e-Certis

e-Certis je online alat kojim upravlja Evropska komisija koji mapira nacionalne dokumentarne zahteve u državama članicama Evropske unije (EU). Alat pomaže dobavljačima i ugovornim telima da shvate koji nacionalni dokumenti ispunjavaju kriterijume za odabir u okviru EU javnih nabavki, posebno kriterijume obuhvaćene Evropskim jedinstvenim dokumentom o javnoj nabavci (ESPD). e-Certis je slobodno dostupan svim korisnicima i omogućava višejezičan pristup dokumentacionim zahtevima u svim državama članicama EU i nekoliko povezanih zemalja.

Zašto e-Certis postoji

Učešće u prekograničnim javnim nabavkama dugo je bilo otežano zbog neizvesnosti vezane za dokumentaciju. Latvijski dobavljač koji konkuriše za nemački ugovor možda neće znati koji nemački ekvivalent latvijskog poreskog uverenja zadovoljava nemačko ugovorno telo. Nemačko telo možda nije upoznato sa formatima latvijskih dokumenata. Kao rezultat, javlja se administrativno trenje koje često obeshrabruje prekogranično nadmetanje čak i kada je sama nabavka zaista otvorena svim dobavljačima iz EU.

e-Certis rešava ovaj problem pružajući jedinstvenu referencu za ekvivalente dokumenata. Dobavljač proverava sistem da bi našao koji nacionalni dokument zadovoljava dati EU kriterijum, pribavlja taj dokument od nadležnog organa u svojoj zemlji i sa sigurnošću ga podnosi u stranom postupku nabavke. Ugovorno telo može putem e-Certis-a verifikovati da je dokument odgovarajući. Obe strane imaju zajedničku referencu, čime se smanjuje neizvesnost.

Alat je uveden kao deo šireg paketa direktiva o javnim nabavkama iz 2014. godine, uz ESPD i druge mere modernizacije. e-Certis se nadovezuje na raniji rad Evropske komisije na standardizaciji dokumenata za nabavke, ali predstavlja prvi praktičan, dostupan resurs koji dobavljači mogu koristiti direktno bez stručnog znanja iz oblasti prava javnih nabavki.

Kako se e-Certis koristi u praksi

Dobavljači koji pripremaju ponude za strane nabavke u okviru EU koriste e-Certis da identifikuju dokumente koje treba da dostave. Alat je strukturisan oko kriterijuma nabavke. Dobavljač koji traži dokaz o poreskoj usklađenosti u svojoj zemlji može pronaći odgovarajući nacionalni dokument, izdavaoca, tipično vreme potrebno za pribavljanje dokumenta i sve specifične zahteve u pogledu formata. Ista pretraga radi i obrnuto za ugovorna tela koja verifikuju da dokumenti koje je dobavljač dostavio odgovaraju očekivanjima.

e-Certis pokriva kriterijume koji se najčešće koriste u javnim nabavkama EU, uključujući razloge za isključenje kao što su krivične osude, poreske obaveze i stečajni status, kao i kriterijume ekonomske i finansijske podobnosti i tehničke i profesionalne sposobnosti. Pokrivenost je obuhvatna, ali ne i iscrpna: neki specijalizovani nacionalni kriterijumi možda nisu obuhvaćeni, a ugovorna tela mogu zahtevati dodatne dokumente izvan standardnog skupa e-Certis-a.

Interfejs e-Certis-a podržava pretragu po kriterijumu, po državi ili po tipu dokumenta. Korisnici mogu da navigiraju od generičkog EU kriterijuma do specifičnih dokumenata prihvaćenih u svakoj državi članici, ili da rade unazad od konkretnog dokumenta kako bi razumeli koje EU kriterijume on zadovoljava. Ova dvosmerna navigacija podržava i dobavljače pri pripremi ponuda i ugovorna tela pri njihovom ocenjivanju.

Strateška vrednost za prekogranične dobavljače

Dobavljači aktivni na više tržišta EU imaju značajnu korist od e-Certis-a. Centralizacijom ekvivalencije dokumenata, alat smanjuje troškove širenja na nova tržišta EU. Dobavljač koji prelazi sa isključivo domaćih na prekogranične aktivnosti može koristiti e-Certis da razume dokumentacione zahteve na ciljnim tržištima bez potrebe za angažovanjem lokalnih konsultanta za nabavke za osnovna pitanja usklađenosti.

Dobavljači e-Certis takođe koriste defanzivno, osiguravajući da dokumenti koje dostavljaju zaista zadovoljavaju očekivanja stranog ugovornog tela. Bez takve verifikacije, dobavljači rizikuju da im ponude budu odbijene zbog dokumentarnih nedostataka koje nisu razumeli. Čak i male greške u dokumentaciji mogu biti fatalne u okvirima EU nabavki, pa je sigurnost koju pruža e-Certis zaista vredna.

Platforme za analitiku u nabavkama sve češće integrišu podatke iz e-Certis-a kako bi podržale tokove rada za prekogranično nadmetanje. Umesto da zahtevaju da dobavljači zasebno konsultuju e-Certis, integrisane platforme ističu dokumentacione zahteve pored informacija o prilikama, omogućavajući besprekorno međusobno upoređivanje. Ova integracija je deo šireg trenda ka platformama koje podržavaju prekogranično učešće u nabavkama.

Ograničenja i dalji razvoj

e-Certis zavisi od toga da države članice održavaju tačne informacije o svojoj nacionalnoj dokumentacionoj strukturi. Evropska komisija koordinira ažuriranja, ali osnovne informacije dolaze od samih država članica. Neke zemlje svoje podatke održavaju pedantno, dok druge zaostaju, stvarajući varijacije u kvalitetu kroz sistem. Korisnici bi trebalo da verifikuju informacije iz e-Certis-a direktnim kontaktom sa nadležnim organom kada su ulozi visoki ili kada informacije izgledaju zastarelo.

Alat takođe funkcioniše samo za države članice EU i mali broj povezanih zemalja. Dobavljači aktivni na tržištima van EU, kao što su Ujedinjeno Kraljevstvo posle Brexita, Sjedinjene Američke Države, zemlje Latinske Amerike ili Afrike, ne mogu koristiti e-Certis za ta tržišta i moraju razviti odvojenu dokumentarnu ekspertizu. Platforme za analitiku nabavki koje pokrivaju globalna tržišta održavaju sopstvene ekvivalente za jurisdikcije van EU, sa različitim nivoima potpunosti.

Povezani pojmovi

• ESPD: dokument koji e-Certis direktno podržava.
• Kriterijumi za odabir: kriterijumi na koje e-Certis mapira nacionalne dokumente.
• Prekogranična nabavka: aktivnost koju e-Certis olakšava.
• Dokumentacija za nadmetanje: širi paket koji uključuje dokumente povezane sa ESPD-om.
• Usklađenost u nabavkama: okvir koji zahteva tačnu dokumentacionu podršku.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.