Termes de référence (ToR)

Les Termes de référence (ToR) sont un document de passation qui définit l'étendue, les objectifs, les livrables, le calendrier et autres conditions d'un contrat. Les ToR sont particulièrement courants dans les marchés de conseil, d'assistance-conseil et de services professionnels, lorsque l'acheteur doit communiquer des exigences complexes de manière claire. Des agences de développement international telles que la Banque mondiale, la Banque européenne d'investissement et des organismes des Nations unies utilisent les ToR comme format principal de spécification de la passation.

Purpose of a Terms of Reference document

Un document de ToR remplit trois fonctions principales. Premièrement, il communique aux fournisseurs potentiels exactement ce que l'acheteur souhaite voir livré. Deuxièmement, il constitue la base technique du contrat final. Troisièmement, il fournit le cadre permettant de mesurer la performance pendant l'exécution du contrat. Un ToR bien rédigé réduit l'ambiguïté, fixe des attentes claires et crée une compréhension commune entre l'acheteur et le fournisseur.

Les ToR sont le plus souvent utilisés pour les contrats de services, les missions de conseil, l'assistance technique, les études de recherche et le renforcement des capacités. Les contrats de fournitures et les marchés de travaux utilisent plus couramment des spécifications techniques plutôt que des ToR, bien que les frontières soient fluides et que de nombreux acheteurs combinent les deux formats selon le type de contrat.

Standard sections of a Terms of Reference

Un ToR complet comprend généralement les sections suivantes. La section contexte explique la situation contextuelle, la situation organisationnelle de l'acheteur et la justification du contrat. La section objectifs précise ce que le contrat vise à réaliser, généralement en termes de résultats plutôt que d'activités. La section périmètre des travaux décrit les activités que le fournisseur effectuera, la méthodologie attendue et toute approche spécifique requise.

La section livrables énumère les résultats spécifiques que le fournisseur doit produire, avec les attentes en matière de format, de contenu et de qualité. La section calendrier établit les échéances des livrables, y compris toute phasage du travail. La section exigences d'équipe décrit le personnel que le fournisseur doit fournir, y compris les rôles, les qualifications et l'engagement en temps. La section reporting et gestion explique comment le fournisseur rendra compte de l'avancement et comment l'acheteur gèrera le contrat.

Des sections additionnelles peuvent couvrir la gestion des risques, les normes éthiques, les exigences de protection des données, les arrangements relatifs à la propriété intellectuelle et le règlement des différends. Des ToR complets pour des contrats importants peuvent atteindre 50 pages ou plus, bien que de nombreux ToR pour des missions plus petites tiennent confortablement sur 10 à 15 pages.

Reading a ToR for bid preparation

Lors de la préparation d'une offre, les fournisseurs doivent lire le ToR plusieurs fois en adoptant des angles différents. La première lecture sert à comprendre la situation de l'acheteur et l'objectif du contrat. La seconde lecture sert à identifier les exigences et contraintes obligatoires. La troisième lecture sert à repérer les opportunités de différenciation, y compris toute flexibilité dans la méthodologie, la composition de l'équipe ou le format des livrables permettant au fournisseur de proposer une approche plus forte.

Accordez une attention particulière à la liste des livrables et aux exigences d'équipe. Ces deux sections déterminent l'essentiel de l'effort de l'offre. Les livrables déterminent la proposition technique, et les exigences d'équipe déterminent la proposition financière car le temps de l'équipe constitue généralement le principal poste de coût dans les contrats de services. Le décalage entre les livrables proposés et l'équipe proposée est l'une des raisons les plus courantes d'échec des offres.

Common ToR mistakes to avoid in supplier responses

Proposer des livrables qui dépassent ce que le ToR exige, ce qui gonfle le prix sans obtenir de points supplémentaires.
Sous-estimer le temps requis pour chaque livrable, ce qui entraîne des problèmes de livraison et porte atteinte à la réputation.
Ignorer les contraintes méthodologiques imposées par l'acheteur au profit d'une approche proposée plus élégante, ce qui peut aboutir à une disqualification technique.
Proposer du personnel junior pour des rôles seniors afin de réduire le prix, ce qui fait échouer la vérification des qualifications de l'équipe.
Ne pas traiter les exigences éthiques, de protection des données ou autres exigences de conformité dans la proposition, ce qui peut entraîner un non-respect et une mauvaise notation.

Related terms

SoW : Statement of Work, un terme alternatif utilisé dans des contextes similaires.
Tender Dossier : le dossier complet des documents dans un appel d'offres.
Tender Documents : synonyme de dossier d'appel d'offres.
Specifications : la section des exigences techniques, souvent partie du ToR.
Award Criteria : les règles d'évaluation référencées depuis le ToR.

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