Due diligence

Due diligence in inkoop is het gestructureerde proces van onderzoek naar leverancierskenmerken, capaciteiten, financiële positie, ethische houding en risicoprofiel voordat contracten worden aangegaan. Due diligence helpt kopers inzicht te krijgen in de leveranciers waarmee zij op het punt staan een relatie aan te gaan, waardoor het risico wordt verminderd dat wordt gecontracteerd met leveranciers waarvan de werkelijke kenmerken afwijken van de eerste indruk. Due diligence wordt steeds belangrijker naarmate regelgevende verwachtingen toenemen, risico’s in de toeleveringsketen prominenter worden en de verantwoordingsplicht van kopers voor leveranciersgedrag toeneemt.

Waarom due diligence belangrijk is

Verschillende factoren hebben due diligence in inkoop steeds belangrijker gemaakt. Regelgevende verwachtingen zijn aanzienlijk uitgebreid, waarbij anticorruptiewetgeving, sanctieregimes, wetgeving inzake moderne slavernij, antiwitwasregels en andere kaders allemaal verplichtingen opleggen aan kopers ten aanzien van hun leveranciers-ecosystemen. Kopers kunnen sancties krijgen wanneer zij leveranciers inschakelen die deze regels overtreden, waarbij het nalaten van de koper om redelijke due diligence uit te voeren soms op zichzelf als een overtreding van regelgeving wordt behandeld.

Risico’s in de toeleveringsketen zijn prominenter geworden doordat mondiale toeleveringsketens met grotere verstoringen worden geconfronteerd. Cyberbeveiligingsrisico’s, financiële instabiliteit, geopolitieke blootstelling en operationele afhankelijkheden bedreigen allemaal de continuïteit van leveranciers op manieren die de activiteiten van de koper kunnen schaden. Due diligence helpt kopers deze risico’s te identificeren voordat zij zich verwezenlijken, waardoor risicobewuste inkoopbeslissingen en proactieve mitigatie mogelijk worden.

Reputatieoverwegingen zijn eveneens een drijfveer voor due diligence. Kopers lopen reputatieschade op wanneer hun leveranciers zich schuldig maken aan wangedrag, werknemers uitbuiten, het milieu schaden of mensenrechten schenden. De publieke aandacht voor ethiek in de toeleveringsketen is de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen, waarbij druk van consumenten en belanghebbenden bovenop formele regelgevende verwachtingen komt. Due diligence levert verdedigbaar bewijs dat kopers redelijke stappen hebben gezet om deze risico’s te identificeren en aan te pakken.

Strategische overwegingen zijn eveneens van belang. Leveranciers die in hun eerste presentaties sterk lijken, kunnen verborgen zwakheden hebben die de prestaties op lange termijn beïnvloeden. Financiële kwetsbaarheid, zwakke governance, afhankelijkheid van sleutelpersonen en andere onderliggende kwetsbaarheden zijn mogelijk niet zichtbaar zonder gestructureerd onderzoek. Due diligence helpt kopers deze kwesties te identificeren en weloverwogen contracteringsbeslissingen te nemen, wat soms leidt tot aanpassing van de relatie of vervanging voordat problemen escaleren.

Categorieën van due diligence

In inkoop worden doorgaans meerdere categorieën van due diligence toegepast. Financiële due diligence beoordeelt de financiële gezondheid van leveranciers, waaronder winstgevendheid, liquiditeit, hefboomwerking, kasstroompatronen en trends over recente jaren. Financiële due diligence helpt kopers te begrijpen of leveranciers over de middelen beschikken om contracten betrouwbaar uit te voeren en of zij insolventierisico’s vormen gedurende de looptijd van het contract. Financiële zwakte is een van de meest voorkomende oorzaken van tekortschietende leveranciersprestaties.

Compliance-due diligence beoordeelt de naleving door leveranciers van toepasselijke wettelijke en regelgevende vereisten. Dit omvat naleving van belastingwetgeving, arbeidsrechtelijke naleving, milieuregels, sectorspecifieke regelgevende vereisten en ethische normen. Compliance-due diligence onderzoekt vaak de managementsystemen, certificeringen, auditgeschiedenis en eventuele eerdere handhavingsmaatregelen van de leverancier. Compliance-tekortkomingen bij leveranciers kunnen aansprakelijkheid voor kopers creëren, waardoor grondige compliance-due diligence steeds essentiëler wordt.

Due diligence inzake uiteindelijk belanghebbenden identificeert de uiteindelijke personen die de leverancier bezitten en controleren. Moderne aanbestedingswetgeving vereist in toenemende mate transparantie over uiteindelijk belanghebbenden om brievenbusmaatschappijen, ontduiking van sancties en belangenconflicten te voorkomen. Due diligence inzake uiteindelijk belanghebbenden is bijzonder belangrijk geworden sinds EU-antiwitwasrichtlijnen de verplichtingen hebben uitgebreid en sinds de handhaving van sancties is geïntensiveerd na de Russische invasie van Oekraïne.

