Criterii de atribuire

Criteriile de atribuire sunt regulile publicate pe care o autoritate contractantă le folosește pentru a evalua ofertele și a selecta furnizorul câștigător. Criteriile de atribuire sunt echivalentul în achiziții publice al unei fișe de post pentru un contract: ele indică ofertanților ce caută cumpărătorul și cum va judeca cumpărătorul candidații. În temeiul dreptului achizițiilor publice al Uniunii Europene și al majorității cadrelor moderne, criteriile de atribuire trebuie să fie publicate în documentele de licitație și aplicate în mod consecvent tuturor ofertelor primite.

Cum sunt structurate criteriile de atribuire

Criteriile de atribuire combină de obicei criterii de calitate, criterii de preț și uneori criterii suplimentare de valoare precum sustenabilitatea sau impactul social. Fiecărui criteriu îi este atribuită o pondere definită, asigurând că punctajul total reflectă în mod transparent prioritățile cumpărătorului. Sumele totalelor de ponderi însumează, de regulă, o sută, fiecare criteriu contribuind cu un procent definit la scorul final.

Criteriile de calitate pot include metodologia tehnică, calificările echipei, abordarea managementului proiectului, managementul riscului, inovația și orice alte aspecte pe care cumpărătorul le apreciază. Fiecărui criteriu de calitate îi pot corespunde subcriterii și o grilă de evaluare, permițând evaluatorilor să acorde punctaje consecvente între ofertele diferite. Gradul de detaliere al criteriilor de calitate depinde de complexitatea contractului. Contractele majore de construcții sau IT pot avea zeci de subcriterii, în timp ce contractele de servicii mai simple pot avea doar câteva.

Criteriile de preț convertesc, de regulă, prețurile ofertate în punctaje de preț folosind o formulă publicată. Formula trebuie să fie obiectivă și reproductibilă. Judecățile subiective privind prețul, cum ar fi a decide că un preț „pare” prea ridicat fără un reper obiectiv, nu sunt permise în temeiul dreptului modern al achizițiilor. Cumpărătorii trebuie să publice metodologia de calcul a punctajului de preț în avans, astfel încât ofertanții să poată înțelege cum se transformă prețurile lor în puncte.

Cerința de transparență

Criteriile de atribuire trebuie publicate cu suficientă detaliere astfel încât ofertanții să poată înțelege exact cum vor fi evaluate ofertele lor. Criterii vagi precum „calitate bună” sau „abordare inovatoare” nu sunt adecvate. Dreptul modern al achizițiilor impune ca criteriile să fie specifice, măsurabile și aplicabile în mod consecvent tuturor ofertelor. Cumpărătorii care utilizează criterii vagi riscă ca evaluările lor să fie anulate de organismele de revizuire pe motiv de lipsă de transparență.

Metodologia detaliată de punctaj trebuie de asemenea publicată sau pusă la dispoziția ofertanților. Unele jurisdicții publică grilele de evaluare complete în documentele de licitație. Altele publică criterii sumare în anunțul de contract și furnizează grile detaliate în documentele de licitație. Nivelul exact de divulgare variază, dar tendința este spre o transparență mai mare, grilele și criteriile detaliate devenind normă mai degrabă decât excepție.

Cum ar trebui ofertanții să răspundă la criteriile de atribuire

Primul pas în răspunsul la criteriile de atribuire este citirea atentă a acestora și corelarea lor cu structura propusă a ofertei. Fiecărui criteriu de atribuire ar trebui să îi corespundă o secțiune clar identificabilă în răspunsul la ofertă, permițând evaluatorului să găsească ușor conținutul relevant. Răspunsurile care ascund răspunsurile la criterii în secțiuni nelegate obțin adesea punctaje mai mici deoarece evaluatorii s-ar putea să nu ia în considerare conținutul pe care nu îl pot localiza cu ușurință.

Al doilea pas este calibrarea efortului în ofertă în funcție de ponderile publicate. Un criteriu cu ponderea 30% merită mult mai multă atenție decât unul cu ponderea 5%. Furnizorii care redactează oferte echilibrate, indiferent de pondere, pierd adesea în fața competitorilor care concentrează efortul pe criteriile cu cea mai mare pondere. Alocarea strategică a resurselor este una dintre deciziile cu cel mai mare efect în pregătirea ofertei.

Al treilea pas este furnizarea de dovezi concrete pentru fiecare afirmație. Afirmațiile generice privind angajamentul, expertiza sau calitatea obțin rareori scoruri bune în evaluare. Proiecte nominalizate specific, date, valori contractuale, membri ai echipei, calificări și rezultate au mult mai multă greutate. Ofertanții sofisticați mențin biblioteci de materiale probatorii care pot fi adaptate la criteriile de atribuire specifice pe care le regăsesc în diferite licitații.

Capcane frecvente la răspunsul la criteriile de atribuire

• Nerespectarea grilei de punctaj publicate și neînțelegerea a ceea ce caută evaluatorii.
• Utilizarea limbajului de marketing în locul răspunsurilor bazate pe dovezi la criteriile de calitate.
• Neacoperirea explicită a fiecărui criteriu, presupunând că evaluatorii vor deduce conținutul relevant din altă parte.
• Tratarea criteriilor cu ponderi egale ca și cum ar avea ponderi diferite, pe baza preferințelor furnizorului.
• Depunerea unor prețuri care nu au fost calibrate cu atenție la formula de evaluare a cumpărătorului.

Criteriile de atribuire în cadrul procedurilor de achiziție

Criteriile de atribuire funcționează similar în majoritatea procedurilor de achiziție. Procedurile deschise, procedurile restricționate, dialogul competitiv și procedurile negociate folosesc toate criterii de atribuire publicate pentru a evalua ofertele finale. Diferențele între proceduri țin mai mult de structura achiziției și de modul de implicare a furnizorilor decât de substanța evaluării pentru atribuire. Mini-competițiile în cadrul acordurilor-cadru și sistemele dinamice de achiziții utilizează de asemenea criterii de atribuire publicate, deși acestea sunt, de obicei, mai simple decât cele din procedurile complete de achiziție.

Termeni relaționați

• Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic (MEAT): metodologia dominantă de evaluare care utilizează criterii de atribuire publicate.
• Criterii de selecție: filtrul de eligibilitate aplicat înainte de evaluarea pentru atribuire.
• Evaluarea ofertelor: procesul mai amplu care încorporează criteriile de atribuire.
• Criterii calitative: dimensiunile de calitate ale punctajului de atribuire.
• Raport calitate-preț: conceptul de echilibrare care stă la baza criteriilor de atribuire MEAT.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.