Náležité prověření (due diligence)

Náležité prověření (due diligence) v zadávání zakázek je strukturovaný proces zkoumání charakteristik, schopností dodavatele, jeho finanční situace, etického postoje a profilu rizik před uzavřením smluv. Náležité prověření pomáhá zadavatelům porozumět dodavatelům, se kterými hodlají spolupracovat, a snižuje riziko uzavření smluv s dodavateli, jejichž skutečné charakteristiky se liší od prvotního dojmu. Náležité prověření nabývá na významu s rostoucími regulatorními očekáváními, prohlubujícími se riziky v dodavatelském řetězci a rozšiřující odpovědností zadavatele za chování dodavatelů.

Proč je náležité prověření důležité

Několik faktorů způsobilo, že náležité prověření má v zadávání zakázek rostoucí význam. Regulatorní očekávání se výrazně rozšířila; zákony proti korupci, sankční režimy, směrnice EU o předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti, pravidla proti praní špinavých peněz a další rámce ukládají zadavatelům povinnosti týkající se jejich dodavatelského ekosystému. Zadavatelé mohou čelit sankcím za zapojení dodavatelů, kteří tato pravidla porušují, přičemž neprovedení přiměřeného prověření zadavatelem může samo o sobě představovat regulatorní porušení.

Rizika v dodavatelském řetězci se stala výraznějšími v důsledku častějších narušení globálních dodavatelských sítí. Kybernetická rizika, finanční nestabilita, geopolitická expozice a provozní závislosti ohrožují kontinuitu dodavatelů způsoby, které mohou poškodit provoz zadavatele. Náležité prověření pomáhá zadavatelům identifikovat tato rizika dříve, než se projeví, což umožňuje rozhodování o zadávání s ohledem na rizika a proaktivní zmírňování.

Reputační hlediska rovněž pohánějí nutnost prověření. Zadavatelé mohou utrpět reputační škody, pokud jejich dodavatelé pášou protiprávní jednání, zneužívají pracovníky, poškozují životní prostředí nebo porušují lidská práva. Veřejná pozornost věnovaná etice v dodavatelských řetězcích se v posledních letech výrazně zvýšila, přičemž tlak spotřebitelů a zainteresovaných stran doplňuje formální regulatorní očekávání. Náležité prověření poskytuje obhajitelný důkaz, že zadavatel učinil rozumné kroky k identifikaci a řešení těchto rizik.

Strategická hlediska jsou rovněž významná. Dodavatelé, kteří se na první pohled jeví silní, mohou mít skryté slabiny ovlivňující dlouhodobý výkon. Finanční křehkost, slabé řízení, závislost na klíčových osobách a jiné skryté zranitelnosti nemusí být zřejmé bez strukturovaného šetření. Náležité prověření pomáhá zadavatelům tyto problémy identifikovat a činit informovaná rozhodnutí o uzavření smluv, což někdy vede k úpravám vztahů nebo nahrazení dodavatele dříve, než problémy eskalují.

Kategorie náležitého prověření

V zadávání se běžně uplatňuje několik kategorií náležitého prověření. Finanční prověření posuzuje finanční zdraví dodavatele, včetně ziskovosti, likvidity, zadlužení, vzorců peněžních toků a trendů v posledních letech. Finanční prověření pomáhá zadavatelům pochopit, zda má dodavatel prostředky k spolehlivému plnění smluv a zda během doby trvání smlouvy nevzniká riziko insolvence. Finanční slabost je jednou z nejčastějších příčin selhání výkonnosti dodavatele.

Prověření souladu hodnotí dodržování platných právních a regulatorních požadavků dodavatelem. To zahrnuje daňovou povinnost, dodržování pracovního práva, environmentální předpisy, odvětvová regulační kritéria a etické standardy. Prověření souladu často zkoumá systémy řízení dodavatele, certifikace, historii auditů a případné předchozí sankční řízení. Selhání v oblasti souladu ze strany dodavatelů může vytvářet odpovědnost pro zadavatele, což činí důkladné prověření souladu stále nezbytnějším.

Prověření konečných užitečných vlastníků identifikuje konečné jednotlivce, kteří dodavatele vlastní a ovládají. Moderní právo v zadávání zakázek stále častěji požaduje transparentnost ohledně konečného vlastnictví, aby se zabránilo fiktivním společnostem, obcházení sankcí a střetu zájmů. Prověření konečných vlastníků nabývá na významu zejména poté, co směrnice EU o předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti rozšířily povinnosti, a poté, co se vymáhání sankcí po ruské invazi na Ukrajinu zpřísnilo.

