Due Diligence (Sorgfaltsprüfung)

Due Diligence im Beschaffungswesen ist der strukturierte Prozess zur Untersuchung von Lieferanteneigenschaften, -fähigkeiten, finanzieller Lage, ethischer Haltung und Risikoprofil vor Vertragsabschluss. Due Diligence hilft Einkäufern, die Lieferanten, mit denen sie zusammenarbeiten werden, besser zu verstehen und reduziert das Risiko, Verträge mit Lieferanten abzuschließen, deren tatsächliche Merkmale von den anfänglichen Eindrücken abweichen. Due Diligence gewinnt an Bedeutung, da regulatorische Erwartungen steigen, Risiken in der Lieferkette stärker in den Vordergrund rücken und die Verantwortung der Käufer für das Verhalten von Lieferanten zunimmt.

Due Diligence im Beschaffungswesen ist der strukturierte Prozess zur Untersuchung von Lieferanteneigenschaften, -fähigkeiten, finanzieller Lage, ethischer Haltung und Risikoprofil vor Vertragsabschluss. Due Diligence hilft Einkäufern, die Lieferanten, mit denen sie zusammenarbeiten werden, besser zu verstehen und reduziert das Risiko, Verträge mit Lieferanten abzuschließen, deren tatsächliche Merkmale von den anfänglichen Eindrücken abweichen. Due Diligence gewinnt an Bedeutung, da regulatorische Erwartungen steigen, Risiken in der Lieferkette stärker in den Vordergrund rücken und die Verantwortung der Käufer für das Verhalten von Lieferanten zunimmt.

Warum Due Diligence wichtig ist

Mehrere Treiber haben dazu geführt, dass Due Diligence im Beschaffungswesen zunehmend wichtiger geworden ist. Die regulatorischen Erwartungen haben sich erheblich erweitert: Anti-Korruptionsgesetze, Sanktionsregime, Gesetze gegen moderne Sklaverei, Regeln zur Bekämpfung von Geldwäsche und andere Rahmenwerke auferlegen Käufern Verpflichtungen bezüglich ihres Lieferantennetzwerks. Käufer können mit Sanktionen belegt werden, wenn sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, die diese Vorschriften verletzen; das Versäumnis des Käufers, angemessene Due Diligence durchzuführen, wird mitunter selbst als regulatorischer Verstoß gewertet.

Risiken in der Lieferkette sind stärker in den Vordergrund gerückt, da globale Lieferketten größeren Störungen ausgesetzt sind. Cybersicherheitsrisiken, finanzielle Instabilität, geopolitische Exposures und operationelle Abhängigkeiten können die Kontinuität von Lieferanten bedrohen und dadurch die Abläufe des Käufers beeinträchtigen. Due Diligence hilft Käufern, diese Risiken zu identifizieren, bevor sie sich materialisieren, und ermöglicht risikobewusste Beschaffungsentscheidungen sowie proaktive Minderungsmaßnahmen.

Reputationale Aspekte treiben ebenfalls die Anwendung von Due Diligence an. Käufer erleiden Reputationsschäden, wenn ihre Lieferanten Fehlverhalten begehen, Arbeitskräfte ausbeuten, die Umwelt schädigen oder Menschenrechte verletzen. Die öffentliche Aufmerksamkeit für ethische Fragen in der Lieferkette hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen; Verbraucherdruck und Stakeholder-Erwartungen kommen zu den formalen regulatorischen Anforderungen hinzu. Due Diligence liefert belastbare Nachweise dafür, dass Käufer angemessene Schritte unternommen haben, um diese Risiken zu identifizieren und anzugehen.

Strategische Aspekte sind ebenfalls relevant. Lieferanten, die in ersten Präsentationen stark erscheinen, können versteckte Schwächen aufweisen, die die langfristige Leistungsfähigkeit beeinträchtigen. Finanzielle Fragilität, schwache Governance, Abhängigkeiten von Schlüsselpersonen und andere zugrundeliegende Verwundbarkeiten sind ohne strukturierte Untersuchung möglicherweise nicht erkennbar. Due Diligence unterstützt Käufer dabei, diese Probleme zu identifizieren und informierte Vertragsentscheidungen zu treffen, was manchmal zu Anpassungen der Beziehung oder zu einem Lieferantenwechsel führt, bevor Probleme eskalieren.

Kategorien der Due Diligence

Mehrere Kategorien der Due Diligence werden im Beschaffungswesen üblicherweise angewendet. Finanzielle Due Diligence bewertet die finanzielle Gesundheit des Lieferanten, einschließlich Rentabilität, Liquidität, Verschuldungsgrad, Cashflow-Muster und Trends der letzten Jahre. Finanzielle Due Diligence hilft Käufern zu verstehen, ob ein Lieferant über die Ressourcen verfügt, Verträge zuverlässig zu erfüllen, und ob während der Vertragslaufzeit Insolvenzrisiken bestehen. Finanzielle Schwäche ist eine der häufigsten Ursachen für Leistungsstörungen von Lieferanten.

Compliance-Due-Diligence beurteilt die Einhaltung der für den Lieferanten geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen. Dies umfasst Steuerkonformität, Arbeitsrecht, Umweltvorschriften, branchenspezifische regulatorische Anforderungen und ethische Standards. Bei Compliance-Due-Diligence werden häufig Managementsysteme des Lieferanten, Zertifizierungen, Prüfungs- und Audit-Historie sowie frühere behördliche Maßnahmen geprüft. Compliance-Verstöße durch Lieferanten können Haftungsrisiken für Käufer schaffen, weshalb eine gründliche Compliance-Due-Diligence zunehmend unerlässlich ist.

