e-Certis

e-Certis to narzędzie online obsługiwane przez Komisję Europejską, które mapuje krajowe wymagania dokumentacyjne w państwach członkowskich Unii Europejskiej (EU). Narzędzie pomaga dostawcom oraz zamawiającym zrozumieć, które dokumenty krajowe spełniają kryteria selekcji w zamówieniach UE, w szczególności kryteria ujęte w Europejskim Jednolitym Dokumencie Zamówieniowym (ESPD). e-Certis jest dostępne bezpłatnie dla wszystkich użytkowników i zapewnia wielojęzyczny dostęp do wymagań dokumentacyjnych we wszystkich państwach członkowskich UE oraz w kilku państwach stowarzyszonych.

e-Certis to narzędzie online obsługiwane przez Komisję Europejską, które mapuje krajowe wymagania dokumentacyjne w państwach członkowskich Unii Europejskiej (EU). Narzędzie pomaga dostawcom oraz zamawiającym zrozumieć, które dokumenty krajowe spełniają kryteria selekcji w zamówieniach UE, w szczególności kryteria ujęte w Europejskim Jednolitym Dokumencie Zamówieniowym (ESPD). e-Certis jest dostępne bezpłatnie dla wszystkich użytkowników i zapewnia wielojęzyczny dostęp do wymagań dokumentacyjnych we wszystkich państwach członkowskich UE oraz w kilku państwach stowarzyszonych.

Dlaczego powstało e-Certis

Udział w zamówieniach publicznych na zasadach transgranicznych od dawna utrudnia niepewność dotycząca dokumentów. Łotewski dostawca składający ofertę na kontrakt w Niemczech może nie wiedzieć, jaki niemiecki odpowiednik łotewskiego zaświadczenia podatkowego zadowoli niemieckiego zamawiającego. Niemiecki zamawiający może nie być zaznajomiony z formatami dokumentów z Łotwy. W efekcie powstają tarcia administracyjne, które często zniechęcają do składania ofert transgranicznych, nawet gdy zamówienie jest faktycznie otwarte dla wszystkich dostawców z UE.

e-Certis rozwiązuje ten problem, dostarczając jedno odniesienie dla odpowiedników dokumentów. Dostawca sprawdza system, aby znaleźć, który dokument krajowy spełnia dane kryterium UE, uzyskuje ten dokument od odpowiedniego organu w swoim kraju i składa go z pewnością w zagranicznym postępowaniu. Zamawiający może poprzez e-Certis zweryfikować, że dokument jest odpowiedni. Obie strony mają wspólne odniesienie, co zmniejsza niepewność.

Narzędzie zostało wprowadzone w ramach szerszego pakietu dyrektyw dotyczących zamówień publicznych z 2014 r., obok ESPD i innych środków modernizacyjnych. e-Certis bazuje na wcześniejszych pracach Komisji Europejskiej nad standaryzacją dokumentów przetargowych, ale zapewnia pierwsze praktyczne, dostępne źródło, którego dostawcy mogą używać bez specjalistycznej wiedzy z zakresu prawa zamówień.

W jaki sposób e-Certis jest używane w praktyce

Dostawcy przygotowujący oferty na zagraniczne zamówienia UE korzystają z e-Certis, aby zidentyfikować dokumenty, które muszą przedstawić. Narzędzie jest zorganizowane wokół kryteriów zamówieniowych. Dostawca poszukujący dowodu zgodności podatkowej w swoim kraju może odnaleźć odpowiadający dokument krajowy, organ wydający, typowy czas oczekiwania na uzyskanie dokumentu oraz ewentualne wymogi dotyczące formatu. Ta sama wyszukiwarka działa w odwrotnym kierunku dla zamawiających weryfikujących, czy dostarczone przez dostawcę dokumenty odpowiadają oczekiwaniom.

e-Certis obejmuje kryteria najczęściej stosowane w zamówieniach publicznych UE, w tym podstawy wykluczenia, takie jak skazania karne, zobowiązania podatkowe i stan niewypłacalności, a także kryteria dotyczące sytuacji gospodarczej i finansowej oraz kryteria zdolności technicznej i zawodowej. Pokrycie jest wszechstronne, lecz nie wyczerpujące: niektóre wyspecjalizowane krajowe kryteria mogą nie być ujęte, a zamawiający mogą wymagać dodatkowych dokumentów wykraczających poza standardowy zestaw e-Certis.

