Critères d'attribution

Les critères d'attribution sont les règles publiées qu'une autorité contractante utilise pour évaluer les offres et sélectionner le fournisseur retenu. Ils constituent l'équivalent, en passation de marchés, d'une fiche de poste pour un contrat : ils indiquent aux soumissionnaires ce que l'acheteur recherche et comment il évaluera les candidats. En vertu du droit de la passation des marchés publics de l'Union européenne et de la plupart des cadres modernes, les critères d'attribution doivent être publiés dans les documents de la consultation et appliqués de manière cohérente à toutes les offres reçues.

Les critères d'attribution sont les règles publiées qu'une autorité contractante utilise pour évaluer les offres et sélectionner le fournisseur retenu. Les critères d'attribution sont l'équivalent, dans la passation des marchés, d'une fiche de poste pour un contrat : ils indiquent aux soumissionnaires ce que l'acheteur recherche et comment il évaluera les candidats. En vertu du droit de la passation des marchés publics de l'Union européenne et de la plupart des cadres modernes, les critères d'attribution doivent être publiés dans les documents de la consultation et appliqués de manière cohérente à toutes les offres reçues.

How award criteria are structured

Les critères d'attribution combinent généralement des critères de qualité, des critères de prix et parfois des critères de valeur additionnelle tels que la durabilité ou l'impact social. Chaque critère comporte une pondération définie, garantissant que le score global reflète de manière transparente les priorités de l'acheteur. Les pondérations totales sont en règle générale égalées à cent, chaque critère contribuant à hauteur d'un pourcentage défini au score final.

Les critères de qualité peuvent inclure la méthodologie technique, les qualifications de l'équipe, l'approche de gestion de projet, la gestion des risques, l'innovation et tout autre aspect que l'acheteur valorise. Chaque critère de qualité comporte typiquement des sous-critères et une grille de notation, permettant aux évaluateurs de noter de manière cohérente les différentes offres. Le degré de détail des critères de qualité dépend de la complexité du contrat. Les contrats majeurs de construction ou de technologies de l'information peuvent comporter des dizaines de sous-critères, tandis que des contrats de prestation de services plus simples peuvent n'en comporter que quelques-uns.

Les critères de prix convertissent généralement les prix d'offre en un score de prix au moyen d'une formule publiée. La formule doit être objective et reproductible. Les appréciations subjectives du prix, par exemple décider qu'un prix « semble » trop élevé sans référence objective, ne sont pas autorisées en droit moderne de la passation des marchés. Les acheteurs doivent publier la méthodologie de notation des prix à l'avance afin que les soumissionnaires puissent comprendre comment leurs prix se traduiront en points.

The transparency requirement

Les critères d'attribution doivent être publiés avec un niveau de détail suffisant pour que les soumissionnaires puissent comprendre exactement comment leurs offres seront évaluées. Des critères vagues tels que « bonne qualité » ou « approche innovante » ne sont pas adéquats. Le droit moderne de la passation des marchés exige que les critères soient spécifiques, mesurables et appliquables de manière cohérente à toutes les offres. Les acheteurs qui utilisent des critères vagues s'exposent au risque d'annulation de leur évaluation par des autorités de recours pour défaut de transparence.

La méthodologie de notation détaillée doit également être publiée ou mise à disposition des candidats. Certains territoires publient des grilles d'évaluation complètes dans les documents de la consultation. D'autres publient des critères résumés dans l'avis de marché et fournissent des grilles détaillées dans les documents de l'appel d'offres. Le niveau exact de divulgation varie, mais la tendance va vers une plus grande transparence, les critères détaillés et les grilles de notation devenant la norme plutôt que l'exception.

How suppliers should respond to award criteria

La première étape pour répondre aux critères d'attribution consiste à les lire attentivement et à les cartographier par rapport à la structure proposée de l'offre. Chaque critère d'attribution doit correspondre à une section clairement identifiable de la réponse à l'appel d'offres, permettant à l'évaluateur de trouver facilement le contenu pertinent. Les réponses qui enfouissent les éléments demandés profondément dans des sections non liées obtiennent souvent des scores plus faibles parce que les évaluateurs peuvent ne pas créditer un contenu qu'ils ne peuvent pas localiser aisément.

La deuxième étape consiste à calibrer les efforts de préparation de l'offre en fonction des pondérations publiées. Un critère pondéré à 30 pour cent mérite beaucoup plus d'attention qu'un critère pondéré à 5 pour cent. Les soumissionnaires qui rédigent des offres équilibrées indépendamment des pondérations perdent souvent face à des concurrents qui concentrent leurs efforts sur les critères les plus fortement pondérés. L'allocation stratégique des ressources est l'une des décisions à fort levier dans la préparation des offres.

La troisième étape consiste à fournir des preuves concrètes pour chaque affirmation. Les déclarations génériques sur l'engagement, l'expertise ou la qualité obtiennent rarement de bons résultats dans les évaluations modernes. Les projets nominatifs précis, les dates, les montants contractuels, les membres d'équipe, les qualifications et les résultats ont beaucoup plus de poids. Les soumissionnaires aguerris conservent des bibliothèques de documents probants qui peuvent être adaptées aux critères d'attribution spécifiques tels qu'ils apparaissent dans différents appels d'offres.

Common pitfalls in responding to award criteria

Award criteria across procurement procedures

Les critères d'attribution fonctionnent de manière similaire dans la plupart des procédures de passation. Les procédures ouvertes, les procédures restreintes, le dialogue compétitif et les procédures négociées utilisent toutes des critères d'attribution publiés pour évaluer les offres finales. Les différences entre les procédures concernent davantage la structure de la passation et l'engagement des soumissionnaires que la substance de l'évaluation d'attribution. Les mini-concours dans le cadre d'accords-cadres et les systèmes d'achat dynamiques (Dynamic Purchasing Systems) utilisent également des critères d'attribution publiés, bien qu'ils soient généralement plus simples que ceux des procédures de passation complètes.

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