Należyta staranność

Należyta staranność w zamówieniach to ustrukturyzowany proces badania cech dostawców, ich zdolności, kondycji finansowej, postawy etycznej oraz profilu ryzyka przed zawarciem umów. Należyta staranność pomaga nabywcom zrozumieć dostawców, z którymi zamierzają nawiązać współpracę, zmniejszając ryzyko zawarcia umowy z dostawcami, których faktyczne cechy różnią się od początkowego obrazu. Należyta staranność zyskuje na znaczeniu wraz ze wzrostem oczekiwań regulacyjnych, nasilaniem ryzyk w łańcuchach dostaw oraz rozszerzaniem odpowiedzialności nabywców za zachowania dostawców.

Należyta staranność w zamówieniach to ustrukturyzowany proces badania cech dostawców, ich zdolności, kondycji finansowej, postawy etycznej oraz profilu ryzyka przed zawarciem umów. Należyta staranność pomaga nabywcom zrozumieć dostawców, z którymi zamierzają nawiązać współpracę, zmniejszając ryzyko zawarcia umowy z dostawcami, których faktyczne cechy różnią się od początkowego obrazu. Należyta staranność zyskuje na znaczeniu wraz ze wzrostem oczekiwań regulacyjnych, nasilaniem ryzyk w łańcuchach dostaw oraz rozszerzaniem odpowiedzialności nabywców za zachowania dostawców.

Dlaczego należyta staranność ma znaczenie

Kilka czynników sprawia, że należyta staranność ma coraz większe znaczenie w zamówieniach. Oczekiwania regulacyjne znacznie się rozszerzyły, a ustawy antykorupcyjne, reżimy sankcyjne, przepisy dotyczące nowoczesnego niewolnictwa, zasady przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz inne ramy prawne nakładają na nabywców obowiązki związane z ekosystemem dostawców. Nabywcy mogą ponieść sankcje za angażowanie dostawców, którzy naruszają te przepisy, a brak uzasadnionej należytej staranności ze strony nabywcy bywa traktowany jako samoistne naruszenie regulacyjne.

Ryzyka w łańcuchu dostaw stały się bardziej widoczne wraz z nasileniem zakłóceń w globalnych łańcuchach dostaw. Ryzyka związane z cyberbezpieczeństwem, niestabilnością finansową, ekspozycją geopolityczną i zależnościami operacyjnymi zagrażają ciągłości świadczeń dostawców w sposób, który może szkodzić działaniu nabywcy. Należyta staranność pomaga nabywcom identyfikować te ryzyka zanim się zmaterializują, umożliwiając podejmowanie decyzji zakupowych świadomych ryzyka i działania zapobiegawcze.

Kwestie reputacyjne również wpływają na konieczność stosowania należytej staranności. Nabywcy narażają się na szkody reputacyjne, gdy ich dostawcy dopuszczają się niewłaściwych działań, wykorzystują pracowników, szkodzą środowisku lub naruszają prawa człowieka. Publiczna uwaga na etykę łańcucha dostaw znacząco wzrosła w ostatnich latach, a presja konsumentów i interesariuszy zwiększa wymagania nakładane przez regulacje. Należyta staranność dostarcza uzasadnionych dowodów, że nabywca podjął rozsądne kroki w celu zidentyfikowania i zaradzenia tym ryzykom.

Czynniki strategiczne również mają znaczenie. Dostawcy, którzy wydają się silni w swoich początkowych prezentacjach, mogą mieć ukryte słabości wpływające na długoterminową wydajność. Kruchość finansowa, słabe zarządzanie, zależności od kluczowych osób i inne ukryte słabości mogą nie być widoczne bez ustrukturyzowanego badania. Należyta staranność pomaga nabywcom zidentyfikować te problemy i podejmować świadome decyzje kontraktowe, co czasem prowadzi do dostosowania relacji lub zastąpienia dostawcy zanim problemy eskalują.

Kategorie należytej staranności

W zamówieniach powszechnie stosuje się kilka kategorii należytej staranności. Należyta staranność finansowa ocenia kondycję finansową dostawcy, w tym rentowność, płynność, dźwignię finansową, wzorce przepływów pieniężnych oraz tendencje z ostatnich lat. Należyta staranność finansowa pomaga nabywcom ocenić, czy dostawcy mają zasoby niezbędne do rzetelnego wykonania umów i czy nie stanowią ryzyka upadłości w okresie obowiązywania umowy. Słabość finansowa jest jedną z najczęstszych przyczyn niewykonania zobowiązań przez dostawców.

Należyta staranność w zakresie zgodności ocenia przestrzeganie przez dostawcę obowiązujących wymogów prawnych i regulacyjnych. Obejmuje to zgodność podatkową, prawo pracy, przepisy ochrony środowiska, wymagania regulacyjne specyficzne dla sektora oraz standardy etyczne. Należyta staranność w zakresie zgodności często analizuje systemy zarządzania dostawcy, certyfikaty, historię audytów oraz wszelkie wcześniejsze działania egzekucyjne. Naruszenia zgodności przez dostawców mogą tworzyć odpowiedzialność dla nabywców, co sprawia, że gruntowna analiza zgodności jest coraz bardziej niezbędna.