Interfejs e-Certis umożliwia wyszukiwanie według kryterium, kraju lub rodzaju dokumentu. Użytkownicy mogą przejść od ogólnego kryterium UE do konkretnych dokumentów akceptowanych w poszczególnych państwach członkowskich, lub pracować w odwrotnym kierunku od konkretnego dokumentu, aby zrozumieć, którym kryteriom UE on odpowiada. Ta dwukierunkowa nawigacja wspiera zarówno dostawców przygotowujących oferty, jak i zamawiających je oceniających.

Wartość strategiczna dla dostawców działających transgranicznie

Dostawcy aktywni na wielu rynkach UE odnoszą znaczące korzyści z e-Certis. Poprzez centralizację informacji o równoważnościach dokumentów, narzędzie zmniejsza koszty ekspansji na nowe rynki UE. Dostawca przechodzący z działalności krajowej na transgraniczną może użyć e-Certis, aby zrozumieć wymagania dokumentacyjne na rynkach docelowych bez konieczności angażowania lokalnych doradców ds. zamówień do podstawowych pytań związanych ze zgodnością.

Dostawcy używają e-Certis także defensywnie, upewniając się, że dokumenty, które składają, faktycznie spełniają oczekiwania zagranicznych zamawiających. Bez tej weryfikacji dostawcy ryzykują odrzucenie ofert z powodu braków dokumentacyjnych, których nie rozumieli. Nawet drobne błędy dokumentacyjne mogą być fatalne w zamówieniach UE, dlatego pewność zapewniona przez e-Certis ma rzeczywistą wartość.

Platformy inteligencji zakupowej coraz częściej integrują dane e-Certis, aby wspierać przepływy pracy związane ze składaniem ofert transgranicznych. Zamiast zmuszać dostawców do osobnego korzystania z e-Certis, zintegrowane platformy wyświetlają wymagania dokumentacyjne obok informacji o okazjach, umożliwiając płynne odniesienia. Ta integracja jest częścią szerszego trendu w kierunku wspierania uczestnictwa w zamówieniach transgranicznych za pośrednictwem platform.

Ograniczenia i rozwój

e-Certis zależy od tego, aby państwa członkowskie utrzymywały dokładne informacje o swoich krajowych wymaganiach dokumentacyjnych. Komisja Europejska koordynuje aktualizacje, ale podstawowe informacje pochodzą od samych państw członkowskich. Niektóre kraje utrzymują swoje informacje skrupulatnie, podczas gdy inne pozostają w tyle, co powoduje zróżnicowanie jakości w systemie. Użytkownicy powinni weryfikować informacje z e-Certis poprzez bezpośredni kontakt z odpowiednim organem, gdy stawka jest wysoka lub informacje wydają się nieaktualne.

Narzędzie działa też jedynie dla państw członkowskich UE oraz niewielkiej liczby państw stowarzyszonych. Dostawcy aktywni na rynkach spoza UE, takich jak Wielka Brytania po Brexicie, Stany Zjednoczone, Ameryka Łacińska czy Afryka, nie mogą korzystać z e-Certis dla tych rynków i muszą opracować odrębną wiedzę dokumentacyjną. Platformy inteligencji zakupowej obejmujące rynki globalne utrzymują własne odpowiedniki dla jurysdykcji spoza UE, o zróżnicowanym stopniu kompletności.

Powiązane terminy

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.