Отворање на понудите

Отворањето на понудите е формална процесна фаза во која доставените понуди се откриваат и запишуваат од страна на договарачката власт по истекот на рокот за поднесување понуди. Во современата електронска набавка, отворањето на понудите е во голема мера автоматизирано, но принципот на дефиниран момент на отворање останува централна компонента за транспарентноста на набавките. До официјалното отворање, никој не смее да пристапи кон содржината на поднесените понуди.

Зошто отворањето на понудите е регулирана процесна постапка

Отворањето на понудите постои како посебна процесна фаза за да се обезбеди интегритетот на набавката. Овозможувањето пристап до понудите пред рокот би создало можност за манипулација, при што подоцнежните понудувачи потенцијално би стекнале информации за претходните поднесоци. Овозможувањето пристап по истекот на рокот, но пред официјалното отворање, би овозможило селективна обработка, при што некои понуди би биле одложени, изгубени или изменети. Дефинираниот момент на отворање ги елиминира и двата ризика.

Во традиционалните постапки со хартиени документи, отворањето на понудите беше физички настан. Запечатените пликони со понуди се собираа од назначено лице за набавки до рокот. На најавеното време за отворање, лицето ги отвораше пликоните во присуство на сведоци, запишуваше приемот на секоја понуда и бележеше датум и време на поднесување. Овој формализам е историска основа на современото електронско отворање на понудите.

Во електронската набавка, истите принципи важат, но се спроведуваат преку софтвер. Порталот за набавки ги шифрира поднесените понуди и спречува пристап до нив до истекот на рокот. По истекот на рокот, порталот автоматски ги бележи сите примени понуди со временски ознаки. Договарачката власт потоа може да пристапи до содржината преку контролирани процедури кои одржуваат трасологија на записи.

Јавно и приватно отворање на понудите

Во некои јурисдикции, отворањата на понудите се јавни настани. Понудувачите или нивните застапници можат да присуствуваат, да го набљудуваат приемот на понудите и понекогаш да слушнат основни информации како имињата на понудувачите и насловните цени. Јавните отворања се чести во градежништвото, инфраструктурата и други сектори каде транспарентноста е особено важна. Тие ја намалуваат подоцнежната дискусија дали понудите биле примени и навремени.

Во други јурисдикции, отворањата на понудите се приватни. Договарачката власт ги отвора понудите зад затворени врати, го запишува приемот и информации споделува само преку формални комуникации подоцна во постапката за набавка. Приватните отворања се чести кај договорите за услуги и ИТ набавки, каде содржината на понудите може да биде комерцијално чувствителна и е посакано ограничено откривање.

Многу држави-членки на ЕУ користат хибриден приод каде формалното отворање е приватно, но понудувачите кратко потоа добиваат писмен запис за примените понуди. Тенденцијата во модерните набавки е кон поголема транспарентност, со електронските платформи кои автоматски испраќаат потврди до сите понудувачи со потврда за прием и временска ознака на поднесување.

Што се запишува при отворање на понудите

Стандардната практика при отворање на понудите е да се запишат имињата на сите понудувачи кои поднеле понуди, датумот и времето на секое поднесување и потврда дека сите барани документи биле приложени. Во некои јурисдикции и постапки, цената поднесена од секој понудувач исто така се соопштува или се запишува. Во други, цените се чуваат доверливи до завршување на техничката евалуација за да се спречи ценовната информација да влијае врз техничкото оценување.

Записот од отворањето станува дел од формалниот предмет на набавката и се чува за ревизија, оспорување и преглед. Договарачките власти обично се обврзани да ги задржат записите за набавките неколку години по завршувањето на договорот. Дури и по тој период, записите може да се бараат за специфични ревизорски или правни постапки.

Чести проблеми при отворање на понудите

Касните поднесувања обично се отфрлаат автоматски од електронската платформа, што ја елиминира дискрецијата.
Неполни поднесоци може да се прифатат условно или да се отфрлат во зависност од правилата за набавка.
Поднесоци во погрешен формат или јазик може да бидат означени за процедурска одлука.
Технички проблеми со платформата може да го продолжат рокот доколку проблемот го предизвикал купувачот.
Спорови за идентитетот на понудувачот се ретки во електронските постапки, но може да се случат во хартиените процедури.

Поврзани термини

Понуда: документот што се отвора.
Оценување на понудите: следната фаза по отворањето.
Понудувач: добавувачот чија понуда се отвора.
Ускладување со прописи за набавки: поширокиот рамковен систем што ги регулира постапките за отворање.
Период на мирување: периодот на чекање по евалуацијата.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.