Усогласеност во набавки

Усогласеноста во набавки е рамка на правила, процедури и контроли што обезбедуваат набавните активности да се спроведуваат законски, етички и во согласност со применливите прописи. За јавните купувачи, усогласеноста опфаќа обврски според директивите за набавки на Европската Унија (EU), националните закони за јавни набавки, секторските регулативи и внатрешните организациски политики. За приватните купувачи, усогласеноста се однесува на корпоративните политики за набавки, етичките стандарди, проверка за санкции и договорните обврски кон клиенти или финансери.

Обем на усогласеноста во набавки

Усогласеноста во набавки има повеќе димензии. Првата е процедурната усогласеност, која обезбедува дека постапките за набавка ги следат правилата на избраната постапка. Ова вклучува објавување на потребните известувања, доследна примена на критериумите за избор, спроведување фер евалуација, почитување на периодите на застој и соодветно документирање на одлуките. Процедурната усогласеност во голема мера се однесува на правилно следење на пропишаната постапка.

Втората димензија е супстантивната усогласеност, која обезбедува дека самите одлуки за набавка се во согласност со применливото право. Ова вклучува пропорционални критериуми за избор, законити критериуми за доделување, соодветна употреба на постапките и договори кои ги почитуваат барањата на јавната политика. Супстантивната усогласеност се однесува на тоа дали набавката носи легитимни избори, а не само дали се следи процедурската „рецепта“.

Третата димензија е етичката усогласеност, која се занимава со конфликти на интереси, борба против корупцијата, правична постапка кон добавувачите и пошироки етички стандарди. Етичката усогласеност се преклопува со правната усогласеност, но се проширува и во области каде самото право може да не ги опфати сите етички аспекти. Многу организации усвојуваат етички кодекси за набавки кои ги надминуваат минималните законски барања.

Четвртата димензија е документарната усогласеност, која обезбедува дека записите за набавки се водат соодветно за потребите од ревизија, оспорување и преглед. Документарната усогласеност понекогаш се потценува, но е критична кога одлуките за набавка се оспоруваат или кога ревизорските институции прегледуваат минати набавки. Без добра документација, дури и супстантивно исправните одлуки може да биде невозможно да се бранат.

Како се спроведува усогласеноста во набавки

Усогласеноста во набавки се спроведува преку повеќе механизми кои делуваат паралелно. Националните прегледни тела ги разгледуваат жалбите по тендери и одлучуваат дали специфичните набавки ја почитувале правната рамка. Националните институции за ревизија систематски ги прегледуваат практиките за набавки и известуваат за образците на неусогласеност. Европската комисија (EC) ја следи имплементацијата на директивите на EU од страна на државите-членки и може да покрене постапки за кршење на правото против влади кои не ги почитуваат обврските.

Внатрешните функции за усогласеност во рамките на договорните органи обезбедуваат прва линија на спроведување. Офицерите за набавки, правните советници и тимовите за внатрешна ревизија ги прегледуваат поединечните одлуки за набавка пред да се финализираат, осигурувајќи се за усогласеноста со законските барања и со организациските политики. Силната внатрешна усогласеност ја намалува ризикот од надворешни оспорувања и наоди од ревизија.

Кривичното гонење претставува најсериозен механизам за спроведување во случаи на повреди поврзани со корупција, измама или друго кривично однесување. Антикорупциските агенции и обвинителствата во државите-членки на EU редовно истражуваат кривични дела поврзани со набавки, понекогаш што резултира со осудувања на јавни службеници, претставници на добавувачи или обете страни. Кривичните случаи се релативно ретки, но имаат значителен превентивен ефект.

Создавање програма за усогласеност во набавки

Ефикасните програми за усогласеност во набавки споделуваат неколку заеднички елементи. Јасните политики и процедури обезбедуваат рамка која ги преведува законските барања и организациските вредности во оперативни упатства. Обуката и свесноста осигуруваат дека вработените вклучени во набавките ги разбираат правилата и ги применуваат доследно. Процените на ризикот ги идентификуваат областите на набавки со најголема експозиција кон ризици од неусогласеност и насочуваат внимание соодветно.

Механизмите за мониторинг и преглед обезбедуваат тековен надзор, со внатрешни ревизии, менаџерски прегледи и надворешни ревизии кои проверуваат дека усогласеноста се одржува во пракса. Процедурите за известување и ескалација осигуруваат дека проблемите со усогласеноста се откриваат и решаваат навремено, наместо да се игнорираат додека не прераснат во сериозни проблеми. Процесите за континуирано подобрување користат лекции од проблемите со усогласеноста за да ја зајакнат програмата со текот на времето.

Вклученоста на високо раководство е клучна за ефикасноста на програмата за усогласеност. Кога усогласеноста во набавки е третирана како приоритет на високо раководство, програмата добива ресурси и внимание потребни за ефективно функционирање. Кога усогласеноста целосно се делегира на пониско ниво без поддршка од раководството, програмата има потешкотии да се справи со значајни ризици или да иницира потребни промени.

Цена и придобивки од усогласеноста

Усогласеноста во набавки носи реални трошоци. Вработените за усогласеност, програмите за обука, ревизорските активности и контролите на процесите троши ресурси кои инаку би можеле да се користат директно за активности поврзани со набавки. Во некои организации, трошоците за усогласеност претставуваат значителен процент од вкупните трошоци на функцијата за набавки. Придобивките од усогласеноста, сепак, вообичаено значително ги надминуваат тие трошоци.

Директните придобивки од усогласеноста вклучуваат избегнување на оспорувања на тендери, намалување на наодите од ревизија, спречување на кривична одговорност и одржување добри односи со регулаторните и надзорните тела. Индиректните придобивки вклучуваат подобрување на квалитетот на набавките преку дисциплинирани процеси, подобри односи со добавувачите поради правично постапување и посилен организациски углед. Инвестирањето во усогласеност вообичаено дава поврат преку подобри резултати и намалени ризици.

Поврзани термини

• Жалба по тендер: механизам за оспорување при повреди на усогласеноста.
• Аудит на набавки: формален преглед на усогласеноста во набавки.
• Конфликт на интереси: клучна тема за усогласеност.
• Антикорупција: основен елемент на усогласеноста во набавки.
• Период на застој: механизам за усогласеност при одлуки за доделување.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.