Sanctiescreening controleert of de leverancier of zijn uiteindelijk belanghebbenden voorkomen op relevante sanctielijsten. Sanctieregimes die worden beheerd door de EU, de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en andere rechtsgebieden vermelden personen en entiteiten die onderworpen zijn aan financiële beperkingen of handelsverboden. Omgang met gesanctioneerde partijen kan ernstige juridische aansprakelijkheid veroorzaken, waardoor sanctiescreening een basisvereiste voor due diligence is voor elke inkoop boven bescheiden waarden.

Hoe due diligence wordt uitgevoerd

De methodologie voor due diligence volgt doorgaans een gestructureerde aanpak. Informatie-inwinning verzamelt de relevante documentatie, waaronder door de leverancier verstrekte informatie, openbare registers, informatie uit commerciële databases en directe verificatie via referentiecontroles en locatiebezoeken waar passend. De informatie wordt geanalyseerd aan de hand van gedefinieerde criteria om positieve indicatoren, aandachtspunten en rechtstreeks diskwalificerende factoren te identificeren.

Risicogebaseerde prioritering richt de inspanning voor due diligence in naar verhouding tot het risicoprofiel van elke verbintenis. Contracten met een hoge waarde, contracten in rechtsgebieden met een hoog risico, contracten die gevoelige activiteiten omvatten en contracten met een langere looptijd rechtvaardigen intensievere due diligence dan routinematige aankopen met een lage waarde. Veel organisaties gebruiken gelaagde due-diligencekaders die de onderzoeksdiepte afstemmen op gedefinieerde risicocategorieën.

Voortdurende due diligence loopt gedurende de gehele leveranciersrelatie door in plaats van beperkt te blijven tot de initiële verbintenis. De omstandigheden van leveranciers veranderen in de loop van de tijd, waarbij financiële gezondheid, eigendom, regelgevende status en andere relevante factoren zich ontwikkelen. Periodieke actualisering van due diligence zorgt ervoor dat het inzicht van de koper actueel blijft en dat risico’s worden geïdentificeerd wanneer zij ontstaan, in plaats van uitsluitend aan het begin van de relatie.

Gespecialiseerde instrumenten ondersteunen due diligence op schaal. Commerciële informatieleveranciers bieden gestructureerde gegevens over bedrijfsfinanciën, eigendom en risico-indicatoren. Instrumenten voor sanctiescreening automatiseren controles aan de hand van meerdere sanctielijsten. Zoekopdrachten naar negatieve berichtgeving identificeren negatieve informatie over leveranciers uit nieuwsbronnen en andere openbare informatie. Platforms voor inkoopintelligentie integreren deze mogelijkheden in toenemende mate en ondersteunen efficiënte due diligence bij veel leveranciers.

Strategische overwegingen voor leveranciers

Leveranciers hebben er voordeel bij te begrijpen wat kopers tijdens due diligence zullen onderzoeken en proactief een sterk profiel te onderhouden ten opzichte van typische due-diligencecriteria. Actuele jaarrekeningen, actuele naleving van regelgeving, transparante eigendomsstructuren en duidelijke ethische toezeggingen ondersteunen allemaal succesvolle uitkomsten van due diligence. Leveranciers die hun due-diligenceprofiel actief beheren, ondervinden doorgaans minder obstakels bij het winnen van contracten dan leveranciers die due diligence uitsluitend als een aangelegenheid van de koper beschouwen.

Leveranciers moeten ook erkennen dat due diligence een tweerichtingsproces is. Net zoals kopers leveranciers onderzoeken, hebben leveranciers er voordeel bij kopers te onderzoeken voordat zij contractuele verplichtingen aangaan. De financiële gezondheid van de koper beïnvloedt de betrouwbaarheid van betalingen. De compliance-houding van de koper beïnvloedt het risicoprofiel van het contract. De organisatorische stabiliteit van de koper beïnvloedt de continuïteit van de relatie. Omgekeerde due diligence helpt leveranciers weloverwogen contracteringsbeslissingen te nemen en relaties te vermijden die aanvankelijk veelbelovend lijken, maar verborgen risico’s met zich meebrengen.

Gerelateerde termen

• Inkoopcompliance: het bredere kader dat door due diligence wordt ondersteund.
• Sanctiescreening: een belangrijk element van compliance-due diligence.
• Uiteindelijk belanghebbende: een belangrijk aandachtsgebied voor due diligence.
• Anticorruptie: een compliancegebied dat due diligence vereist.
• Belangenconflict: een risicogebied dat door due diligence wordt aangepakt.

Gratis proefperiode starten — 7 dagen