Procurement Unit (Ministry of Finance) — Belize

Rol en functies

De Procurement Unit, opererend onder het Ministry of Finance, adviseert overheidsinstellingen over inkoopbeleid, ontwikkelt Standard Operating Procedures en Standard Bidding Documents, en beoordeelt inkoopprocessen. Voor contracten boven BZ$50,000 beoordeelt de Unit het inkoopproces op naleving van de wetgeving en zendt aanbevelingen naar de Financial Secretary; dergelijke gunningen worden vervolgens beoordeeld door de Office of the Contractor General op procedurele naleving.

Onderscheid van andere instanties

De Unit is een advies- en administratief kantoor gericht op beleidshandhaving, capaciteitsopbouw, leveranciersbeheer en het verzamelen van inkoopstatistieken. De Office of the Contractor General voert een afzonderlijke beoordeling uit van procedurele naleving bij gunningen in plaats van routinebeleidontwikkeling of leveranciersdatabasemanagement.

Praktische consequentie voor leveranciers

De Unit is verantwoordelijk voor registratie en beheer van leveranciers in het SmartStream accounting system. Leveranciers moeten coördineren met de procuring entity om eventueel vereiste Vendor Authorization Forms en ondersteunende documenten in te dienen zodat records kunnen worden toegevoegd of bijgewerkt in SmartStream voor betaling.