e-Certis

e-Certis on Euroopan komission ylläpitämä verkkotyökalu, joka kartoittaa kansalliset asiakirjavaatimukset Euroopan unionin (EU) jäsenvaltioissa. Työkalu auttaa toimittajia ja hankintayksiköitä ymmärtämään, mitkä kansalliset asiakirjat täyttävät EU:n hankintojen valintakriteerit, erityisesti Euroopan yhtenäisessä hankintadokumentissa (ESPD) esitetyt kriteerit. e-Certis on kaikkien käyttäjien vapaasti käytettävissä ja tarjoaa monikielisen pääsyn asiakirjavaatimuksiin kaikissa EU:n jäsenvaltioissa sekä useissa siihen liittyvissä maissa.

Miksi e-Certis on olemassa

Rajat ylittävä julkinen hankintatoiminta on pitkään kärsinyt asiakirjaepävarmuudesta. Latvialainen toimittaja, joka tarjoaa tarjouksen saksalaisesta sopimuksesta, ei välttämättä tiedä, mikä saksalainen vastine latvialaiselle verotodistukselle kelpaa saksalaiselle hankintayksikölle. Saksalainen viranomainen ei välttämättä tunne latvialaisia asiakirjamuotoja. Tulos on hallinnollista kitkaa, joka usein estää rajat ylittävää tarjoamista, vaikka kyseinen hankinta olisi tosiasiallisesti avoin kaikille EU:n toimittajille.

e-Certis vastaa tähän ongelmaan tarjoamalla yhden viitetiedon asiakirjavastineille. Toimittaja tarkistaa järjestelmästä, mikä kansallinen asiakirja täyttää tietyn EU-kriteerin, hankkii kyseisen asiakirjan kotimaansa asianomaiselta viranomaiselta ja toimittaa sen luottavaisin mielin ulkomaisessa hankinnassa. Hankintayksikkö voi e-Certisin kautta varmentaa asiakirjan soveltuvuuden. Molemmilla osapuolilla on yhteinen viite, mikä vähentää epävarmuutta.

Työkalu otettiin käyttöön osana laajempaa vuoden 2014 EU:n hankintadirektiopakettia, ESPD:n ja muiden modernisointitoimien ohella. e-Certis perustuu Euroopan komission aiempaan työhön hankinta-asiakirjojen yhdenmukaistamiseksi, mutta tarjoaa ensimmäisenä käytännön ja helposti saavutettavan resurssin, jota toimittajat voivat käyttää suoraan ilman erikoistunutta hankintaoikeuden asiantuntemusta.

Kuinka e-Certisia käytetään käytännössä

Ulkomaisten EU-hankintojen tarjouksia valmistelevat toimittajat käyttävät e-Certisiä tunnistaakseen toimittamansa asiakirjat. Työkalu on jäsennelty hankintakriteerien ympärille. Toimittaja, joka etsii todistetta verojen noudattamisesta kotimaassaan, löytää vastaavan kansallisen asiakirjan, myöntävän viranomaisen, tyypillisen ajan, joka asiakirjan saamiseen kuluu, sekä mahdolliset erityiset formaattivaatimukset. Sama haku toimii päinvastoin hankintayksiköille, jotka varmentavat, että toimittajan toimittamat asiakirjat vastaavat odotuksia.

e-Certis kattaa EU:n julkisissa hankinnoissa yleisimmin käytetyt kriteerit, mukaan lukien poissulkemisperusteet kuten rikostuomiot, verovelvoitteet ja maksukyvyttömyystilanne, sekä taloudellisen ja rahoituksellisen aseman kriteerit ja tekniset ja ammatilliset pätevyyskriteerit. Peitto on laaja mutta ei tyhjentävä: jotkut erikoistuneet kansalliset kriteerit eivät välttämättä sisälly järjestelmään, ja hankintayksiköt voivat vaatia lisäasiakirjoja e-Certisin vakiokokonaisuuden lisäksi.

e-Certis-käyttöliittymä tukee hakua kriteerin, maan tai asiakirjatyypin mukaan. Käyttäjä voi edetä yleisestä EU-kriteeristä kunkin jäsenvaltion hyväksymiin spesifisiin asiakirjoihin tai työstää asiaa toisinpäin tietystä asiakirjasta ymmärtääkseen, mitä EU-kriteereitä se täyttää. Tämä kaksisuuntainen navigointi tukee sekä tarjouksia valmistelevia toimittajia että niitä arvioivia hankintaviranomaisia.

