Должна грижа

Должната грижа во набавките е структуриран процес на испитување на карактеристиките, способностите, финансискиот статус, етичкиот однос и профилот на ризик на добавувачите пред склучување договори. Должната грижа им помага на набавувачите да ги разберат добавувачите со кои ќе се ангажираат, намалувајќи го ризикот од склучување договори со добавувачи чијшто вистински карактеристики се разликуваат од првичниот впечаток. Должната грижа станува сè поважна поради зголемените регулаторни очекувања, поголемите ризици во синџирите на снабдување и проширената одговорност на набавувачите за однесувањето на добавувачите.

Зошто должната грижа е важна

Неколку фактори го направија применувањето на должната грижа сеопфатно и значајно во набавките. Регулаторните очекувања значајно се проширија, со закони против корупција, режими на санкции, законодавство за современо ропство, правила за спречување перење пари и други рамки кои наметнуваат обврски на набавувачите во врска со нивните екосистеми на добавувачи. Набавувачите може да се соочат со казни за ангажирање добавувачи кои ги нарушуваат овие регулативи, при што неуспехот на набавувачот да спроведе разумна должна грижа понекогаш се третира како само по себе регулаторно прекршување.

Ризиците во синџирот на снабдување станаа поизразени додека глобалните синџири на снабдување се соочуваат со поголеми нарушувања. Ризиците од сајбер безбедност, финансиска нестабилност, геополитичка изложеност и оперативни зависности сите ја загрозуваат континуитетот на добавувачите на начини што можат да ги оштетат операциите на набавувачот. Должната грижа им помага на набавувачите да ги идентификуваат овие ризици пред да се остварат, овозможувајќи да се донесуваат набавни одлуки свесни за ризикот и проактивни мерки за ублажување.

И репутациските аспекти ја поттикнуваат должната грижа. Набавувачите ризикуваат репутациска штета кога нивните добавувачи се вклучуваат во неправилно постапување, експлоатација на работници, оштетување на животната средина или кршење на човековите права. Јавната внимателност кон етиката во синџирите на снабдување значително се зголеми во последните години, при што притисокот од потрошувачите и заинтересираните страни се додава на формалните регулаторни очекувања. Должната грижа обезбедува одбрани докази дека набавувачите презеле разумни чекори за да ги идентификуваат и адресираат овие ризици.

И стратешките фактори се важни. Добавувачи кои на почетокот изгледаат силни во нивните презентации можат да имаат скриени слабости што влијаат на долгорочниот перформанс. Финансиска кршливост, слабо управување, зависности од клучни лица и други основни ранливости можат да бидат невидливи без структуриран увид. Должната грижа им помага на набавувачите да ги идентификуваат овие прашања и да донесат информирани одлуки за склучување договори, што понекогаш води до прилагодување на односите или замена пред проблемите да ескалираат.

Категории на должна грижа

Неколку категории должна грижа обично се применуваат во набавките. Финансиската должна грижа ја оценува финансиската состојба на добавувачот, вклучувајќи профитабилност, ликвидност, задолженост, парични текови и трендови во последните години. Финансиската должна грижа им помага на набавувачите да разберат дали добавувачите имаат ресурси да ги извршуваат договорите на доверлив начин и дали претставуваат ризик од стечај за време на траењето на договорот. Финансиската слабост е една од најчестите причини за неуспеси во извршувањето на обврски од страна на добавувачите.

Должната грижа за усогласеност ги оценува придржувањето на добавувачот кон применливите правни и регулаторни барања. Ова вклучува усогласеност со даноци, трудово законодавство, еколошки регулативи, секторски регулаторни барања и етички стандарди. Должната грижа за усогласеност често ги разгледува системите за управување на добавувачот, сертификатите, историјата на ревизии и евентуалните претходни извршни мерки. Неуспесите во усогласеноста од страна на добавувачите можат да создадат одговорност за набавувачите, што ја прави темелната должна грижа за усогласеност сè поважна.

Должната грижа за бенефицијално сопствеништво ги идентификува конечните лица кои го поседуваат и контролираат добавувачот. Модерното право во набавките сè повеќе бара транспарентност за бенефицијалното сопствеништво со цел да се спречат фиктивни компании, избегнување санкции и конфликти на интереси. Должната грижа за бенефицијалното сопствеништво стана особено важна откако директивите на ЕУ за спречување перење пари (EU) ги проширија обврските и откако спроведувањето на санкциите се интензивирало по руската инвазија на Украина.

