Kriteret e dhënies së kontratës

Kriteret e dhënies së kontratës janë rregullat e publikuara që një autoritet kontraktues i përdor për të vlerësuar tenderët dhe për të zgjedhur furnizuesin fitues. Kriteret e dhënies së kontratës janë ekuivalenti në prokurim i një përshkrimi pune për një kontratë: i tregojnë furnizuesve se çfarë kërkon blerësi dhe si do të vlerësojë blerësi kandidatët. Sipas ligjit të prokurimit të Bashkimit Evropian (EU) dhe shumicës së kuadrove moderne, kriteret e dhënies së kontratës duhet të publikohen në dokumentet e tenderit dhe të zbatohen në mënyrë të njëtrajtshme për të gjithë tenderët e pranuar.

Si strukturohen kriteret e dhënies së kontratës

Kriteret e dhënies së kontratës zakonisht kombinon kriteret e cilësisë, kriteret e çmimit dhe, herë pas here, kritere shtesë vlerash si qëndrueshmëria ose ndikimi social. Secili kriter ka një peshë të përcaktuar, duke siguruar që vlerësimi përfundimtar të reflektojë me transparentë prioritetet e blerësit. Shumat e peshave zakonisht arrijnë në njëqind, me çdo kriter që kontribuon një përqindje të përcaktuar në rezultatin përfundimtar.

Kriteret e cilësisë mund të përfshijnë metodologjinë teknike, kualifikimet e ekipit, qasjen ndaj menaxhimit të projektit, menaxhimin e rrezikut, inovacionin dhe çdo aspekt tjetër që vlerëson blerësi. Secili kriter i cilësisë zakonisht ka nën-kriteret dhe një rubrikë vlerësimi të përcaktuar, që i lejon vlerësuesit të japin nota në mënyrë të qëndrueshme ndërmjet tenderëve të ndryshëm. Niveli i detajimit të kritereve të cilësisë varet nga kompleksiteti i kontratës. Kontrata kryesore ndërtimi ose IT mund të kenë dhjetëra nën-kritere, ndërsa kontratat më të thjeshta shërbimesh mund të kenë vetëm disa.

Kriteret e çmimit zakonisht konvertojnë çmimet e ofertave në një pikë të çmimit duke përdorur një formulë të publikuar. Formula duhet të jetë objektive dhe riprodhueshme. Vlerësimet subjektive të çmimit, siç është vendimi se një çmim duket i lartë pa një referencë objektive, nuk janë të lejuara sipas ligjeve moderne të prokurimit. Blerësit duhet të publikojnë metodologjinë e vlerësimit të çmimit paraprakisht në mënyrë që furnizuesit të kuptojnë se si çmimet e tyre do të përkthehen në pikë.

Kërkesa për transparencë

Kriteret e dhënies së kontratës duhet të publikohen me detaje të mjaftueshme që furnizuesit të mund të kuptojnë saktësisht se si do të vlerësohen ofertat e tyre. Kriteret e paqarta, të tilla si cilësi e mirë ose qasje inovative, nuk janë adekuate. Ligjet moderne të prokurimit kërkojnë që kriteret të jenë specifike, të matshme dhe të zbatueshme në mënyrë të njëtrajtshme për të gjitha ofertat. Blerësit që përdorin kritere të paqarta rrezikojnë që vlerësimet e tyre të anullohen nga organet e rishikimit për arsye mungese transparence.

Metodologjia e detajuar e vlerësimit duhet gjithashtu të publikohet ose t'u vihet në dispozicion ofertuesve. Disa juridiksione publikojnë rubrikat e plota të vlerësimit në dokumentet e tenderit. Të tjerat publikojnë kriteret përmbledhëse në njoftimin e kontratës dhe sigurojnë rubrika të detajuara në dokumentet e tenderit. Niveli i saktë i zbulimit ndryshon, por tendenca është drejt më shumë transparence, me kritere dhe rubrika të detajuara vlerësimi që bëhen norma e zakonshme dhe jo përjashtim.

