Дължима проверка (Due Diligence)

Дължима проверка (due diligence) в обществените поръчки е структуриран процес на изследване на характеристиките, възможностите, финансовото състояние, етичното поведение и профила на риска на доставчиците преди сключване на договори. Дължимата проверка помага на купувачите да разберат доставчиците, с които предстои да работят, като намалява риска от сключване на договор с доставчици, чиито действителни характеристики се различават от първоначалните впечатления. Значението на дължимата проверка расте, тъй като регулаторните очаквания се затягат, рисковете в доставните вериги стават по-значими и отговорността на купувачите за поведението на доставчиците се разширява.

Защо дължимата проверка е важна

Няколко фактора направиха дължимата проверка все по-важна в обществените поръчки. Регулаторните очаквания значително се разшириха, като антикорупционните закони, режими на санкции, директивите на ЕС за противодействие на изпирането на пари (anti-money-laundering directives), правила за борба с изпирането на пари и други рамки налагат задължения върху купувачите по отношение на техните доставчици. Купувачите могат да бъдат наказани за взаимодействие с доставчици, които нарушават тези регулации, като неизпълнението на разумна дължима проверка от страна на купувача понякога се третира като самостоятелно регулаторно нарушение.

Рисковете в доставните вериги станаха по-видими, тъй като глобалните вериги на доставки са подложени на по-големи смущения. Рисковете в киберсигурността, финансовата нестабилност, геополитическата експозиция и оперативните зависимости застрашават продължителността на доставките по начини, които могат да навредят на операциите на купувача. Дължимата проверка помага на купувачите да идентифицират тези рискове преди да се материализират, позволявайки вземане на решения в духа на управление на риска и проактивно смекчаване.

Репутационните съображения също стимулират дължимата проверка. Купувачите понасят репутационни щети, когато техните доставчици извършват неправомерни действия, експлоатират работници, вредят на околната среда или нарушават човешките права. Публичното внимание към етиката в доставните вериги нараства значително през последните години, като натискът от потребители и заинтересовани страни добавя към формалните регулаторни очаквания. Дължимата проверка осигурява защитима доказателствена следа, че купувачите са предприели разумни стъпки за идентифициране и справяне с тези рискове.

Стратегическите съображения също са от значение. Доставчиците, които изглеждат силни в първоначалните си презентации, може да имат скрити слабости, които влияят на изпълнението в дългосрочен план. Финансова нестабилност, слабо управление, зависимост от ключови лица и други скрити уязвимости може да не са видими без структурирано разследване. Дължимата проверка помага на купувачите да идентифицират тези проблеми и да вземат информирани решения по договорите, което понякога води до корекции в отношенията или заместване преди проблемите да ескалират.

Категории на дължимата проверка

Няколко категории дължима проверка обичайно се прилагат в обществените поръчки. Финансова дължима проверка оценява финансовото здраве на доставчика, включително рентабилност, ликвидност, левъридж, парични потоци и тенденции през последните години. Финансовата дължима проверка помага на купувачите да разберат дали доставчиците разполагат с ресурсите да изпълнят договорите надеждно и дали представляват риск от несъстоятелност през срока на договора. Финансовата слабост е една от най-честите причини за неизпълнение от доставчици.

Дължима проверка по съответствие оценява спазването от доставчика на приложимите правни и регулаторни изисквания. Това включва данъчно спазване, спазване на трудовото законодателство, екологични регулации, секторни регулаторни изисквания и етични стандарти. Дължимата проверка по съответствие често разглежда управленските системи на доставчика, сертификати, одиторска история и евентуални предишни налагани санкции. Провалите в съответствието от страна на доставчиците могат да създадат отговорност за купувачите, което прави задълбочената проверка по съответствие все по-необходима.

Дължима проверка на действителната собственост идентифицира крайните физически лица, които притежават и контролират доставчика. Съвременното право в областта на обществените поръчки все повече изисква прозрачност относно действителната собственост, за да се предотвратят кухи фирми, избягване на санкции и конфликти на интереси. Дължимата проверка на действителната собственост стана особено важна след като директивите на Европейския съюз (EU) за противодействие на изпирането на пари разшириха задълженията и след като прилагането на санкции се усили след руската инвазия в Украйна.

