Sopimuksen myöntämisperusteet

Myöntämisperusteet ovat julkistetut säännöt, joita hankintayksikkö käyttää tarjousten arviointiin ja voittavan toimittajan valintaan. Myöntämisperusteet ovat hankintojen vastine sopimuksen työnkuvalle: ne kertovat toimittajille, mitä ostaja hakee ja miten ostaja arvioi ehdokkaita. Euroopan unionin (EU) hankintalainsäädännön ja useimpien nykyaikaisten kehysten mukaisesti myöntämisperusteet on julkaistava tarjousasiakirjoissa ja niitä on sovellettava johdonmukaisesti kaikkiin saapuviin tarjouksiin.

Myöntämisperusteiden rakenne

Myöntämisperusteet yhdistävät tyypillisesti laadulliset kriteerit, hintakriteerit ja joskus lisäarvokriteerit, kuten kestävyys tai sosiaalinen vaikutus. Jokaiselle kriteerille on määritelty painoarvo, mikä varmistaa, että kokonaispisteytys heijastaa ostajan prioriteetteja läpinäkyvästi. Painojen kokonaismäärä on yleensä sata, ja kukin kriteeri vaikuttaa määriteltynä prosenttiosuutena lopulliseen pistemäärään.

Laadullisiin kriteereihin voi kuulua tekninen menetelmä, tiimin pätevyydet, projektinhallintatapa, riskienhallinta, innovaatiot ja muut ostajalle tärkeät seikat. Jokaisella laadullisella kriteerillä on tyypillisesti omat alajaksonsa ja pisteytysasteikkonsa, mikä mahdollistaa arvioijien johdonmukaisen pisteytyksen eri tarjousten välillä. Laadullisten kriteerien erittelyn yksityiskohtaisuus riippuu sopimuksen monimutkaisuudesta. Suurissa rakennus- tai IT-sopimuksissa voi olla kymmeniä alakriteerejä, kun yksinkertaisemmissa palvelusopimuksissa voi olla vain muutama.

Hintakriteerit muunnetaan yleensä tarjousten hinnat hintapisteiksi julkistetun kaavan avulla. Kaavan on oltava objektiivinen ja toistettavissa. Subjektiiviset hintaarviot, kuten se, että hinta tuntuu liian korkealta ilman objektiivista vertailukohtaa, eivät ole sallittuja nykyaikaisen hankintalainsäädännön mukaan. Ostajien on julkaistava hintapisteytyksen menetelmä etukäteen, jotta toimittajat voivat ymmärtää, miten heidän hintansa muuttuvat pisteiksi.

Läpinäkyvyysvaatimus

Myöntämisperusteet on julkaistava riittävän yksityiskohtaisesti, jotta toimittajat voivat ymmärtää tarkasti, miten heidän tarjouksensa arvioidaan. Epämääräiset kriteerit, kuten "hyvä laatu" tai "innovatiivinen lähestymistapa", eivät ole riittäviä. Nykyaikainen hankintalainsäädäntö edellyttää, että kriteerit ovat täsmällisiä, mitattavissa olevia ja sovellettavissa johdonmukaisesti kaikkiin tarjouksiin. Ostajat, jotka käyttävät epämääräisiä kriteerejä, riskeeraavat arviointien kumoamisen valvontaelinten toimesta läpinäkyvyyteen vedoten.

Yksityiskohtainen pisteytysmenetelmä on myös julkaistava tai saatettava tarjouksen tekijöiden saataville. Joissakin lainkäyttöalueissa julkaistaan täydelliset arviointirubriikit tarjousasiakirjoissa. Toisissa julkaistaan tiivistetyt kriteerit hankintailmoituksessa ja yksityiskohtaiset rubriikit tarjousasiakirjoissa. Julkaisun tarkka taso vaihtelee, mutta kehityssuunta on kohti suurempaa läpinäkyvyyttä, ja yksityiskohtaiset kriteerit ja pisteytysrubriikit ovat ennemminkin normi kuin poikkeus.