Strateginen arvo rajat ylittäville toimittajille

Useilla EU-markkinoilla toimivat toimittajat hyötyvät merkittävästi e-Certisistä. Asiakirjavastineiden keskittäminen vähentää uusille EU-markkinoille laajentumisen kustannuksia. Toimittaja, joka siirtyy pelkästä kotimaisesta toiminnasta rajat ylittävään toimintaan, voi e-Certisin avulla ymmärtää kohdemarkkinoiden asiakirjavaatimukset ilman, että hänen tarvitsee palkata paikallisia hankinta-alan konsultteja perustason vaatimusten selvittämiseen.

Toimittajat käyttävät e-Certisiä myös puolustuksellisesti varmistaakseen, että toimittamansa asiakirjat todella vastaavat ulkomaisen hankintayksikön odotuksia. Ilman tätä varmistusta toimittajat saattavat menettää tarjouksensa asiakirjapuutteiden vuoksi, joita he eivät ymmärtäneet. Jopa pienet asiakirjavirheet voivat olla tuhoisia EU-hankinnoissa, joten e-Certisin tarjoama varmuus on todellista arvoa.

Hankinta-analytiikka-alustat integroivat yhä useammin e-Certis-dataa tukeakseen rajat ylittäviä tarjousprosesseja. Sen sijaan, että toimittajien pitäisi tarkistaa e-Certis erikseen, integroidut alustat esittävät asiakirjavaatimukset samassa yhteydessä hankintamahdollisuuksien kanssa, jolloin ristiinviittaus on saumattomampaa. Tämä integraatio on osa laajempaa trendiä kohti alustatukea rajat ylittävässä hankintatoiminnassa.

Rajoitukset ja kehitystyö

e-Certis riippuu jäsenvaltioiden ylläpitämästä tiedon ajantasaisuudesta kansallisesta asiakirjakentästä. Euroopan komissio koordinoi päivityksiä, mutta taustatieto tulee itse jäsenvaltioilta. Joillakin mailla tiedot pidetään huolellisesti ajan tasalla, kun taas toiset ovat jäljessä, mikä aiheuttaa laatuerovaihtelua järjestelmässä. Käyttäjien tulisi varmistaa e-Certis-tiedot ottamalla suoraan yhteyttä asianomaiseen viranomaiseen, kun panokset ovat suuret tai tiedot vaikuttavat vanhentuneilta.

Työkalu toimii myös vain EU:n jäsenvaltioissa ja muutamassa siihen liittyvässä maassa. Toimittajat, jotka toimivat EU:n ulkopuolisilla markkinoilla, kuten Yhdistyneessä kuningaskunnassa Brexitin jälkeen, Yhdysvalloissa, Latinalaisessa Amerikassa tai Afrikassa, eivät voi käyttää e-Certisiä noilla markkinoilla ja heidän täytyy kehittää erillistä asiakirjaosaamista. Globaaleja markkinoita kattavat hankinta-analytiikka-alustat ylläpitävät omia vastineitaan EU:n ulkopuolisille lainkäyttöalueille, joiden täydellisyystaso vaihtelee.

Related terms

ESPD: dokumentti, jota e-Certis tukee suoraan.
Selection Criteria: kriteerit, joihin e-Certis kartoittaa kansallisia asiakirjoja.
Cross-border Procurement: toiminta, jota e-Certis helpottaa.
Tender Documents: laajempi kokonaisuus, joka sisältää ESPD:hen liittyvät asiakirjat.
Procurement Compliance: kehys, joka edellyttää oikeellista asiakirjatukea.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.