Проверка за санкции установява дали доставчикът или неговите действителни собственици фигурира на съответните списъци със санкции. Режими на санкции, оперирани от Европейския съюз (EU), Съединените щати (United States), Обединеното кралство (United Kingdom) и други юрисдикции, включват лица и субекти, подлежащи на финансови ограничения или търговски забрани. Взаимодействието с санкционирани страни може да създаде сериозна правна отговорност, което прави проверката за санкции базово изискване за всяка поръчка над скромни стойности.

Как се провежда дължимата проверка

Методологията за дължима проверка обикновено следва структурирано подход. Събирането на информация обхваща съответната документация, включително информация, предоставена от доставчика, публични регистри, информация от търговски бази данни и директна проверка чрез проверки на референции и посещения на място, когато е уместно. Събраната информация се анализира спрямо определени критерии, за да се идентифицират положителни индикатори, опасения и явни дисквалифициращи фактори.

Приоритизирането въз основа на риск фокусира усилията за дължима проверка пропорционално на рисковия профил на всяко взаимодействие. Договори с висока стойност, договори в високорискови юрисдикции, договори, включващи чувствителни дейности, и договори с продължителен срок изискват по-интензивна дължима проверка в сравнение с рутинни покупки с ниска стойност. Много организации използват многостепенни рамки за дължима проверка, които калибрират дълбочината на разследването в съответствие с дефинираните рискови категории.

Продължаваща дължима проверка се извършва през целия период на взаимоотношенията с доставчика, а не само при първоначалното ангажиране. Обстоятелствата на доставчиците се променят с времето — финансовото състояние, собствеността, регулаторният статус и други релевантни фактори могат да еволюират. Периодичното обновяване на дължимата проверка гарантира, че разбирането на купувача остава актуално и рисковете се идентифицират при появата им, а не само в началото на взаимоотношенията.

Специализирани инструменти подпомагат дължимата проверка в мащаб. Търговски доставчици на информация предлагат структурирани данни за финансовите показатели на фирмите, собствеността и индикатори за риск. Инструменти за проверка за санкции автоматизират проверките спрямо множество списъци със санкции. Търсения за негативни новини (adverse media) идентифицират негативна информация за доставчиците от новинарски източници и друга публична информация. Платформите за разузнаване в обществените поръчки все по-често интегрират тези възможности, подпомагайки ефективната дължима проверка на множество доставчици.

Стратегически съображения за доставчиците

Доставчиците биха имали полза от разбирането какво ще разглеждат купувачите по време на дължимата проверка и от проактивното поддържане на силен профил спрямо типичните критерии за дължима проверка. Актуални финансови отчети, текущо регулаторно съответствие, прозрачни структури на собственост и ясни етични ангажименти подпомагат успешните резултати от дължимата проверка. Доставчиците, които активно управляват своя профил за дължима проверка, обикновено срещат по-малко препятствия при спечелване на договори, отколкото тези, които възприемат дължимата проверка единствено като задача на купувача.

Доставчиците следва да признаят също, че дължимата проверка е двустранен процес. Точно както купувачите проверяват доставчиците, доставчиците имат полза да проверяват купувачите преди да се обвържат с договори. Финансовото здраве на купувача влияе върху надеждността на плащанията. Съответствието на купувача влияе върху рисковия профил на договора. Организационната стабилност на купувача влияе върху продължителността на взаимоотношенията. Обратната дължима проверка помага на доставчиците да вземат информирани решения по договори и да избягват отношения, които изглеждат обещаващи в началото, но представляват скрити рискове.

Свързани термини

Съответствие при обществените поръчки: по-широката рамка, която подкрепя дължимата проверка.
Проверка за санкции: ключов елемент на дължимата проверка по съответствие.
Действителна собственост: ключова област на дължимата проверка.
Антикорупция: област на съответствие, изискваща дължима проверка.
Конфликт на интереси: рискова област, адресирана чрез дължимата проверка.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.