o predhodnih informacijah (PIN), ali na 10 dni v resničnih primerih nujnosti. Večina odprtih postopkov v praksi poteka v obdobju od 35 do 60 dni, kar ponudnikom omogoča razumen čas za pripravo kakovostnih ponudb.

Kdaj je odprti postopek primeren

Odprti postopek je primeren za večino standardnih naročil, kjer naročnik pričakuje več ustrezno kvalificiranih ponudnikov na trgu. Postopek je preprost, pregleden in predvidljiv. Naročniki vedo, kaj lahko pričakujejo, ponudniki pa vedo, kako sodelovati. Odprti postopek prav tako zagotavlja močan dokaz konkurence, saj lahko vsak odda ponudbo, kar zadovoljuje tako pravne zahteve kot politično pojavnost pri javni porabi.

Odprti postopek je manj primeren, ko je trg ponudnikov zelo specializiran ali vključuje le nekaj ustreznih udeležencev. V takih primerih lahko odprti postopek privabi veliko nizkokakovostnih ponudb, ki porabijo vire za ocenjevanje, ne da bi prinesle smiselno konkurenco. Odprti postopek je prav tako manj primeren za zelo kompleksne pogodbe, kjer mora naročnik med postopkom komunicirati s ponudniki za izpopolnitev zahtev. Za kompleksne nabave se običajno uporabljajo omejeni postopki, konkurenčni dialog ali pogajalski postopki.

Tudi stroški vplivajo na izbiro. Odprti postopek je za naročnika na splošno cenejši za upravljanje, ker ni ločene faze kvalifikacije. Postopek je v agregatu bolj drag za ponudnike, ker vsi zainteresirani ponudniki pripravijo celovite ponudbe brez predhodnega presejanja. Na specializiranih trgih, kjer je priprava vsake ponudbe draga, je odprti postopek lahko za ponudnike potratna rešitev.

Kako ponudniki pristopajo k odprtemu postopku

Ponudniki se k odprtemu postopku običajno odločijo zgodaj v procesu, ali bodo vložili ponudbo ali ne (bid-or-no-bid odločitev). Ker ni faze kvalifikacije, ki bi omejila število, se mora ponudnik hitro odločiti, ali bo vložil vire za pripravo celovite ponudbe ali opustil priložnost. Odločitev temelji na strateški ustreznosti, verjetnosti zmage, vrednosti pogodbe in virih, potrebnih za pripravo konkurenčne prijave.

Ko se ponudnik odloči za sodelovanje, pripravi popolno ponudbo, ki zajema tako kvalifikacijska merila kot tudi merila za vsebinsko ocenjevanje. Celoten paket ponudbe je običajno bolj obsežen kot pri omejenem postopku, kjer se kvalifikacije ocenjujejo ločeno. To pomeni, da ponudniki v odprtih postopkih vložijo več začetnega truda, vendar se soočajo z manj proceduralno zapletenostjo.

Trendi uporabe odprtega postopka v državah članicah EU

Različne države članice EU kažejo različne vzorce uporabe odprtega postopka. Nekatere države z zrelimi sistemi javnega naročanja uporabljajo odprti postopek za znatno večino pogodb nad pragom. Druge se bolj zanašajo na omejene postopke ali okvirne pogodbe, ki vključujejo faze kvalifikacije ali glavne pogodbe. V zadnjih letih je opazen rahli upad povsem odprtih postopkov in sorazmeren porast okvirnih pogodb, ki združujejo nekatere elemente kvalifikacije z nadaljnjimi mini-natečaji.

Sorodni izrazi

• Omejeni postopek: alternativni postopek s posebej ločeno predkvalifikacijsko fazo.
• Pogajalski postopek: postopek z dialogom in pogajanji.
• Konkurenčni dialog: postopek za zelo kompleksne zahteve.
• Okvirna pogodba: alternativna struktura, ki združuje kvalifikacijo z nadaljnjo konkurenco.
• Ponudba: dokument, oddan v okviru odprtega postopka.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.