Należyta staranność dotycząca właściciela rzeczywistego identyfikuje ostateczne osoby, które posiadają i kontrolują dostawcę. Współczesne prawo zamówień coraz częściej wymaga przejrzystości dotyczącej właścicieli rzeczywistych, aby zapobiegać firmom‑słupom, obchodzeniu sankcji oraz konfliktom interesów. Należyta staranność w zakresie właściciela rzeczywistego stała się szczególnie istotna od czasu rozszerzenia obowiązków przez dyrektywy UE dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz nasilonego egzekwowania sankcji po inwazji Rosji na Ukrainę.

Weryfikacja sankcyjna sprawdza, czy dostawca lub jego właściciele rzeczywiści figurują na odpowiednich listach sankcyjnych. Reżimy sankcyjne prowadzone przez UE, Stany Zjednoczone, Wielką Brytanię i inne jurysdykcje wymieniają osoby i podmioty podlegające ograniczeniom finansowym lub zakazom handlowym. Nawiązywanie współpracy z podmiotami objętymi sankcjami może powodować poważną odpowiedzialność prawną, dlatego weryfikacja sankcyjna jest podstawowym wymogiem należytej staranności dla wszelkich zamówień przekraczających niewielkie wartości.

Jak przeprowadza się należyta staranność

Metodologia należytej staranności zwykle opiera się na ustrukturyzowanym podejściu. Gromadzenie informacji obejmuje zebranie odpowiedniej dokumentacji, w tym informacji dostarczonych przez dostawcę, rejestrów publicznych, danych z komercyjnych baz danych oraz bezpośrednią weryfikację poprzez referencje i wizyty na miejscu, jeśli jest to uzasadnione. Zebrane informacje są analizowane względem określonych kryteriów w celu zidentyfikowania pozytywnych wskaźników, obaw oraz czynników dyskwalifikujących.

Priorytetyzacja oparta na ryzyku koncentruje wysiłki należytej staranności proporcjonalnie do profilu ryzyka każdej współpracy. Umowy o dużej wartości, umowy w jurysdykcjach wysokiego ryzyka, umowy obejmujące wrażliwe działania oraz umowy o długim czasie trwania wymagają bardziej intensywnej należytej staranności niż rutynowe zakupy o niskiej wartości. Wiele organizacji stosuje wielopoziomowe ramy należytej staranności, które kalibrują głębokość badania do zdefiniowanych kategorii ryzyka.

Należyta staranność trwająca cały czas obowiązywania relacji dostawcy, a nie ograniczona jedynie do fazy początkowej, jest coraz częściej praktykowana. Okoliczności dostawców zmieniają się z czasem — kondycja finansowa, struktura własności, status regulacyjny i inne istotne czynniki ewoluują. Okresowe odświeżanie należytej staranności zapewnia, że rozumienie nabywcy pozostaje aktualne, a ryzyka są identyfikowane w miarę ich pojawiania się, a nie wyłącznie na początku relacji.

Specjalistyczne narzędzia wspierają należyta staranność na dużą skalę. Komercyjni dostawcy informacji oferują ustrukturyzowane dane dotyczące finansów firm, struktury własności oraz wskaźników ryzyka. Narzędzia do weryfikacji sankcyjnej automatyzują sprawdzanie wobec wielu list sankcyjnych. Wyszukiwania niekorzystnych informacji w mediach identyfikują negatywne doniesienia o dostawcach z mediów i innych źródeł publicznych. Platformy inteligencji zakupowej coraz częściej integrują te funkcjonalności, wspierając efektywną należyta staranność wobec wielu dostawców.

Czynniki strategiczne dla dostawców

Dostawcy zyskują, rozumiejąc, co nabywcy będą badać podczas należytej staranności, oraz proaktywnie utrzymując mocny profil względem typowych kryteriów należytej staranności. Aktualne sprawozdania finansowe, bieżąca zgodność regulacyjna, przejrzyste struktury własności oraz jasne zobowiązania etyczne wspierają pozytywne wyniki należytej staranności. Dostawcy, którzy aktywnie zarządzają swoim profilem należytej staranności, zwykle napotykają mniej przeszkód w pozyskiwaniu kontraktów niż ci, którzy traktują należyta staranność wyłącznie jako problem nabywcy.

Dostawcy powinni także uznać, że należyta staranność jest procesem dwustronnym. Tak jak nabywcy badają dostawców, tak dostawcy zyskują, badając nabywców przed zawarciem umów. Kondycja finansowa nabywcy wpływa na terminowość płatności. Postawa nabywcy względem zgodności wpływa na profil ryzyka kontraktu. Stabilność organizacyjna nabywcy wpływa na ciągłość relacji. Odwrotna należyta staranność pomaga dostawcom podejmować świadome decyzje kontraktowe i unikać relacji, które początkowo wydają się obiecujące, lecz skrywają ukryte ryzyka.

Powiązane pojęcia

• Zgodność w zamówieniach: szersze ramy, które wspiera należyta staranność.
• Weryfikacja sankcyjna: kluczowy element należytej staranności w zakresie zgodności.
• Właściciel rzeczywisty: kluczowy obszar zainteresowania dla należytej staranności.
• Przeciwdziałanie korupcji: obszar zgodności wymagający należytej staranności.
• Konflikt interesów: obszar ryzyka adresowany przez należyta staranność.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.