Offenes Verfahren

Das offene Verfahren ist das am häufigsten verwendete Vergabeverfahren in der Europäischen Union (EU) und in den meisten modernen Vergabesystemen. Beim offenen Verfahren kann jeder qualifizierte Anbieter unmittelbar als Reaktion auf eine veröffentlichte Bekanntmachung ein Angebot einreichen, ohne zuvor eine Qualifikationsstufe zu durchlaufen. Das Verfahren heißt offen, weil die Teilnahme von Anfang an allen interessierten Anbietern offensteht. Das offene Verfahren ist die Standardwahl für Routinevergaben, bei denen der Auftraggeber mit konkurrenziellem Interesse aus einem bekannten Markt rechnet.

Das offene Verfahren ist das am häufigsten verwendete Vergabeverfahren in der Europäischen Union (EU) und in den meisten modernen Vergabesystemen. Beim offenen Verfahren kann jeder qualifizierte Anbieter unmittelbar als Reaktion auf eine veröffentlichte Bekanntmachung ein Angebot einreichen, ohne zuvor eine Qualifikationsstufe zu durchlaufen. Das Verfahren heißt offen, weil die Teilnahme von Anfang an allen interessierten Anbietern offensteht. Das offene Verfahren ist die Standardwahl für Routinevergaben, bei denen der Auftraggeber mit konkurrenziellem Interesse aus einem bekannten Markt rechnet.

Wie das offene Verfahren funktioniert

Das offene Verfahren beginnt mit der Veröffentlichung einer Bekanntmachung. Die Bekanntmachung enthält alle Informationen, die Anbieter benötigen, um die Gelegenheit zu bewerten und ein Angebot vorzubereiten, einschließlich des Vertragsgegenstands, des geschätzten Werts, der Bewertungskriterien und der Einreichungsfrist. Der Bekanntmachung sind die vollständigen Ausschreibungsunterlagen beigefügt, die Anbieter herunterladen und prüfen können.

Anbieter, die sich zur Teilnahme entscheiden, bereiten ihre Angebote vor und reichen sie fristgerecht ein. Es gibt keine separate Qualifikationsstufe. Jedes Angebot wird als vollständiges Paket bewertet, das sowohl die Qualifikation des Anbieters als auch das inhaltliche Angebot abdeckt. Die Vergabestelle öffnet nach Ablauf der Frist alle eingegangenen Angebote, bewertet sie anhand der veröffentlichten Kriterien und wählt den Gewinner aus.

Standardfristen für offene Verfahren sind durch EU-Richtlinien und nationale Vorschriften definiert. Für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte beträgt die Mindestfrist 35 Tage ab Veröffentlichung der Bekanntmachung. Diese kann auf 15 Tage verkürzt werden, wenn zuvor eine Vorabinformation (Prior Information Notice, PIN) veröffentlicht wurde, oder auf 10 Tage in Fällen echter Dringlichkeit. In der Praxis dauern die meisten offenen Verfahren 35 bis 60 Tage, sodass Anbieter angemessene Zeit zur Vorbereitung qualitativ hochwertiger Angebote haben.

Wann das offene Verfahren die richtige Wahl ist

Das offene Verfahren eignet sich für die meisten Standardvergaben, bei denen der Auftraggeber mehrere qualifizierte Anbieter im Markt erwartet. Das Verfahren ist unkompliziert, transparent und berechenbar. Auftraggeber wissen, was sie erwarten können, und Anbieter wissen, wie sie teilnehmen. Das offene Verfahren liefert außerdem starke Nachweise von Wettbewerb, da jeder bieten kann, und erfüllt damit sowohl rechtliche Anforderungen als auch die politische Optik bei öffentlichen Ausgaben.

Das offene Verfahren ist weniger geeignet, wenn der Anbietermarkt hochspezialisiert ist oder nur wenige qualifizierte Teilnehmer umfasst. In solchen Fällen kann das offene Verfahren viele minderwertige Angebote anziehen, die Bewertungskapazitäten binden, ohne einen sinnvollen Wettbewerb zu erzeugen. Das offene Verfahren ist auch weniger geeignet für sehr komplexe Verträge, bei denen der Auftraggeber während des Vergabeverfahrens mit den Bietern interagieren muss, um Anforderungen zu verfeinern. Komplexe Vergaben nutzen typischerweise nichtoffene Verfahren, wettbewerblichen Dialog oder Verhandlungsverfahren.

Kostenüberlegungen beeinflussen die Wahl ebenfalls. Das offene Verfahren ist für den Auftraggeber in der Regel kostengünstiger zu verwalten, da es keine separate Qualifikationsstufe gibt. Für die Anbieter ist das Verfahren insgesamt teurer, weil alle interessierten Anbieter vollständige Angebote ohne vorheriges Screening vorbereiten. In spezialisierten Märkten, in denen jedes Angebot teuer in der Erstellung ist, kann das offene Verfahren aus Anbietersicht verschwenderisch sein.

Wie Anbieter das offene Verfahren angehen

Anbieter treffen beim offenen Verfahren früh im Prozess eine klare Bieten-oder-Nicht-Bieten-Entscheidung. Da es keine Qualifikationsstufe gibt, die das Feld filtert, muss der Anbieter schnell entscheiden, ob er Ressourcen in ein vollständiges Angebot investieren oder die Gelegenheit auslassen will. Die Entscheidung hängt von der strategischen Passung, der Gewinnwahrscheinlichkeit, dem Vertragswert und den zur Vorbereitung eines wettbewerbsfähigen Angebots erforderlichen Ressourcen ab.

Sobald sie sich verpflichtet haben, erstellen Anbieter ein vollständiges Angebot, das sowohl die Qualifikationskriterien als auch die inhaltlichen Bewertungskriterien adressiert. Das vollständige Angebotsdossier ist typischerweise umfangreicher als bei einem nichtoffenen Verfahren, bei dem die Qualifikation separat bewertet wird. Das bedeutet, dass Anbieter in offenen Verfahren mehr Vorabaufwand investieren, jedoch weniger prozedurale Komplexität haben.

Unterschiedliche EU-Mitgliedstaaten weisen unterschiedliche Muster bei der Nutzung des offenen Verfahrens auf. Einige Länder mit ausgereiften Vergabesystemen verwenden das offene Verfahren für die überwiegende Mehrheit der Aufträge oberhalb der Schwellenwerte. Andere setzen stärker auf nichtoffene Verfahren oder Rahmenvereinbarungen, die Qualifikationsphasen oder Rahmenverträge beinhalten. Der Trend in den letzten Jahren geht leicht zurück bei reinen offenen Verfahren und entsprechend nach oben bei Rahmenvereinbarungen, die Elemente der Qualifikation mit anschließenden Mini-Wettbewerben kombinieren.

Verwandte Begriffe

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