Si duhet të përgjigjen furnizuesit ndaj kritereve të dhënies

Hapi i parë në përgjigje ndaj kritereve të dhënies është t'i lexosh me kujdes dhe t'i hartosh ato me strukturën e ofertës së propozuar. Çdo kriter i dhënies duhet të korrespondojë me një seksion të identifikueshëm qartë të përgjigjes së ofertës, duke i lejuar vlerësuesit të gjejnë lehtësisht përmbajtjen e mësipërme. Përgjigjet e tenderit që fshehin përgjigjet ndaj kritereve thellë në seksione të pabazuara shpesh marrin nota më të ulëta sepse vlerësuesit mund të mos njoftojnë për përmbajtjen që nuk e gjejnë lehtë.

Hapi i dytë është të kalibrohet përpjekja e ofertës sipas peshave të publikuara. Një kriter i peshës 30 për qind meriton më shumë vëmendje se një kriter i peshës 5 për qind. Furnizuesit që shkruajnë oferta të balancuara pa marrë parasysh peshat shpesh humbin ndaj konkurrentëve që përqendrojnë përpjekjen te kriteret me peshë më të lartë. Alokimi strategjik i burimeve është një nga vendimet me leverazh më të lartë në përgatitjen e ofertës.

Hapi i tretë është të sigurohet dëshmi konkrete për çdo pretendim. Deklaratat e përgjithshme rreth përkushtimit, ekspertizës ose cilësisë rrallë marrin nota të mira në vlerësimet moderne. Projekte të emëruara specifike, datat, vlerat e kontratave, anëtarët e ekipit, kualifikimet dhe rezultatet kanë shumë më shumë peshë. Ofertuesit e sofistikuar mbajnë biblioteka materialesh dëshmuese që mund të përshtaten për kritere të veçanta të dhënies ndërsa ato shfaqen në tenderë të ndryshëm.

Gabimet e zakonshme në përgjigjet ndaj kritereve të dhënies

Mosleximi i rubrikës së publikuar të vlerësimit dhe moskuptimi i asaj që vlerësuesit në të vërtetë kërkojnë.
Përdorimi i gjuhës marketingu në vend të përgjigjeve të bazuara në prova për kriteret e cilësisë.
Mosadresimi i çdo kriteri në mënyrë eksplicite, me pritjen që vlerësuesit do të nxjerrin përmbajtjen e rëndësishme nga pjesë të tjera.
Trajtimi i kritereve me peshë të barabartë sikur të kishin peshë të ndryshme bazuar në preferencat e furnizuesit.
Paraqitja e çmimeve që nuk janë kalibruar me kujdes sipas formulës së vlerësimit të blerësit.

Kriteret e dhënies në procedurat e prokurimit

Kriteret e dhënies funksionojnë në mënyrë të ngjashme në shumicën e procedurave të prokurimit. Procedurat e hapura, procedurat e kufizuara, dialogu konkurrues dhe procedurat e negociuara të gjitha përdorin kritere të publikuara të dhënies për të vlerësuar ofertat përfundimtare. Diferencat midis procedurave lidhen më shumë me strukturën e prokurimit dhe angazhimin e furnizuesve sesa me përmbajtjen e vlerësimit të dhënies. Mini-kompeticionet nën marrëveshjet kornizë dhe Sistemet Dinamike të Blerjeve gjithashtu përdorin kritere të publikuara të dhënies, megjithëse ato zakonisht janë më të thjeshta se ato të procedurave të plota të prokurimit.

Termat e lidhura

MEAT: metodologjia dominuese e vlerësimit që përdor kriteret e publikuara të dhënies së kontratës (Most Economically Advantageous Tender, MEAT).
Kriteret e Përzgjedhjes: filtri i përshtatshmërisë që aplikohet para vlerësimit të dhënies.
Vlerësimi i Tenderëve: procesi më i gjerë që përfshin kriteret e dhënies.
Kriteret Cilësore: dimensionet e cilësisë së vlerësimit të dhënies.
Raporti Çmim-Cilësi: koncepti i balancimit që qëndron në themel të kritereve MEAT.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.