Åpen prosedyre

Åpen prosedyre er den vanligste offentlige anskaffelsesprosedyren i Den europeiske union og i de fleste moderne anskaffelsesrammeverk. Under den åpne prosedyren kan enhver kvalifisert leverandør levere et tilbud direkte som svar på en publisert kunngjøring om kontrakt uten først å ha gjennomgått en forhåndskvalifiseringsfase. Prosedyren kalles åpen fordi døren for deltakelse er åpen for alle interesserte leverandører fra starten. Åpen prosedyre er standardvalg for rutineanskaffelser der oppdragsgiveren forventer konkurranseinteresse fra et kjent marked.

Hvordan den åpne prosedyren fungerer

Den åpne prosedyren begynner med publisering av en kunngjøring om kontrakt. Kunngjøringen inneholder all informasjon som leverandørene trenger for å vurdere muligheten og forberede et tilbud, inkludert kontraktens gjenstand, estimert verdi, evalueringskriterier og frist for innsending. Kunngjøringen følges av de fullstendige anbudsdokumentene, som leverandørene kan laste ned og gjennomgå.

Leverandører som bestemmer seg for å delta, forbereder og sender inn sine tilbud innen fristen. Det er ingen separat kvalifikasjonsfase. Hvert tilbud vurderes som en komplett pakke, som dekker både leverandørens kvalifikasjoner og det materielle tilbudet. Den kontraherende myndigheten åpner alle innleverte tilbud etter fristens utløp, vurderer dem mot de publiserte kriteriene og velger vinneren.

Standardtidsfrister for åpne prosedyrer er definert av EU-direktiver og nasjonale regler. For kontrakter over terskelverdiene i EU er minste tilbudsfrist 35 dager fra kunngjøringens publisering. Dette kan reduseres til 15 dager dersom et Prior Information Notice ble publisert tidligere eller til 10 dager i reelle hastetilfeller. De fleste åpne prosedyrer i praksis varer i 35 til 60 dager, noe som gir leverandørene rimelig tid til å utarbeide kvalitative tilbud.

Når åpen prosedyre er riktig valg

Åpen prosedyre egner seg for de fleste standardanskaffelser der oppdragsgiveren forventer flere kvalifiserte leverandører i markedet. Prosedyren er enkel, transparent og forutsigbar. Oppdragsgivere vet hva de kan forvente og leverandører vet hvordan de skal delta. Åpen prosedyre gir også sterk dokumentasjon på konkurranse fordi hvem som helst kan by, noe som tilfredsstiller både juridiske krav og politiske hensyn ved offentlig pengebruk.

Åpen prosedyre er mindre egnet når leverandørmarkedet er høyt spesialisert eller består av få kvalifiserte deltakere. I slike tilfeller kan den åpne prosedyren tiltrekke mange lavkvalitetsbud som bruker opp vurderingsressurser uten å skape reell konkurranse. Åpen prosedyre er også mindre egnet for svært komplekse kontrakter der oppdragsgiveren trenger å samhandle med tilbyderne under anskaffelsen for å presisere kravene. Komplekse anskaffelser benytter typisk begrenset prosedyre, konkurransedialog eller forhandlet prosedyre i stedet.

Kostnadshensyn påvirker også valget. Åpen prosedyre er vanligvis billigere for oppdragsgiveren å administrere fordi det ikke finnes en separat kvalifikasjonsfase. Prosedyren er dyrere for leverandørene samlet sett fordi alle interesserte leverandører utarbeider fullstendige tilbud uten forhåndssiling. I spesialiserte markeder der hvert tilbud er kostbart å utarbeide, kan åpen prosedyre være sløsende fra leverandørenes perspektiv.

Hvordan leverandører tilnærmer seg åpen prosedyre

Leverandører tar vanligvis en klar beslutning om å by eller ikke tidlig i prosessen. Fordi det ikke finnes en kvalifikasjonsfase som filtrerer feltet, må leverandøren raskt avgjøre om de vil satse ressurser på et fullstendig tilbud eller hoppe over muligheten. Beslutningen baseres på strategisk samsvar, vinnersannsynlighet, kontraktsverdi og ressursene som kreves for å utarbeide et konkurransedyktig tilbud.

Når beslutningen er tatt, forbereder leverandørene et komplett tilbud som adresserer både kvalifikasjonskriteriene og de materielle evalueringskriteriene. Den fullstendige tilbudspakken er typisk mer omfattende enn det som kreves i en begrenset prosedyre, hvor kvalifikasjon vurderes separat. Dette betyr at leverandører i åpne prosedyrer investerer mer innsats på forhånd, men møter mindre prosedyremessig kompleksitet.

Trender for åpne prosedyrer i EU-medlemsstatene

Ulike EU-medlemsstater viser forskjellige mønstre for bruk av åpne prosedyrer. Noen land med modne anskaffelsessystemer bruker åpen prosedyre for et betydelig flertall av kontrakter over terskelverdiene. Andre er mer avhengige av begrensede prosedyrer eller rammeavtaler, som involverer kvalifikasjonsfaser eller hovederverv. Trenden de siste årene har vært en svak nedgang i rene åpne prosedyrer og en tilsvarende økning i rammeavtaler, som kombinerer noen elementer av kvalifikasjon med påfølgende minikonkurranser.

Relaterte begreper

Begrenset prosedyre: det alternative prosedyrealternativet med en separat kvalifikasjonsfase.
Forhandlet prosedyre: en prosedyre med dialog og forhandling.
Konkurransedialog: en prosedyre for svært komplekse krav.
Rammeavtale: en alternativ struktur som kombinerer kvalifikasjon med senere konkurranser.
Tilbud: dokumentet som leveres under den åpne prosedyren.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.