Due Diligence zur Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter (Beneficial ownership due diligence) identifiziert die letztlich die Gesellschaft besitzenden und kontrollierenden natürlichen Personen. Die moderne Beschaffungsrechtsprechung verlangt zunehmend Transparenz über wirtschaftlich Berechtigte, um Briefkastenfirmen, Umgehung von Sanktionen und Interessenkonflikte zu verhindern. Die Prüfung der wirtschaftlich Berechtigten ist besonders wichtig geworden, seit die EU-Richtlinien zur Bekämpfung der Geldwäsche die Verpflichtungen ausgeweitet haben und seit die Sanktionsdurchsetzung nach der Invasion Russlands in die Ukraine verschärft wurde.

Sanktionsprüfungen (Sanctions Screening) überprüfen, ob der Lieferant oder seine wirtschaftlich Berechtigten auf relevanten Sanktionslisten erscheinen. Sanktionsregime, die von der EU, den Vereinigten Staaten, dem Vereinigten Königreich und anderen Rechtsordnungen betrieben werden, führen Listen von Personen und Einrichtungen, die finanziellen Beschränkungen oder Handelsverboten unterliegen. Die Zusammenarbeit mit sanktionierten Parteien kann zu erheblichen rechtlichen Haftungsrisiken führen, weshalb Sanktionsprüfungen eine grundlegende Due-Diligence-Anforderung für Beschaffungen oberhalb geringer Werte darstellen.

Wie Due Diligence durchgeführt wird

Die Methodik der Due Diligence folgt typischerweise einem strukturierten Ansatz. Die Informationsbeschaffung sammelt relevante Unterlagen, einschließlich vom Lieferanten bereitgestellter Informationen, öffentlicher Register, Informationen aus kommerziellen Datenbanken sowie direkter Verifizierungen durch Referenzprüfungen und Vor-Ort-Besuche, wo dies angebracht ist. Die Informationen werden anhand definierter Kriterien analysiert, um positive Indikatoren, Bedenken und eindeutig disqualifizierende Faktoren zu identifizieren.

Eine risikobasierte Priorisierung richtet den Due-Diligence-Aufwand proportional zum Risikoprofil der jeweiligen Beschaffung aus. Verträge mit hohem Auftragswert, in Hochrisikojurisdiktionen, mit sensiblen Tätigkeiten oder mit langer Laufzeit erfordern eine intensivere Due Diligence als routinemäßige geringwertige Einkäufe. Viele Organisationen nutzen abgestufte Due-Diligence-Rahmenwerke, die die Untersuchungstiefe an definierte Risikokategorien anpassen.

Fortlaufende Due Diligence erstreckt sich über die gesamte Lieferantenbeziehung und beschränkt sich nicht auf die Erstprüfung. Die Umstände von Lieferanten ändern sich im Zeitverlauf; finanzielle Lage, Eigentumsverhältnisse, regulatorischer Status und andere relevante Faktoren entwickeln sich weiter. Periodische Aktualisierungen der Due Diligence stellen sicher, dass das Verständnis des Käufers aktuell bleibt und Risiken identifiziert werden, sobald sie auftreten, statt nur zu Beginn der Beziehung.

Spezialisierte Werkzeuge unterstützen Due Diligence in großem Umfang. Kommerzielle Informationsanbieter liefern strukturierte Daten zu Unternehmensfinanzen, Eigentumsstrukturen und Risikoindikatoren. Sanktionsprüfungs-Tools automatisieren das Abgleich gegen multiple Sanktionslisten. Recherchen nach negativen Medienberichten identifizieren belastende Informationen über Lieferanten aus Nachrichtenquellen und anderen öffentlichen Informationen. Beschaffungs‑Intelligence‑Plattformen integrieren zunehmend diese Funktionen und unterstützen eine effiziente Due Diligence über viele Lieferanten hinweg.

Strategische Überlegungen für Lieferanten

Lieferanten profitieren davon, zu verstehen, welche Aspekte Käufer im Rahmen der Due Diligence prüfen werden, und durch proaktives Pflegen eines positiven Profils gegenüber typischen Due-Diligence-Kriterien. Aktuelle Jahresabschlüsse, geltende regulatorische Compliance, transparente Eigentumsstrukturen und klare ethische Verpflichtungen unterstützen erfolgreiche Due-Diligence-Ergebnisse. Lieferanten, die ihr Due-Diligence-Profil aktiv managen, haben in der Regel weniger Hindernisse beim Gewinn von Aufträgen als solche, die Due Diligence ausschließlich als Aufgabe der Käufer betrachten.

Lieferanten sollten außerdem anerkennen, dass Due Diligence ein zweiseitiger Prozess ist. So wie Käufer Lieferanten prüfen, profitieren Lieferanten davon, Käufer vor Vertragsbindung zu untersuchen. Die finanzielle Gesundheit des Käufers beeinflusst die Zahlungszuverlässigkeit. Die Compliance-Haltung des Käufers beeinflusst das Vertragsrisiko. Die organisatorische Stabilität des Käufers beeinflusst die Kontinuität der Beziehung. Reverse Due Diligence hilft Lieferanten, informierte Vertragsentscheidungen zu treffen und Beziehungen zu vermeiden, die anfänglich vielversprechend erscheinen, aber verborgene Risiken bergen.

Verwandte Begriffe

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