Kuinka toimittajien tulisi vastata myöntämisperusteisiin

Ensimmäinen vaihe myöntämisperusteisiin vastaamisessa on lukea ne huolellisesti ja sovittaa ne ehdotetun tarjouksen rakenteeseen. Jokaisen myöntämiskriteerin tulisi vastata selkeästi tunnistettavissa olevaa osaa tarjouksesta, jotta arvioija löytää asiaankuuluvan sisällön helposti. Tarjoukset, joissa vastaukset kriteereihin on kätketty syvälle ei-olennaisiin osioihin, saavat usein matalammat pisteet, koska arvioijat eivät välttämättä anna painoarvoa sisällölle, jota he eivät helposti löydä.

Toinen vaihe on mitoittaa tarjouspanostus julkaistujen painojen mukaan. 30 prosentin painoarvoa saanut kriteeri ansaitsee huomattavasti enemmän huomiota kuin 5 prosentin painoarvoa saanut kriteeri. Toimittajat, jotka laativat tasapainoisia tarjouksia riippumatta painotuksista, häviävät usein kilpailijoille, jotka keskittävät panostuksen suurimpipainoisimpiin kriteereihin. Strateginen resurssien kohdentaminen on yksi korkeimman vaikuttavuuden päätöksistä tarjousvalmistelussa.

Kolmas vaihe on toimittaa konkreettisia todisteita jokaista väitettä varten. Yleiset väitteet sitoutumisesta, asiantuntemuksesta tai laadusta saavat harvoin hyviä pisteitä nykyaikaisessa arvioinnissa. Nimetyillä hankkeilla, päivämäärillä, sopimusarvoilla, tiimin jäsenillä, pätevyyksillä ja tuloksilla on huomattavasti suurempi painoarvo. Kehittyneet tarjoajat ylläpitävät todisteaineistoarkistoja, joita voidaan mukauttaa eri tarjouspyynnöissä esiintyviin myöntämisperusteisiin.

Yleiset sudenkuopat myöntämisperusteisiin vastaamisessa

Julkistetun pisteytysrubriikin lukematta jättäminen ja sen vuoksi arvioijien toivomien seikkojen missaaminen.
Markkinointikielen käyttäminen laadullisten kriteerien vastausten sijaan, sen sijaan että esitetään todennettuja todisteita.
Kaikkien kriteerien eksplisiittisen käsittelyn laiminlyöminen ja oletus, että arvioijat päättelevät asiaankuuluvan sisällön muualta.
Tasapainoisesti painotettujen kriteerien käsitteleminen kuin niillä olisi toimittajan omien mieltymysten mukaiset erilaiset painot.
Hintojen toimittaminen ilman huolellista kalibrointia ostajan arviointikaavan mukaan.

Myöntämisperusteet eri hankintamenettelyissä

Myöntämisperusteet toimivat samanlaisesti useimmissa hankintamenettelyissä. Avoimissa menettelyissä, rajoitetuissa menettelyissä, kilpailullisessa vuoropuhelussa ja neuvotelluissa menettelyissä käytetään kaikkia julkaistuja myöntämisperusteita lopullisten tarjousten arviointiin. Menettelyjen erot liittyvät enemmän hankinnan rakenteeseen ja toimittajayhteistyöhön kuin myöntöarvioinnin sisältöön. Kehysjärjestelmien ja dynaamisten hankintajärjestelmien (Dynamic Purchasing Systems) alaiset minikilpailut käyttävät myös julkaistuja myöntämisperusteita, vaikka ne ovat tyypillisesti yksinkertaisempia kuin täydellisten hankintamenettelyjen perusteet.

Aiheeseen liittyvät termit

MEAT (taloudellisesti edullisin tarjous): hallitseva arviointimenetelmä, joka käyttää julkistettuja myöntämisperusteita.
Valintakriteerit: kelpoisuussuodatin, joka sovelletaan ennen myöntöarviointia.
Tarjousten arviointi: laajempi prosessi, joka sisältää myöntämisperusteet.
Laadulliset kriteerit: myöntöarvioinnin laatuulottuvuudet.
Hinta-laatusuhde: tasapainottava käsite, joka on MEAT-myöntämisperusteiden taustalla.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.