Проверка на санкции ја проверува дали добавувачот или неговите бенефицијални сопственици се наведени на релевантни листи на санкции. Режимите на санкции управувани од ЕУ (EU), САД (US), Обединетото Кралство (UK) и други јурисдикции ги наведуваат лицата и ентитетите предмет на финансиски ограничувања или трговски забрани. Ангажирањето со санкционирани страни може да создаде сериозна правна одговорност, што ја прави проверката на санкции основен критериум на должната грижа за секоја набавка над скромни вредности.

Како се спроведува должната грижа

Методологијата на должната грижа обично следи структуриран пристап. Собирањето информации вклучува релевантна документација, вклучувајќи информации дадени од добавувачот, јавни записи, информации од комерцијални бази на податоци и директна верификација преку проверки на референци и посети на локации каде што е соодветно. Информациите се анализираат според дефинирани критериуми за да се идентификуваат позитивни индикатори, загрижености и апсолутни фактори за дисквалификација.

Приоритизацијата базирана на ризик ја фокусира напорноста за должна грижа пропорционално со профилот на ризик на секој ангажман. Договорите со висока вредност, договорите во високоризични јурисдикции, договорите кои вклучуваат чувствителни активности и договорите со продолжена трајност заслужуваат поинтензивна должна грижа отколку рутинските набавки со ниска вредност. Многу организации користат слоевити рамки за должна грижа кои ја калибрираат длабочината на истрагата според дефинирани категории на ризик.

Тековната должна грижа продолжува низ целиот однос со добавувачот, а не се ограничува само на почетниот ангажман. Околностите на добавувачите се менуваат со текот на времето, при што финансиското здравје, сопствеништвото, регулаторниот статус и други релевантни фактори еволуираат. Периодично освежување на должната грижа обезбедува дека разбирањето на набавувачот останува актуелно и дека ризиците се идентификуваат додека се појавуваат, а не само на почетокот на односот.

Специјализирани алатки ја поддржуваат должната грижа во голем обем. Комерцијалните даватели на информации нудат структуриран податок за финансии на компаниите, сопствеништво и индикатори на ризик. Алатките за проверка на санкции автоматизираат споредување со повеќе листи на санкции. Пребарувањата за негативни вести ги идентификуваат негативните информации за добавувачите од извори на вести и други јавни информации. Платформите за разузнавање во набавките сè повеќе ги интегрираат овие можности, поддржувајќи ефикасна должна грижа низ многу добавувачи.

Стратешки сугестии за добавувачите

Добавувачите имаат придобивки ако разберат што набавувачите ќе испитуваат за време на должната грижа и проактивно одржуваат силен профил согласно типичните критериуми за должна грижа. Ажурирани финансиски извештаи, тековна регулаторна усогласеност, транспарентна структура на сопствеништво и јасни етички ангажмани сите помагаат за успешни исходи при должната грижа. Добавувачите кои активно го управуваат својот профил за должна грижа обично се соочуваат со помалку пречки при освојување договори отколку оние кои ја третираат должната грижа само како проблем на набавувачот.

Добавувачите исто така треба да препознаат дека должната грижа е процес од двете страни. Како што набавувачите ги испитуваат добавувачите, така и добавувачите имаат придобивка од испитување на набавувачите пред да се обврзат со договори. Финансиското здравје на набавувачот влијае на сигурноста на плаќањата. Положбата на набавувачот во однос на усогласеноста влијае на ризик-профилот на договорот. Организационата стабилност на набавувачот влијае на континуитетот на односот. Обратната должна грижа им помага на добавувачите да донесат информирани одлуки за склучување договори и да избегнат односи кои на почетокот изгледаат ветувачки, но носат скриени ризици.

Поврзани термини

Усогласеност во набавки: пошироката рамка која ја поддржува должната грижа.
Проверка на санкции: клучен елемент на должната грижа за усогласеност.
Бенефицијално сопствеништво: клучна област на фокус за должната грижа.
Антикорупција: област на усогласеност која бара должна грижа.
Конфликт на интереси: област на ризик што се адресира преку должната грижа.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.