Prověřování sankcí kontroluje, zda se dodavatel nebo jeho koneční vlastníci nenacházejí na relevantních sankčních seznamech. Sankční režimy provozované EU, Spojenými státy, Spojeným královstvím a dalšími jurisdikcemi uvádějí jednotlivce a subjekty podléhající finančním omezením nebo obchodním zákazům. Zapojení se do vztahů se sankcionovanými stranami může vytvořit závažnou právní odpovědnost, což činí prověřování sankcí základním požadavkem náležitého prověření u většiny veřejných a významných komerčních zakázek.

Jak se provádí náležité prověření

Metodika náležitého prověření obvykle následuje strukturovaný postup. Sbírání informací zahrnuje shromáždění relevantní dokumentace, včetně informací poskytnutých dodavatelem, veřejných záznamů, údajů z komerčních databází a přímé verifikace prostřednictvím referencí a návštěv na místě tam, kde je to vhodné. Informace se analyzují podle definovaných kritérií k identifikaci pozitivních ukazatelů, obav a zcela diskvalifikujících faktorů.

Prioritizace založená na riziku zaměřuje úsilí o prověření úměrně rizikovému profilu každého angažmá. Smlouvy s vysokou hodnotou, smlouvy v jurisdikcích s vysokým rizikem, smlouvy zahrnující citlivé činnosti a smlouvy s delší dobou trvání vyžadují intenzivnější prověření než rutinní nákupy s nízkou hodnotou. Mnoho organizací používá vícetierové rámce náležitého prověření, které kalibrují hloubku šetření podle definovaných kategorií rizika.

Průběžné prověření pokračuje po celou dobu vztahu s dodavatelem, místo aby bylo omezeno pouze na počáteční zapojení. Okolnosti dodavatelů se v čase mění; finanční zdraví, vlastnická struktura, regulatorní status a další relevantní faktory se vyvíjejí. Periodické aktualizace prověření zajišťují, že porozumění zadavatele zůstává aktuální a rizika jsou identifikována při jejich vzniku namísto pouze na začátku vztahu.

Specializované nástroje podporují prověřování ve větším rozsahu. Komerční poskytovatelé informací nabízejí strukturovaná data o finančních údajích společností, vlastnictví a indikátorech rizika. Nástroje pro kontrolu sankcí automatizují prověřování proti více sankčním seznamům. Vyhledávání nepříznivých mediálních zpráv identifikuje negativní informace o dodavatelích z tiskových zdrojů a jiných veřejných informací. Informační platformy pro nákupy stále častěji integrují tyto schopnosti a podporují efektivní prověřování napříč mnoha dodavateli.

Strategická hlediska pro dodavatele

Dodavatelé profitují z porozumění tomu, co zadavatelé budou během prověření zkoumat, a z proaktivního udržování silného profilu vůči běžným kritériím prověření. Aktuální finanční výkazy, průkazné dodržování předpisů, transparentní vlastnické struktury a jasné etické závazky vše podporují úspěšné výsledky prověření. Dodavatelé, kteří aktivně spravují svůj profil pro prověření, obvykle čelí menším překážkám při získávání zakázek než ti, kteří považují prověření pouze za záležitost zadavatele.

Dodavatelé by si také měli uvědomit, že prověření je oboustranný proces. Stejně jako zadavatelé prověřují dodavatele, i dodavatelé profitují z prověření zadavatelů před závazkem ke smlouvě. Finanční zdraví zadavatele ovlivňuje spolehlivost plateb. Postoj zadavatele k dodržování předpisů ovlivňuje rizikový profil smlouvy. Organizační stabilita zadavatele ovlivňuje kontinuitu vztahu. Opačné prověření (reverse due diligence) pomáhá dodavatelům činit informovaná rozhodnutí o uzavření smluv a vyhýbat se vztahům, které se na první pohled jeví slibně, ale skrývají rizika.

Související pojmy

Soulad v zadávání (Procurement Compliance): širší rámec, který náležité prověření podporuje.
Prověřování sankcí: klíčový prvek prověření souladu.
Koneční užiteční vlastníci (Beneficial Ownership): klíčová oblast zájmu při prověření.
Protikorupční oblast: oblast souladu vyžadující prověření.
Střet zájmů: oblast rizika řešená prověřováním.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.